Que doit contenir l’extranet de votre copropriété ?

Le décret définissant le contenu de l’extranet d’une copropriété est enfin paru.

La loi ALUR a rendu obligatoire l’extranet en copropriété.
Mais le décret d’application devait définir son contenu avec précision.
Ce décret est publié en mai 2019, 5 ans après la loi !
On sait désormais exactement ce que l’extranet de votre copropriété doit obligatoirement contenir a minima.

Mise à jour : En octobre 2019, l’ordonnance “copropriété” parue conformément à ce qui était prévu par la loi ELAN, précise que dans les copropriétés où la notification électronique a été validée, le fait qu’un document soit présent dans l’extranet vaut recommandé pour les copropriétaires qui ont donné leur accord pour la notification électronique.

Pour faire simple, si vous donnez l’autorisation au syndic de vous envoyer les courriers recommandés par voie électronique, alors vous ne pouvez pas dire que vous n’avez pas reçu ce qui est contenu dans l’intranet.

Enfin, le syndic a l’obligation de mettre à jour cet espace de stockage au moins une fois par an. Cela doit être fait a minima dans les trois mois qui précèdent l’AG.

L’extranet ne contient pas tous les documents relatifs à la copropriété.

La liste des documents obligatoires dans l’extranet des copropriétés est intéressante.
Néanmoins, la visite dans les bureaux du syndic restera indispensable pour réaliser la vérification des comptes.

En effet, ni les factures ni le grand livre ne sont obligatoires dans le contenu de l’extranet.
Cela ne permet donc pas d’effectuer un contrôle complet des comptes.

Tous les documents ne sont pas accessibles à tous les copropriétaires

Il doit être mis en place trois différents niveaux d’accès aux documents de la copropriété :

  • Les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires
  • ceux accessibles individuellement
  • enfin ceux accessibles aux membres du conseil syndical

Évidement aucun document n’est public. Il faut forcément un code individualisé d’accès à l’extranet pour les consulter.

Les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires :

Déjà dans cette catégorie, grâce à ce décret, le contenu de l’extranet s’étoffe.
En effet, depuis 2015, seuls les 2 premiers points étaient disponibles dans le meilleur des cas.

Documents accessibles aux membres du conseil syndical

Le conseil syndical a eu rôle essentiel dans la copropriété. Il doit faire le lien entre copropriétaires et syndic. Il doit surtout contrôler la gestion de la copropriété réalisée par le syndic. Pour cela, le législateur a prévu qu’il devait pouvoir avoir accès à l’ensemble des documents de la copropriété. Extranet ou pas, le conseil syndical doit y avoir accès. Mais c’est évidemment bien plus simple avec un extranet. Le contenu de l’extranet est donc un outil essentiel pour le conseil syndical. Il doit lui permettre de réaliser son travail. C’est ici qu’il est bien dommage que le grand livre et les factures ne soient pas prévues dans l’extranet.

Ces trois premiers éléments vont permettre déjà d’y voir bien plus clair sur la question : qui est mon syndic ? Notamment dans le cadre d’un rachat de cabinet.

  • le relevé des charges et produits
  • les balances générales des comptes de la copro
  • les relevés périodiques des comptes ouverts au nom de la copropriété
  • les procédures en cours concernant la copropriété

Ces documents sont évidemment essentiel au travail de contrôle que doit réaliser le conseil syndical. Malheureusement, ils ne sont pas suffisants.

Il ne sera donc théoriquement plus nécessaire de se battre pour l’obtenir !
Cette liste doit contenir non seulement les noms des copropriétaires, mais également leur adresse. Le décret précise qu’elle peut contenir leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire donne son accord.

Documents accessibles individuellement par les copropriétaires

C’est certainement la catégorie qui contient le moins de changement.
Les syndics ayant été assez prompts à insérer dans l’extranet des éléments de comptabilité individuelle.

  • Le compte individuel après dernier arrêté des comptes
  • le montant des charges qui ont été réglées sur les deux derniers exercices
  • le montant de sa part du fonds travaux
  • les appels de fonds qui ont été adressés à ce copropriétaires sur les trois dernières années

Attention ce dernier point est spécifique, il n’est obligatoire qu’à partir de juillet 2020 et il n’est pas rétroactif. Les copropriétaires n’auront donc accès aux « trois dernières années » qu’à partir de 2023.

Est-ce suffisant ?

Du point de vue de CoproConseils nous ne pouvons que déplorer l’absence du grand livre et des devis et factures dans la liste des documents présents dans l’intranet.
Néanmoins, ce décret est tout de même une belle avancée vers plus de transparence.

Notons bien que le décret stipule que cette liste est une liste a minima.

A minima signifie que les documents listés par le décret sont obligatoires. Donc rien n’interdit que d’autres documents soient mis en ligne. Le conseil syndical, ou l’assemblée générale pourront-ils l’exiger ?

À partir de quand le contenu de l’extranet doit-il être conforme au décret du 23 mai ?

Le contenu de l’extranet de votre copropriété devra être conforme au décret à partir du 1er juillet 2020.
Les syndics ont donc largement le temps de se mettre en conformité. De plus, de nos jours la plupart des documents demandés sont déjà sous forme dématérialisée.

Que faire si le syndic n’est pas en règle ?

Si votre syndic refuse de mettre ces documents en ligne, ou certains d’entre-eux. Ou bien si sous un prétexte technique quelconque ne vous permet pas d’accéder à ces documents par l’intermédiaire de l’extranet. Que faire ?

Il ne faut pas préjuger de ces difficultés, néanmoins notons dès à présent que le législateur n’a pas prévu de sanction pour manquement aux obligations établies par ce décret.

La seule solution qui reste à la disposition des copropriétaires est comme toujours celle de dernier recours, la mise en concurrence.
Il est bien dommage que le seul moyen de pression des copropriétés soit la mise en concurrence. Bien souvent malgré certains mécontentements, la confiance n’est pas totalement rompue. Un certain nombre de copropriétaires hésitent à changer de syndic. Et ils ont raison car cela n’est pas sans conséquence sur la copropriété.

 

 

20 responses to “Que doit contenir l’extranet de votre copropriété ?

  1. Gizzit says:

    Je suis sur une petite copropriété horizontale de moins de 20 lots, copro gérée en ASL. Nous avons un portail automatique pour les voitures à l’entrée du lotissement. Ma question est simple: doit-on avoir un contrat d’entretien avec visite semestriel avec une entreprise agrée? Est-ce obligatoire? Si oui, sous quelle loi? Ou peut-on gérer nous-mêmes cet entretien? Cette copropriété est privée

    1. CoproConseils says:

      Vous avez déjà posé cette question sur notre site. La réponse est la même. Oui c’est obligatoire. Vous n’avez pas le droit de faire cet entretien par vous même.
      Cordialement

  2. ALBERT says:

    Bonjour
    En qualité de membre du conseil syndical de mon immeuble , j’avais demandé au syndic la liste des copropriétaires ainsi que leurs coordonnées téléphones et adresses comprises .La réponse a été négative .Or si je me rapporte au décret de juillet 2019? le syndic ne peut refuser .Qu’en est t il? Que dois je faire ?
    Merci de votre conseil
    S.Albert

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      La feuille de présence contient les coordonnées des copropriétaires. Mais ce ne sont en réalité que les adresses postales. Elle ne contient ni les adresses mail ni les téléphones. La feuille de présence est une annexe au PV d’AG. à ce titre le conseil syndical doit y avoir accès comme à tous les documents relatifs à la copropriété. Y avoir accès ne signifie pas que le syndic doive gratuitement vous en donner copie. Vous pouvez le demander par LRAR. à partir du 1er juin 2020 le syndic peut être condamné à des pénalités de retard s’il ne communique pas les documents demandés par le conseil syndical dans un délai d’un mois.
      Cordialement

  3. Lise says:

    Bonjour,
    Cela fait deux fois que le gardien concierge assiste à l’Assemblée Générale muni de pouvoirs. Nous en avons fait la remarque au syndic, lui spécifiant que le “gardien ou l’employé d’immeuble est bien un préposé du Syndic, et qu’il ne peut disposer de pouvoirs en A.G.”. Le syndic et certains membres du C.S. le font dans un but bien précis!!! Est ce que le gardien a le droit d’assister à l’A.G muni de pouvoirs ??? merci
    pour votre réponse. Que peut on faire???

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      C’est effectivement parfaitement illégal.
      Vous pouvez contester l’assemblée devant un tribunal dans le cadre de l’article 42
      Cordialement

  4. Gizzit says:

    Je suis sur une petite copropriété horizontale de moins de 20 lots, copro gérée en ASL. Nous avons un portail automatique pour les voitures à l’entrée du lotissement. Ma question est simple: doit-on avoir un contrat d’entretien avec visite semestriel avec une entreprise agrée? Est-ce obligatoire? Si oui, sous quelle loi? Ou peut-on gérer nous-mêmes cet entrentien. Cette copropriété est privée.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Oui contrat obligatoire en copropriété concernant les portails automatiques.
      Si vous avez les compétences pour le faire vous même, vous pourrez surveiller de près le travail de l’entreprise agréée que vous êtes obligé de mandater !
      Cordialement

  5. Moraux says:

    Bonjour,
    Je suis dans une copropriété (anciennement une pinède) pour des raisons personnelles, certains membres du C.S se sont mis à couper de façon anarchique des Pins. Je suis absolument contre et en ai fait part au Syndic à plusieurs reprises. Dernièrement, alors que je le connais juste de nom, un membre du CS, m’a fait parvenir un mail (alors qu’il n’avait pas mes identifiants informatiques) dans un “galimatias” indescriptible en avait il le droit et quel est mon recours?? Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Effectivement le CS doit avoir accès à l’ensemble des documents de la copropriété.
      Par contre de votre côté vous avez la possibilité d’indiquer au syndic que vous ne l’autorisez pas à donner votre adresse mail à quiconque, y compris le CS.
      Cordialement

  6. Stef says:

    Bonjour
    Notre syndic prévoit de facturer l’extranet dans son contrat soumis au vote pour la prochaine AG
    En a t’il le droit ?
    Pouvons-nous refuser de payer l’extranet du fait que l’AG est prévue en avril et l’obligat D’extranet pour le syndic en juillet 2020 ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      L’extranet est une obligation de la loi ALUR, complété par la loi ELAN.
      Il n’est pas du tout obligatoire à partir de juillet 2020, il est obligatoire depuis 2014 !
      De plus, il ne fait pas partie des éléments qu’un syndic a le droit de facturer en dehors des prestations de gestion courante.
      En résumé non seulement vous devez refuser de payer l’extranet, mais il serait illégal d’accepter de le payer + le syndic a l’obligation de le mettre en œuvre.
      Cordialement

  7. DF says:

    Bonjour
    Nous venons de changer de syndic.
    L’accès à l’extranet de l’ancien syndic a été bloqué moins de 48h après la tenue de l’AG durant laquelle le changement a été voté.
    Est-ce légal?
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Oui c’est légal. Du moment où ce syndic n’est plus votre syndic, et qu’un autre syndic a été élu, il ne vous doit plus rien.
      Il a certaines obligations envers le nouveau syndic, comme de lui remettre les documents de la copropriété notamment, mais il n’a pas de raison de laisser à votre disposition l’extranet.
      Cordialement

  8. Martin says:

    Bonjour,
    Je suis membre d’un conseil syndical et il m’est impossible de me déplacer pour la vérification des comptes.Sur ma demande le syndic m’a envoyé le relevé général des dépenses pour l’année 2019.Est ce suffisant?De plus le syndic a accepté un 2ème devis datant d’avril 2019 avec des modifications par rapport au premier devis.Est ce légal?
    Qu’en pensez vous?
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non évidemment cela ne suffit pas ! Les syndics ont intérêt à faire croire aux conseillers syndicaux que le simple pointage des factures sur le relevé général des dépenses suffit à vérifier les comptes, alors que ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. Mais si en plus vous n’avez même pas accès aux factures, c’est clairement insuffisant.
      Quant à votre question sur un second devis, elle est trop imprécise pour que nous ayons un avis.
      Cordialement

  9. MODET says:

    Ce décret concernant l’extranet pour le Conseil Syndical, n’a t il pas été modifié très récemment par le ministère de la Justice, ne donnant plus le bénéfice des factures, devis et balances accessibles par le CS ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non, il ne nous semble pas qu’une modification limite ce décret du 23 mai. L’ordonnance du 30 octobre par ailleurs réaffirme le fait que le conseil syndical doit avoir accès à l’ensemble des documents relatifs à la copropriété.
      Donc a priori non.
      Cordialement

  10. Andre says:

    Bonjour, les copropriétaires élus au conseil syndical devraient pouvoir se contacter, sans que le syndic en soit informé. Pour cela il faudrait que ceux-ci reçoivent dès leur élection la composition nominative du dit conseil syndical par les soins du syndic.
    D’autre part, chaque co-propriétaire, devrait pouvoir contacter les élus au conseil syndical sans avoir à passer par le syndic.
    Les membres du Conseil Syndical devraient être mentionnés dans la convocation à l’assemblée générale annuelle, afin d’etre en mesure de les contacter avant l’AG.
    Que pensez-vous de mes suggestions?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Nous n’avons pas le pouvoir de valider vos suggestions.
      Nous pouvons simplement vous indiquer ce qui est légalement obligatoire et ce que la loi ne prévoit pas (mais qui n’est pas forcément impossible à mettre en place).
      Le PV d’AG doit forcément faire mention explicite des copropriétaires qui sont élus au conseil syndical.
      Par ailleurs la feuille de présence est une annexe au procès verbal d’assemblée générale. Cette feuille de présence contient les coordonnées des copropriétaires. Elle devra bientôt être disponible sur l’extranet de la copro.
      Ensuite, il est d’usage d’afficher dans la copropriété le nom et les coordonnées des membres du conseil syndical. Mais ce n’est en aucun cas une obligation légale.
      Cordialement.

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