En copropriété, beaucoup de choses se jouent en assemblée générale.
Un grand article récapitulatif s’imposait.
Nous le mettons régulièrement à jour au fil des nouveautés législatives et réglementaires.
Un rendez-vous essentiel avec votre copropriété !
Chaque année, les copropriétaires se rassemblent pour prendre prendre les décisions importantes concernant leur immeuble ou leur résidence. C’est l’assemblée générale de copropriété.
C’est un rendez-vous important à plus d’un titre. Malheureusement c’est un rendez-vous souvent boudé par les copropriétaires.
Vous avez peut être l’impression de ne pas tout comprendre ? Votre voix est trop souvent ignorée ? L’assemblée prend des décisions mais rien n’avance ? Vous avez l’impression de perdre votre temps ?
Il peut être frustrant de voir que l’on ne peut rallier une majorité à son point de vue. Effectivement, il peut être décourageant de voir années après années les mêmes problèmes qui sont encore et toujours inlassablement discutés.
Vous êtes découragé ou trop mécontent. A votre avis, votre présence changera rien. Vous préférez ne pas vous y rendre.
Nous allons essayer de vous faire changer d’avis, en vous expliquant les enjeux de cette réunion annuelle.
La copropriété est une micro-société, inconvénients et avantages compris ! Et tous ces gens qui ne sont pas forcément vos amis sont malgré tout propriétaires AVEC vous d’un même bien : votre immeuble. C’est votre patrimoine. Il faut l’entretenir pour qu’il conserve sa valeur. Et vous ne pouvez le faire qu’ensemble !
La copropriété est une démocratie miniature.
La présence de chaque copropriétaire est essentielle. C’est le lieu et le moment pour s’informer et participer à la vie de la copropriété.
CoproConseils est là pour vous expliquer, vous épauler, vous éclairer :
- à quoi sert une assemblée générale ?
- quelles sont les règles ?
- comment pouvez-vous faire entendre votre voix ?
Nous allons faire le tour complet de la question.
Vous pouvez cliquer sur chaque chapitre pour y aller directement.
Et chaque chapitre vous renverra vers un article plus détaillé si besoin.
Sommaire
NB : Les chapitres suivants sont réservés aux adhérents.
- Qui a le droit de convoquer ?
- La constitution de l’ordre du jour
- Les points abordés en AG et les résolutions
- Les délais de convocation
- Les documents joints à l’ordre du jour
- La mise en concurrence loi ALUR
- La chasse aux pouvoirs
- Qui a le droit de venir en AG ?
- Comment donner son pouvoir ?
- L’élection du bureau
- Le report de l’assemblée
- Le Quorum
- L’élection du syndic
- L’élection du Conseil Syndical
- Le Quitus et l’approbation des comptes
- Le vote du budget
- Comment voter en assemblée générale ?
- Le procès-verbal d’assemblée générale
- Le contenu du PV d’AG
- La validité du PV d’AG
- La diffusion du procès-verbal
- Les appels de fonds trimestriels
- la contestation
- Peut-on changer d’avis ?
Étape 1: préparer l’assemblée générale
Quel est le rôle de chacun ?
Le syndic acteur primordial
Le syndic est un acteur essentiel, car il connaît les lois et la gestion de copropriété est son quotidien. Il convoque, connaît le formalisme à respecter pour établir l’ordre du jour. C’est le syndic qui envoie les convocations. Il connaît les majorités qui s’appliquent et sait si une résolution est adoptée ou non. Enfin c’est lui qui établit le procès-verbal et le diffuse. Il est incontournable d’un bout à l’autre du processus. Certes l’assemblée générale est LE moment où les copropriétaires peuvent s’exprimer et doivent voter. Mais ils ont souvent l’impression de ne pas maîtriser grand chose. Le syndic semble mener la danse alors qu’en réalité les copropriétaires devraient avoir le rôle principal.
Ne pas négliger le rôle du conseil syndical
Au delà du rôle du syndic, le rôle du conseil syndical est essentiel pour transformer une assemblée générale en une réunion courte et efficace. Un conseil syndical qui anticipe, qui participe et qui s’implique change totalement la tenue d’une AG. Lisez notre article sur le conseil syndical efficace.
Et les copropriétaires ?
Il est de la responsabilité des copropriétaires de faciliter la tenue de l’assemblée générale. S’informer préalablement et faire remonter les informations au CS avant le jour de l’assemblée. Penser à donner son pouvoir si on ne peut pas être présent. Lire en détail les documents que le syndic envoie préalablement à la réunion. Éventuellement assister le conseil syndical dans la recherche de devis etc…
Les copropriétaires, même ceux qui ne sont pas au conseil syndical, peuvent également être élus président de séance, ou scrutateur, voire s’ils le souhaitent secrétaire de séance.
Le contrôle préalable des comptes
Avant l’assemblée générale doit avoir lieu le contrôle ou la vérification des comptes.
C’est fastidieux, rébarbatif, mais c’est le seul moment où l’on peut vraiment … demander des comptes au syndic !
Le syndic doit proposer le contrôle des comptes dans les trois mois qui suivent leur clôture.
Il arrive que le syndic ne propose à personne de venir contrôler les comptes si le conseil syndical ne le demande pas.
Le syndic a tendance à vouloir faire passer le contrôle des comptes pour un simple pointage des factures. Cela ne suffit pas. Pour correctement contrôler les comptes, les copropriétaires doivent à minima pointer les factures. Mais ce n’est qu’une toute petite partie du travail. Il doivent également vérifier leur bonne imputation, s’assurer que les contrats de la copropriété sont correctement négociés, factures, état des dépenses, comparatif budgétaire, grand livre, relevés de banques, rapprochements bancaires, etc
Le conseil syndical n’a pas forcément les compétences pour réaliser un audit complet de la gestion du syndic.
Pourtant c’est sa mission. Le législateur l’a prévu. Il lui a donné le droit de se faire aider par l’expert de son choix (article 27 du décret). Vous avez choisi CoproConseils et vous avez raison ! Un audit comptable et de gestion réalisé par CoproConseils permet de véritablement maitriser le budget et connaître sa copropriété.
Renégociation des contrats
Une copropriété a toutes sortes de contrats avec toutes sortes d’entreprises : eau, électricité, assurance, espaces verts, entretien, chaufferie, etc … Autant de contrats qui pour la plupart se renouvellent par tacite reconduction.
Les tarifs augmentent régulièrement mais personne n’y prend réellement garde. Quelques fois il y a même des contrats qui courent alors que plus personne n’utilise ces services. Avant l’assemblée générale c’est le moment de la renégocier les contrats. C’est le moment de comparer avec la concurrence. En Assemblée Générale c’est trop tard pour renégocier un contrat et mettre en concurrence. C’est donc une tâche du conseil syndical qui doit se faire largement avant l’assemblée générale.
Qui a le droit de convoquer l’assemblée générale ?
Si vous n’avez pu vous rendre en AG de votre copropriété, vous devez recevoir le PV en recommandé. Néanmoins sachez que celui-ci doit désormais être consultable sur l’extranet ne la copropriété.
Bonjour, la dernière tenue de l’assemblée générale de ma copropriété (importante en terme de lots , 11 étages) date de juillet 2021 avec vote du budget 2022 ! Nous sommes mi novembre, aucune nouvelle quant à la tenue de la prochaine. Le syndic a donc largement dépassé un an. Le budget rectificatif (compte tenu de la hausse du prix du gaz) n’a donc toujours pas été proposé alors que le chauffage a été mis. En tant que copropriétaire, quel est le recours et sous quelle forme pour pouvoir rappeler ses obligations légales et de tenir l’AG avant fin décembre 2022. Puis-je refuser de m’acquitter des charges. Merci. Cordialement Merci. Cordialement
Bonjour
Vous pouvez mettre en demeure de syndic de convoquer une assemblée générale sans tarder, mais cela ne vous donne en aucun cas le droit de ne pas payer vos charges.
Cordialement
Bonjour,
Je me suis aperçue que la cave de la loge du gardien qui a des millièmes avait été convoquée et avait voté lors de l’assemblée générale ! Par curiosité j’ai vérifié que la loge elle-même n’avait pas de millième dans l’état descriptif de la copropriété. À la prochaine assemblée générale je demanderai à ce que cet état descriptif soit refait par un géomètre. En attendant, je n’ai pas le texte de référence qui permettrait de dire que cela est impossible vu que la cave de la loge du gardien appartient au syndicat des copropriétaires. Pourriez-vous me dire comment le faire comprendre au syndic ? Où pourrais-je trouver cette information ?
En vous remerciant
Bonjour
Il est tout à fait courant que des parties communes aient des millièmes. C’est même assez pratique lorsque la copropriété souhaite revendre ces lots et ce qui est de plus en plus courant concernant les loges.
Par contre évidemment les parties communes ne doivent pas voter et les votes doivent être comptabilisés sur un nombre de millième correspondant au nombre total moins le nombre de millièmes des parties communes.
C’est une erreur du syndic.
Il ne faut pas que ça se reproduise, mais cela ne nécessite pas d’engager des frais de géomètre.
Par contre si un des résultats de vote est à quelques millièmes près et que le vote de la cave fait basculer une majorité, alors c’est plus grave.
Cordialement
Bonjour,
Que faire quant-un syndic s’en prend à un copropriétaire en notant son nom sur différentes résolutions sur le PV d’AG (des preuves écrites montrent que cela n’est que des mensonges ), car le syndic de notre copropriété prend des décisions avec quelques personnes (du CS ou non notamment en modifiant le réglement (pour le paiement) en faveur de ses personnes) et ce copropriétaire qui était au CS s’opposait à cela.
Merci pour votre réponse
Cordialement.
Bonjour
Lorsqu’un copropriétaire demande la mise à l’ordre du jour d’une résolution, il est normal que ce soit noté comme tel dans l’ordre du jour et éventuellement le procès verbal.
Il est possible de porter l’affaire devant la justice si cette mention porte un préjudice au copropriétaire. Il faut pouvoir démontrer le préjudice.
Cordialement
Bonjour,
dans notre copropriété, un couple marié sous le régime de la séparation de biens possède en commun un appartement (en indivision donc).
Ce couple refuse de désigner l’un d’entre eux comme mandataire commun et exige que les convocations, PV, appels de fonds soient adressés à chacun d’entre eux. Ce qui multiplie les frais par 2 bien entendu.
Nous savons qu’une démarche peut-être entreprise auprès du tribunal pour faire désigner par la justice le mandataire commun de ce couple.
Mais avant que ceci aboutisse, ce couple a-t-il raison d’exiger des courriers séparés, l’un pour monsieur, l’autre pour madame ?
Merci d’avance pour votre réponse.
Bonjour
Non, ils n’ont nullement le droit d’exiger. Le syndic lui peut exiger la désignation d’un mandataire commun. Il n’est pas nécessaire que ce soit une désignation par la justice. Cela peut être une désignation à l’amiable. S’ils ne sont pas capables de trouver à l’amiable une solution (ça peut être une tierce personne) le syndic peut demander la désignation d’un mandataire au tribunal … à leur charge. Ce qui est dommage.
Cordialement
Bonjour,
Lors de l’AG, nous avons voté des portes d’entrées, le syndic s’est permis de rajouter d’autres travaux hors convocation, pour le paiement il se permet de diviser par le nombres de copropriétaires (détail que nous avons reçu 6 mois après l’AG). Aujourd’hui certains copropriétaires tentent une conciliation. Après avoir reçu celle-ci, le syndic annule l’AG ainsi que les travaux. En a t-il le droit ?
Merci pour la réponse.
Cordialement.
Bonjour
Un syndic n’a pas le pouvoir d'”annuler” une AG. Seul un tribunal peut le faire. Ce qu’un syndic peut faire par contre, c’est reconvoquer une AG avec les points qui posent problème à l’ordre du jour, et l’AG décide de les annuler, ou de voter le contraire ce qui de fait annule la décision précédente.
Cordialement
Bonjour, Comment le compte- rendu d’AG doit être communiqué ? Doit-il être envoyé par courrier simple, en recommandé ou par mail ? Est-il obligatoire ou faut-il le demander ?
Pour la convocation AG nous avions maintenu l’envoi par courrier avec A/R, et on l’a reçu par courrier A/R + courrier électronique (non ouvert !), cela engendrera t-il qd même des frais supplémentaires avec cet effet “doublon” ?
Merci +++ pour toutes vos réponses pertinentes et très éclairantes !
Sophia
Bonjour
Le procès verbal d’assemblée générale doit obligatoirement être envoyé en recommandé aux copropriétaires qui sont opposants sur une ou plusieurs résolutions ou absents. La date de réception doit en effet pouvoir être attestée car elle détermine le délai de contestation.
Tous les autres copropriétaires doivent le recevoir et peuvent le recevoir en courrier simple.
Que vous ouvriez le courrier ou pas le recommandé est payé et donc facturé. Par contre effectivement cette double facturation n’est pas normale.
Cordialement
Bonjour,
Lors de l’AG la convocation évoquait des travaux biens spécifiques pour ~60 000€ et à l’AG la somme est de 130 000€ du fait de rajouts (acceptée par les personnes présentes). Cela est possible ? Avec une majorité précise ? Et concernant le paiement peut-il être différent du réglement ?
En vous remerciant.
Cordialement.
Bonjour
Les travaux se votent à la majorité de l’article 24, c’est à dire majorité des présents et représentés.
D’où la nécessité d’être présent en AG ou de se faire représenter !
Cordialement
Bonjour,
Un prestataire de service a été voté en assemblée générale en 2019. Depuis cette date, à ce jour, sa mission n’a pas débutée et il semblerait que ce dernier n’accomplisse pas la totalité de ses missions.
Ma question est la suivante: si la majorité du Conseil Syndical accepte de changer de prestataire en demandant d’autres devis d’un montant similaire ou inférieur à celui fourni par le prestataire en question, peut-on remédier à ce fait sans passer par l’attente d’une nouvelle AG?
Merci d’avance
Bonjour
Le syndic a le droit de changer de prestataire à condition que les tarifs soient inférieurs ou égaux au prestataire choisi en AG et que le cahier des charges soit au moins équivalent à celui du prestataire choisi par l’AG.
Le syndic peut demander son avis au CS et justifie ensuite son choix devant l’AG.
Cordialement
Lors de nos AG, nous élisons bien sûr un président et le syndic assure le secrétariat. A ce jour, nous n’avons jamais élu de scrutateur. Il arrive que le syndic en personne soit là, accompagné d’un de ses employés mais le plus souvent seul le gestionnaire de notre copropriété est présent et est donc secrétaire de séance. Il se retrouve de fait à décompter les votes et appliquer les tantièmes pour nous en faire connaître l’issue. Est-ce bien normal ?
Bonjour
C’est effectivement le plus souvent la façon dont ça se passe. Le syndic est secrétaire. Mais il est souvent le plus expérimenté pour faire le décompte des votes de manière efficace et rapide.
Mais cela n’enlève en rien la responsabilité du président de séance qui par sa signature au bas du PV en fin de séance valide les votes tels qu’ils ont été enregistrés par le syndic. La vigilance concernant ces comptes doit être l’affaire de tous.
Cordialement
Dans le contrat de mon syndic, dans la liste des prestations incluses dans le forfait, il est écrit pour l’AG : « Élaboration et envoi de la convocation avec l’ordre du jour… » et « Envoi et notification du procès verbal comportant les décisions prises en AG aux copropriétaires (opposant ou défaillant) »
Est il en droit de facturer les frais d’envoi pour ces deux prestations ?
Cordialement
Bonjour
L’élaboration et l’envoi de la convocation ainsi que l’envoi du procès verbal d’assemblée générale ordinaire est compris dans les honoraires forfaitaires du syndic. Il n’en va pas de même pour une assemblée générale extraordinaire.
Cordialement