Que doit contenir l’extranet de votre copropriété ?

Le décret définissant le contenu de l’extranet d’une copropriété est enfin paru.

La loi ALUR a rendu obligatoire l’extranet en copropriété.
Mais le décret d’application devait définir son contenu avec précision.
Ce décret est publié en mai 2019, 5 ans après la loi !
On sait désormais exactement ce que l’extranet de votre copropriété doit obligatoirement contenir a minima.

Mise à jour : En octobre 2019, l’ordonnance “copropriété” parue conformément à ce qui était prévu par la loi ELAN, précise que dans les copropriétés où la notification électronique a été validée, le fait qu’un document soit présent dans l’extranet vaut recommandé pour les copropriétaires qui ont donné leur accord pour la notification électronique.

Pour faire simple, si vous donnez l’autorisation au syndic de vous envoyer les courriers recommandés par voie électronique, alors vous ne pouvez pas dire que vous n’avez pas reçu ce qui est contenu dans l’intranet.

Enfin, le syndic a l’obligation de mettre à jour cet espace de stockage au moins une fois par an. Cela doit être fait a minima dans les trois mois qui précèdent l’AG.

L’extranet ne contient pas tous les documents relatifs à la copropriété.

La liste des documents obligatoires dans l’extranet des copropriétés est intéressante.
Néanmoins, la visite dans les bureaux du syndic restera indispensable pour réaliser la vérification des comptes.

En effet, ni les factures ni le grand livre ne sont obligatoires dans le contenu de l’extranet.
Cela ne permet donc pas d’effectuer un contrôle complet des comptes.

Tous les documents ne sont pas accessibles à tous les copropriétaires

Il doit être mis en place trois différents niveaux d’accès aux documents de la copropriété :

  • Les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires
  • ceux accessibles individuellement
  • enfin ceux accessibles aux membres du conseil syndical

Évidement aucun document n’est public. Il faut forcément un code individualisé d’accès à l’extranet pour les consulter.

Les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires :

Déjà dans cette catégorie, grâce à ce décret, le contenu de l’extranet s’étoffe.
En effet, depuis 2015, seuls les 2 premiers points étaient disponibles dans le meilleur des cas.

Le décret du 7 octobre 2020 a précisé les attendus concernant les 3 derniers PV d’AG. Il s’agit des procès-verbaux des trois dernières AG ayant été amenées à se déterminer sur les comptes de la copropriété. Autrement dit, pas les assemblées générales extraordinaires qui ne portent pas sur l’approbation des comptes.

Documents accessibles aux membres du conseil syndical

Le conseil syndical a eu rôle essentiel dans la copropriété. Il doit faire le lien entre copropriétaires et syndic. Il doit surtout contrôler la gestion de la copropriété réalisée par le syndic. Pour cela, le législateur a prévu qu’il devait pouvoir avoir accès à l’ensemble des documents de la copropriété. Extranet ou pas, le conseil syndical doit y avoir accès. Mais c’est évidemment bien plus simple avec un extranet. Le contenu de l’extranet est donc un outil essentiel pour le conseil syndical. Il doit lui permettre de réaliser son travail. C’est ici qu’il est bien dommage que le grand livre et les factures ne soient pas prévues dans l’extranet.

Ces trois premiers éléments vont permettre déjà d’y voir bien plus clair sur la question : qui est mon syndic ? Notamment dans le cadre d’un rachat de cabinet.

  • le relevé des charges et produits
  • les balances générales des comptes de la copro
  • les relevés périodiques des comptes ouverts au nom de la copropriété
  • les procédures en cours concernant la copropriété

Ces documents sont évidemment essentiel au travail de contrôle que doit réaliser le conseil syndical. Malheureusement, ils ne sont pas suffisants.

Il ne sera donc théoriquement plus nécessaire de se battre pour l’obtenir !
Cette liste doit contenir non seulement les noms des copropriétaires, mais également leur adresse. Le décret précise qu’elle peut contenir leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire donne son accord.

Documents accessibles individuellement par les copropriétaires

C’est certainement la catégorie qui contient le moins de changement.
Les syndics ayant été assez prompts à insérer dans l’extranet des éléments de comptabilité individuelle.

  • Le compte individuel après dernier arrêté des comptes
  • le montant des charges qui ont été réglées sur les deux derniers exercices
  • le montant de sa part du fonds travaux
  • les appels de fonds qui ont été adressés à ce copropriétaires sur les trois dernières années

Attention ce dernier point est spécifique, il n’est obligatoire qu’à partir de juillet 2020 et il n’est pas rétroactif. Les copropriétaires n’auront donc accès aux « trois dernières années » qu’à partir de 2023.

Est-ce suffisant ?

Du point de vue de CoproConseils nous ne pouvons que déplorer l’absence du grand livre et des devis et factures dans la liste des documents présents dans l’intranet.
Néanmoins, ce décret est tout de même une belle avancée vers plus de transparence.

Notons bien que le décret stipule que cette liste est une liste a minima.

A minima signifie que les documents listés par le décret sont obligatoires. Donc rien n’interdit que d’autres documents soient mis en ligne. Le conseil syndical, ou l’assemblée générale pourront-ils l’exiger ?

À partir de quand le contenu de l’extranet doit-il être conforme au décret du 23 mai ?

Le contenu de l’extranet de votre copropriété devra être conforme au décret à partir du 1er juillet 2020.
Les syndics ont donc largement le temps de se mettre en conformité. De plus, de nos jours la plupart des documents demandés sont déjà sous forme dématérialisée.

Que faire si le syndic n’est pas en règle ?

Si votre syndic refuse de mettre ces documents en ligne, ou certains d’entre-eux. Ou bien si sous un prétexte technique quelconque ne vous permet pas d’accéder à ces documents par l’intermédiaire de l’extranet. Que faire ?

Il ne faut pas préjuger de ces difficultés, néanmoins notons dès à présent que le législateur n’a pas prévu de sanction pour manquement aux obligations établies par ce décret.

La seule solution qui reste à la disposition des copropriétaires est comme toujours celle de dernier recours, la mise en concurrence.
Il est bien dommage que le seul moyen de pression des copropriétés soit la mise en concurrence. Bien souvent malgré certains mécontentements, la confiance n’est pas totalement rompue. Un certain nombre de copropriétaires hésitent à changer de syndic. Et ils ont raison car cela n’est pas sans conséquence sur la copropriété.

 

 

42 responses to “Que doit contenir l’extranet de votre copropriété ?

  1. Claude says:

    Bonjour, Je suis dans une copropriété de maisons individuelles de 149 lots. Elle est gérée par une ASL. La création d’un extranet est-elle obligatoire pour une ASL? Les obligations du conseil syndical sont-elles les mêmes que pour un syndic professionnel? Merci pour votre réponse. Bien cordialement. CB

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Tout dépend des statuts de votre ASL.
      Cordialement

  2. Yves says:

    Bonjour, et merci pour votre site qui regorge de précieuses informations.
    Je suis copropriétaire dans un immeuble dont la structure en bois a été attaqué par des champignons, ce qui implique des travaux importants dans les parties communes et dans plusieurs parties privatives, chez certains copropriétaires dont je fais partie.
    Le syndicat de copropriété et le syndic ont pris contact avec un architecte maitre d’œuvre pour une une étude et pour la maîtrise d’œuvre de travaux sur l’ensemble des parties communes et privatives.
    Ma question est : Si l’AG vote les travaux en question, la copropriété peut-elle m’obliger à recourir aux services de cet architecte maitre d’œuvre pour les travaux qu’ils considèrent nécessaires chez moi, même si je ne suis pas d’accord pour cela ? Les travaux dans les parties privatives sont-ils dans ce cas obligatoirement à la charge des propriétaires des lots concernés ?
    Merci par avance de votre réponse.
    Yves

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      La structure d’un immeuble est forcément une partie commune, sauf cas vraiment très particulier inscrit dans le règlement de copropriété.
      D’une manière générale ni le syndic ni un vote en AG ne peuvent vous obliger à prendre un architecte et à réaliser des travaux dans les parties privatives.
      Pour obtenir une réponse personnalisée, il nous faudrait étudier votre règlement de copropriété, n’hésitez pas à nous demander un devis.
      Cordialement

  3. Chevée says:

    Bonjour, et merci de vos réponses. Le syndic, avec la nouvelle Loi Élan, peut-il quitter la salle immédiatement dès lors qu’il n’est pas réélu en assemblée générale ou doit-il terminer l’AG et remettre au Président du conseil syndical une clé USB avec les noms des copropriétaires, votes selon les tantièmes pour que le PV d’AG puisse être établi? C’est le syndic qui a les noms et les tantièmes des lots sur son ordinateur… sur le site extranet il y a les noms des copropriétaires mais pas leurs lots. AM Chevée

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Loi ELAN ou pas, le syndic peut quitter la salle dès lors qu’il n’est pas réélu.
      Ensuite il a deux semaines pour remettre le dossier courant de la copro au nouveau syndic et un mois pour remettre l’ensemble des archives.
      Il peut fermer illico l’extranet de la copropriété. Charge au nouveau syndic d’ouvrir un nouvel extranet sur son serveur.
      Cordialement

  4. AM says:

    Bonjour, Le syndic peut il obliger les copropriétaires à payer leurs charges via l’extranet? Merci de votre réponse.

    1. CoproConseils says:

      Non il ne peut pas.
      Cordialement

  5. Lili says:

    Bonjour,
    suite à un litige concernant un octroi de jouissance de parties communes de ma copro, j’ai besoin de récupérer l’ensemble des PV d’AG depuis le début de la construction de mon immeuble, qui depuis a changé de syndic.
    Mon syndic actuel a estimé de pas avoir a donner suite à ma demande. Est-il dans son droit ? (sachant que je suis également membre du conseil syndical)
    Merci d’avance pour votre réponse.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le conseil syndical peut avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété. Pour autant vous demandez cet accès en tant que copropriétaire puisqu’il s’agit d’un litige personnel. Or effectivement les copropriétaires ont un accès limité aux documents de la copro juste avant l’assemblée générale(voir votre la convocation d’AG).
      Cordialement

  6. MARTIN says:

    Bonjour une cave au sein de la copropriété avait été vendue seule il y au moins 10ans. Le propriétaire qui ne possède donc qu’une cave dans la copropriété n’est plus joignable et ne paye plus depuis au moins 10ans.
    Est il ensuite possible de rendre la copropriété propriétaire de cette cave et la mettre en location? Mercii

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      C’est à votre syndic de procéder au recouvrement des charges. Ce qui peut aller jusqu’à la vente de la cave.
      Vous pouvez lire notre article à ce propos.
      Cordialement

  7. JPO says:

    Bonjour
    Je suis simple copropriétaire et en mettant de l’ordre dans mes documents je constate que dans les 3 précédents Relevés Général des Dépenses, des dépenses pour entretien d’Extincteurs me semblent exorbitantes.
    J’ai demandé par E Mail à notre comptable de bien vouloir me transmettre copie des factures pour essayer d’y voir clair. Il a refusé
    Comment dois je procéder pour avoir copie de ces factures douteuses?

    Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Les documents relatifs à la copropriété sont consultable à tout moment pour les membres du CS et à un moment précis dans l’année avant l’assemblée générale pour les autres copropriété inscrit à votre convocation.
      Vous pouvez lire notre article à ce propos.
      Cordialement

  8. astia says:

    Bonjour à tous .

    Suite au confinement , la date prévus pour les documents extranet a t elle était deplacée à une date ulterieur?

    Merci d’avance pour votre aide

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non les décrets ne prévoient pas de report des obligations relatives aux documents qui doivent figurer dans les extranets de copropriétés.
      Cordialement

  9. Eric says:

    Bonjour,
    En tant que nouveau président du CS j’adresse un courriel à notre assistante gestionnaire de copropriété. Celle-ci me répond en mettant en copie les autres membres du CS.
    Je lui envoie alors un courriel, en mettant en Objet : “PERSONNEL ET CONFIDENTIEL – CONFIDENTIALITÉ”, lui demandant -sans animosité- “de s’abstenir de toute nouvelle initiative de ce genre à l’avenir”.
    L’assistance me réponds – en mettant tout le CS en copie :
    “Je fonctionne ainsi depuis plus de 20 ans. Sauf avis contraire des autres membres du CS, je continuerai à adresser l’ensemble des mails relatifs à la gestion de la copropriété à tous les membres du CS. La chaufferie n’étant pas un sujet confidentiel ni personnel.”
    Elle ajoute dans un autre courriel : “Toute question relative à la copropriété sera répondue à l’ensemble du CS, nous souhaitons travailler en toute transparence.”

    Comment doit alors faire un président de CS, ou un membre du CS, qui veut monter avec diplomatie et discrétion un dossier délicat ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Votre gestionnaire est libre de considérer qu’une question est ou n’est pas confidentielle. Vous ne pouvez l’obliger à garder l’information confidentielle. Il faudrait peut-être en discuter de vive voix.
      Cordialement

  10. Ressault says:

    Bonjour j’ai besoin de contacter tous les copropriétaires au titre De président du Conseil , le Syndic ne veut pas me donner les coordonnées , comment puis je procéder svp ? Je ne trouve pas en effet le texte stipulant qu il me doit au moins les adresses postales
    Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Vous trouverez vos réponses dans notre article consacré au sujet : comment contacter les autres copropriétaires.
      Merci pour votre confiance

  11. Jacqueline Ducros says:

    Le syndic a décidé que l’AG 2020 de copropriété se tiendrait le 9 juillet dans ses locaux. Or le bureau où il se tient est minuscule. Nous sommes les uns sur les autres. J’ai demandé la dématérialisation de l’AG compte tenu de mon âge (81 ans) et de mon état de santé (je présente une pathologie respiratoire chronique). Le syndic ne répond pas directement. Par la voix du CS, il dit que l’AG se tiendra en personne. En a-t-il le droit ?
    Merci de m’éclairer.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Oui il a le droit.
      Même si les ordonnances COVID ont rendu la dématérialisation des AG possible sans vote préalable en AG entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021, vous ne pouvez pas l’obliger à organiser l’AG en visio-conférence car la loi vous donne le droit de vous faire représenter en donnant mandat à un autre copropriétaire ou à la personne de votre choix.
      Cordialement

  12. Gizzit says:

    Je suis sur une petite copropriété horizontale de moins de 20 lots, copro gérée en ASL. Nous avons un portail automatique pour les voitures à l’entrée du lotissement. Ma question est simple: doit-on avoir un contrat d’entretien avec visite semestriel avec une entreprise agrée? Est-ce obligatoire? Si oui, sous quelle loi? Ou peut-on gérer nous-mêmes cet entretien? Cette copropriété est privée

    1. CoproConseils says:

      Vous avez déjà posé cette question sur notre site. La réponse est la même. Oui c’est obligatoire. Vous n’avez pas le droit de faire cet entretien par vous même.
      Cordialement

  13. ALBERT says:

    Bonjour
    En qualité de membre du conseil syndical de mon immeuble , j’avais demandé au syndic la liste des copropriétaires ainsi que leurs coordonnées téléphones et adresses comprises .La réponse a été négative .Or si je me rapporte au décret de juillet 2019? le syndic ne peut refuser .Qu’en est t il? Que dois je faire ?
    Merci de votre conseil
    S.Albert

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      La feuille de présence contient les coordonnées des copropriétaires. Mais ce ne sont en réalité que les adresses postales. Elle ne contient ni les adresses mail ni les téléphones. La feuille de présence est une annexe au PV d’AG. à ce titre le conseil syndical doit y avoir accès comme à tous les documents relatifs à la copropriété. Y avoir accès ne signifie pas que le syndic doive gratuitement vous en donner copie. Vous pouvez le demander par LRAR. à partir du 1er juin 2020 le syndic peut être condamné à des pénalités de retard s’il ne communique pas les documents demandés par le conseil syndical dans un délai d’un mois.
      Cordialement

  14. Lise says:

    Bonjour,
    Cela fait deux fois que le gardien concierge assiste à l’Assemblée Générale muni de pouvoirs. Nous en avons fait la remarque au syndic, lui spécifiant que le “gardien ou l’employé d’immeuble est bien un préposé du Syndic, et qu’il ne peut disposer de pouvoirs en A.G.”. Le syndic et certains membres du C.S. le font dans un but bien précis!!! Est ce que le gardien a le droit d’assister à l’A.G muni de pouvoirs ??? merci
    pour votre réponse. Que peut on faire???

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      C’est effectivement parfaitement illégal.
      Vous pouvez contester l’assemblée devant un tribunal dans le cadre de l’article 42
      Cordialement

  15. Gizzit says:

    Je suis sur une petite copropriété horizontale de moins de 20 lots, copro gérée en ASL. Nous avons un portail automatique pour les voitures à l’entrée du lotissement. Ma question est simple: doit-on avoir un contrat d’entretien avec visite semestriel avec une entreprise agrée? Est-ce obligatoire? Si oui, sous quelle loi? Ou peut-on gérer nous-mêmes cet entrentien. Cette copropriété est privée.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Oui contrat obligatoire en copropriété concernant les portails automatiques.
      Si vous avez les compétences pour le faire vous même, vous pourrez surveiller de près le travail de l’entreprise agréée que vous êtes obligé de mandater !
      Cordialement

  16. Moraux says:

    Bonjour,
    Je suis dans une copropriété (anciennement une pinède) pour des raisons personnelles, certains membres du C.S se sont mis à couper de façon anarchique des Pins. Je suis absolument contre et en ai fait part au Syndic à plusieurs reprises. Dernièrement, alors que je le connais juste de nom, un membre du CS, m’a fait parvenir un mail (alors qu’il n’avait pas mes identifiants informatiques) dans un “galimatias” indescriptible en avait il le droit et quel est mon recours?? Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Effectivement le CS doit avoir accès à l’ensemble des documents de la copropriété.
      Par contre de votre côté vous avez la possibilité d’indiquer au syndic que vous ne l’autorisez pas à donner votre adresse mail à quiconque, y compris le CS.
      Cordialement

  17. Stef says:

    Bonjour
    Notre syndic prévoit de facturer l’extranet dans son contrat soumis au vote pour la prochaine AG
    En a t’il le droit ?
    Pouvons-nous refuser de payer l’extranet du fait que l’AG est prévue en avril et l’obligat D’extranet pour le syndic en juillet 2020 ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      L’extranet est une obligation de la loi ALUR, complété par la loi ELAN.
      Il n’est pas du tout obligatoire à partir de juillet 2020, il est obligatoire depuis 2014 !
      De plus, il ne fait pas partie des éléments qu’un syndic a le droit de facturer en dehors des prestations de gestion courante.
      En résumé non seulement vous devez refuser de payer l’extranet, mais il serait illégal d’accepter de le payer + le syndic a l’obligation de le mettre en œuvre.
      Cordialement

  18. DF says:

    Bonjour
    Nous venons de changer de syndic.
    L’accès à l’extranet de l’ancien syndic a été bloqué moins de 48h après la tenue de l’AG durant laquelle le changement a été voté.
    Est-ce légal?
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Oui c’est légal. Du moment où ce syndic n’est plus votre syndic, et qu’un autre syndic a été élu, il ne vous doit plus rien.
      Il a certaines obligations envers le nouveau syndic, comme de lui remettre les documents de la copropriété notamment, mais il n’a pas de raison de laisser à votre disposition l’extranet.
      Cordialement

  19. Martin says:

    Bonjour,
    Je suis membre d’un conseil syndical et il m’est impossible de me déplacer pour la vérification des comptes.Sur ma demande le syndic m’a envoyé le relevé général des dépenses pour l’année 2019.Est ce suffisant?De plus le syndic a accepté un 2ème devis datant d’avril 2019 avec des modifications par rapport au premier devis.Est ce légal?
    Qu’en pensez vous?
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non évidemment cela ne suffit pas ! Les syndics ont intérêt à faire croire aux conseillers syndicaux que le simple pointage des factures sur le relevé général des dépenses suffit à vérifier les comptes, alors que ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. Mais si en plus vous n’avez même pas accès aux factures, c’est clairement insuffisant.
      Quant à votre question sur un second devis, elle est trop imprécise pour que nous ayons un avis.
      Cordialement

  20. MODET says:

    Ce décret concernant l’extranet pour le Conseil Syndical, n’a t il pas été modifié très récemment par le ministère de la Justice, ne donnant plus le bénéfice des factures, devis et balances accessibles par le CS ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non, il ne nous semble pas qu’une modification limite ce décret du 23 mai. L’ordonnance du 30 octobre par ailleurs réaffirme le fait que le conseil syndical doit avoir accès à l’ensemble des documents relatifs à la copropriété.
      Donc a priori non.
      Cordialement

  21. Andre says:

    Bonjour, les copropriétaires élus au conseil syndical devraient pouvoir se contacter, sans que le syndic en soit informé. Pour cela il faudrait que ceux-ci reçoivent dès leur élection la composition nominative du dit conseil syndical par les soins du syndic.
    D’autre part, chaque co-propriétaire, devrait pouvoir contacter les élus au conseil syndical sans avoir à passer par le syndic.
    Les membres du Conseil Syndical devraient être mentionnés dans la convocation à l’assemblée générale annuelle, afin d’etre en mesure de les contacter avant l’AG.
    Que pensez-vous de mes suggestions?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Nous n’avons pas le pouvoir de valider vos suggestions.
      Nous pouvons simplement vous indiquer ce qui est légalement obligatoire et ce que la loi ne prévoit pas (mais qui n’est pas forcément impossible à mettre en place).
      Le PV d’AG doit forcément faire mention explicite des copropriétaires qui sont élus au conseil syndical.
      Par ailleurs la feuille de présence est une annexe au procès verbal d’assemblée générale. Cette feuille de présence contient les coordonnées des copropriétaires. Elle devra bientôt être disponible sur l’extranet de la copro.
      Ensuite, il est d’usage d’afficher dans la copropriété le nom et les coordonnées des membres du conseil syndical. Mais ce n’est en aucun cas une obligation légale.
      Cordialement.

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