Vous souhaitez contacter les autres copropriétaires, mais vous ne connaissez pas leur adresse.
Comment faire ?
Mise à jour :
2019 suite à parution du décret 503 du 23 mai 19
2021 pour précisions concernant le RGPD
En temps normal, il n’est pas nécessaire que les copropriétaires connaissent les coordonnées les uns des autres. Le syndic se charge de transmettre les informations aux copropriétaires.
Néanmoins les copropriétaires ont quelques fois besoin de se concerter et de communiquer sans passer par le syndic.
Le plus souvent cela arrive lorsque les copropriétaires ont déjà des relations tendues ou pas très bonnes avec le syndic en place.
- préparer un changement de syndic à la prochaine AG
- diffuser un droit de réponse en cas de différend avec le syndic
- etc…
Peut-on contacter les autres copropriétaires sans passer par le syndic ?
Bien évidemment il n’est pas interdit aux copropriétaires de se réunir sans en informer le syndic.
Les copropriétaires ont le droit de communiquer par courrier ou par courriel sans que le syndic en soit informé.
Cela est relativement aisé dans les petites copropriétés où la plupart des copropriétaires habitent sur place. Mais cela devient compliqué dans les grands ensembles où une bonne partie des habitants sont des locataires. Comment faire pour contacter les copropriétaires qui n’habitent pas sur place ? Seul le syndic connait toutes les adresses.
Le syndic peut-il communiquer les coordonnées des copropriétaires ?
Vous avez besoin du numéro de téléphone de votre voisin ? Ce n’est effectivement pas à votre syndic qu’il faut s’adresser !
Par contre si vous avez besoin de l’adresse postale de tous les copropriétaires de votre résidence. Votre syndic doit pouvoir vous communiquer cette liste ou la mettre à votre disposition. A fortiori depuis la publication du décret du 23 mai 2019.
Le syndic doit obtenir l’accord express de chaque copropriétaire pour communiquer mails et téléphone aux autres copropriétaires. Par contre il peut et il doit communiquer l’adresse postale. Le document par lequel le syndic communique la liste des copropriétaires et leurs coordonnées postales est la feuille de présence.
La seule solution pour un copropriétaire de ne pas voir figurer son nom et son adresse sur la liste des copropriétaires de l’immeuble, est de donner son bien en gérance. Dans ce cas c’est l’agence immobilière qui gère le bien qui apparaitra et fera suivre les courriers ou pas, suivant la convention.
Le syndic peut-il refuser à cause du RGPD ?
Autant être clair rapidement. NON !
Depuis 2018 le RGPD a bon dos !
Le règlement général sur la protection des données ne permet pas au syndic de se dérober à ses obligations. C’est une interprétation abusive du RGPD que de considérer qu’elle interdit au syndic de communiquer la feuille de présence parce qu’elle contient des données personnelles.
Le RGPD qu’est ce que c’est ?
Pour faire rapide, c’est l’obligation, pour l’entreprise qui dispose de données personnelles, de garantir une totale et inconditionnelle :
- transparence dans l’utilisation des données (qu’est ce qu’elle en fait ?, est-ce qu’elle les revend à des organismes tiers ?)
- protection de ces données (qu’est ce qu’elle met en place pour les protéger ? protection du système informatique etc ..)
- possibilité de correction, modification, suppression, aux intéressés et dans les meilleurs délais
Certes l’adresse postale est une donnée personnelle. Mais en aucun cas le RGPD ne prévoit l’interdiction complète de communication des données personnelles. Un syndic qui transmet des documents relatifs à la copropriété à des copropriétaires qui en font la demande, n’est absolument pas hors RGPD.
La feuille de présence.
Il existe un document sur lequel sont consignées les coordonnées de tous les copropriétaires.
C’est la feuille de présence. Ce document est une annexe du procès verbal d’assemblée générale. (article 17 du décret de 67)
La loi offre indirectement aux copropriétaires deux moyens d’y avoir accès.
Deux articles l’y obligent :
L’article 21 de la loi de 1965 prévoit que le conseil syndical peut demander copie au syndic de tout document relatif à la copropriété dont il pourrait avoir besoin. La feuille de présence de la dernière assemblée générale fait partie des documents relatifs à la copropriété.
L’article 33 du décret de 67 prévoit que le syndic délivre, en les certifiant, une copie des PV d’AG ainsi que des annexes au copropriétaire qui en fait la demande. La feuille de présence étant une annexe du au PV d’AG (article 14), elle est concernée par l’article 33. Attention cela se fait aux frais du copropriétaire.
Comment exiger du syndic qu’il communique la feuille de présence ?
Concrètement, dans la plupart des cas, le syndic rechigne à communiquer la feuille de présence aux copropriétaires. Cela ne signifie en général rien de bon pour lui lorsque les copropriétaires souhaitent entrer en contact les uns avec les autres en dehors de son contrôle.
- Il faut avertir le syndic que vous souhaitez la communication de ce document pour lui laisser le temps de le préparer.
- Si le syndic a l’obligation de présenter le document pour consultation et de fournir copie au membre du conseil syndical qui en fait la demande, il n’est nulle part noté que la copie doive être gratuite !
- Le syndic n’a aucune obligation de vous communiquer ces documents quels qu’ils soient par courrier. Il doit simplement les mettre dans ses bureaux, à la disposition du conseil syndical, aux heures et jours entendus avec le conseiller syndical demandeur.
- Cette demande est habituellement plus couramment couronnée de succès lorsqu’elle est faite dans le cadre de l’article 21 c’est à dire par un membre du conseil syndical. Or le conseil syndical doit avoir accès à tous les documents de la copropriété.
Je ne suis pas au conseil syndical, puis-je avoir accès à la feuille de présence ?
Théoriquement oui. Mais dans la pratique il est beaucoup plus courant de voir les copropriétaires se voir refuser l’accès à la feuille de présence.
Plusieurs cas de jurisprudence montrent malgré tout que c’est illégal. Il est même arrivé qu’une assemblée générale se voit annulée du fait de ce refus.
Néanmoins, comme souvent, les syndics comptent sur le fait que rares sont les copropriétaires qui vont aller devant les tribunaux pour une feuille de présence. Et tout le temps de la procédure sera du temps de gagné.
Y a-t-il d’autres moyens ?
Le décret d’application de la loi ALUR du 23 mai 2019 en donne un nouveau. Le législateur a décidé que la liste de tous les copropriétaires doit être disponible sur l’espace en ligne sécurisé de la copropriété accessibles aux seuls membres du conseil syndical à partir du 1er juillet 2020.
Même si le décret du 23 mai précise simplement “liste de tous les copropriétaires”, cela signifie liste avec les coordonnées. En effet l’article 3 fait clairement référence à l’article 32 du décret de 67 qui stipule que la liste doit contenir leur état civil ainsi que leur domicile.
Cet alinéa précise également qu’il est fait mention de l’adresse électronique si le copropriétaire donne son accord.
Nous conseillons donc aux conseillers syndicaux dès 2020 d’exiger du syndic qu’il demande l’accord des copropriétaires pour faire figurer leur adresse mail.
Simple liste
Que faire si la feuille de présence communiquée par le syndic ne contient pas les coordonnées, mais se résume à une liste de nom et de millièmes ?
Il faut rappeler au syndic ses obligations contenue à l’article 32 du décret de 67. Or cet article stipule que la feuille de présence doit comporter le nom et le domicile des copropriétaires.
Lorsque le syndic délivre une copie d’un document relatif à la copropriété , il doit délivrer une copie certifiée conforme à l’original.
Si le syndic se permet de modifier la feuille avant de vous la communiquer c’est contraire aux textes.
Si malgré tout le document est certifié conforme alors vous pouvez porter l’affaire devant les tribunaux.
La feuille de présence peut-elle contenir l’adresse mail en plus de l’adresse postale ?
Si le copropriétaire concerné a donné son aval pour recevoir des communications par voie électronique, alors théoriquement oui.
Un syndic pourrait adjoindre les adresses mails aux adresses postales sur la feuille de présence si les copropriétaires ont donné leur accord pour communiquer par mail.
En pratique ceci est extrêmement rare. Les syndics ont plutôt tendance à se simplifier la vie. Puisque la loi ne les oblige pas à autre chose que la mention des adresses postales, ils s’en contentent. D’autant qu’ils n’ont pas forcément intérêt à ce que les copropriétaires communiquent facilement entre eux.
Quels recours si le syndic refuse ?
La loi prévoit ENFIN, de contraindre les syndics a s’exécuter. En effet, le 23 mai 2019 est paru le décret 503 d’application de la loi ELAN qui fixe les pénalités de retard en cas de non transmissions de pièces relatives à la copropriété.
Les pénalités sont assez décevantes, mais elles ont le mérite d’exister.
15€ par jour de retard. Ces pénalités ne sont exigibles que si le syndic dépasse un mois de retard.
Bonjour suite à la question de Bertrand du 13.07.23 sur la feuille de présence. Est ce qu un copropriétaire non membre du CS a le droit d’utiliser les adresses postales de la feuille de présence pour communiquer avec les copropriétaires par exemple pour changer de syndic ? donc uniquement dans le cadre de la copropriété. quel est le texte l autorisant dans ces conditions ? sinon comment a-t on le droit de se servir de cette liste pour prendre contact ? hors syndic , hors CS ? Merci
Bonjour
Seul le CS peut demander la communication des documents relatifs à la copropriété à tout moment de l’année, dont la feuille de présence.
Mais n’importe quel copropriétaire qui est en possession de cette feuille de présence a le droit de l’utiliser pour communiquer avec les autres copropriétaires.
Cordialement
Bonjour,
je suis propriétaire de lots dans un immeuble en cours de livraison et je cherche à contacter les coproriétaires afin de préparer la première AG et se retrouver pour la réception des parties communes
Qui doit me fournir la liste des copropriétaires? Est-ce le syndic provisoire donc le promoteur?
En vous remerciant.
Bonjour
Personne de doit vous fournir la liste des propriétaires.
Vous l’aurez en main lors de la première AG car c’est la feuille de présence.
Mais c’est effectivement bien le syndic provisoire qui possède cette liste. Elle doit contenir les noms des propriétaires et leur adresse postale.
Cordialement
Bonjour,
Encore merci pour votre site très instructif!
Des travaux d’étanchéité très onéreux vont devoir être faits dans les parties communes. Le syndic a mandaté un bureau d’étude qui a fait réaliser 3 devis mais tous avec une même solution technique la plus chère (alors qu’il en existe deux autres moins chères et sachant que le syndic prend un honoraire correspondant à un pourcentage des travaux…).
– Est-ce légal de ne proposer au vote qu’une seule solution technique la plus chère sans alternatives ?
– Comment faire en tant que membre du conseil syndical pour exiger que d’autres solutions soient proposées avant le vote en AG ?
En vous remerciant pour vos conseils.
Cordialement
Bonjour
Le syndic n’est pas le seul qui soit habilité à proposer des devis.
Tous les copropriétaires, conseillers syndicaux inclus, peuvent proposer des devis alternatifs qu’ils auront été chercher eux mêmes.
Cordialement
Bravo pour votre assistance aux copropriétaires.
J’ose poser deux questions.
Lors d’une AG, par QUI (président de séance ou CS) et QUAND (avant l’élection du bureau ou après) les pouvoirs en blancs sont-ils distribués ? Quelle est la traçabilité quant à ces pouvoirs ?
Merci d’avance.
Bonjour
Merci pour vos compliments. Vous faites bien d’oser, cela permet de préciser, d’autant que votre question peut réellement aider d’autres internautes.
Lors d’une AG, une fois la feuille de présence de signée, la première chose à voter c’est le bureau de séance. Président, scrutateurs et secrétaire. Le président de séance ce n’est pas la même chose que président du conseil syndical, même si le président du conseil syndical peut être élu président de séance. Dès lors que le bureau est constitué, les pouvoirs éventuellement reçus en blanc par le syndic sont donnés au président de séance qui les distribue si besoin.
Le scrutateur doit à chaque vote vérifier que le secrétaire (en général le syndic) note bien sur le PV les votes tels que dans la réalité et qu’il prend bien en compte pouvoirs et votes par correspondance. S’il n’y a pas de scrutateur c’est le président de séance qui fait ça. Au final c’est la signature du président de séance qui atteste de la validité du PV c’est à dire qu’il retranscrit bien ce qui a été décidé en séance.
Concernant les pouvoirs en blanc, malheureusement il est matériellement possible qu’ils arrivent en blanc au bureau du syndic, mais qu’ils soient remplis avant d’arriver en séance. C’est pour cela que nous déconseillons absolument cette pratique des pouvoirs en blanc envoyés au syndic.
Le vote par correspondance est un pire aller. Le mieux est de donner son pouvoir à un voisin avec lequel on s’entend bien et on est d’accord. L’idéal étant de se rendre en AG évidemment !
Cordialement
Bonjour
Je souhaiterai donner la nu propriété d’un appartement à ma fille. Quels documents officiels je dois transmettre au Syndic afin De changer le nom du propriétaire de cet appartement ? Avec mes remerciements
Bonjour
L’acte notarié attestant du changement de propriétaire. Il faut l’envoyer en recommandé.
Cordialement
Si l’on souhaite demander le concours d’un huissier de justice lors du déroulement d’une A G, a t-on l’obligation de signaler sa présence avant le déroulement de cette AG
Bonjour
En AG il y a deux sortes de personnes. Soit celles qui ont de plein droit le droit d’y assister (copropriétaires et porteurs de pouvoirs), soit les invités.
L’AG est souveraine pour décider si elle souhaite la présence d’un invité et si elle lui donne le droit de participer aux débats.
Si vous invitez un huissier, il peut tout à fait être congédié par l’assemblée.
Si vous lui donnez votre pouvoir pour qu’il puisse rester, c’est vous qui devenez l’invité.
Ainsi, si vous ne voulez pas prendre le risque de payer l’huissier pour rien, il vaut mieux le demander avant.
Cordialement
Site très intéressant et réponses très claires. Merci.
Merci à vous d’avoir pris la peine de poster ce commentaire positif.
Cordialement.
Bonjour,
Merci pour votre site très instructif.
Membre du CS de notre copropriété, nous avons sur l’extranet fourni par notre syndic la liste des copropriétaires avec leurs adresses, mais nous suspectons que cette liste ne soit pas tenue à jour. En effet, certains propriétaires occupants nous confirment recevoir les courriers papier du syndic (pour ceux n’ayant pas choisi la dématérialisation), alors que la liste sur l’intranet indique pour ces personnes une ancienne adresse.
Sollicité pour avoir une liste à jour, le syndic nous renvoie à cette liste sur l’extranet, arguant qu’il remplit ainsi son obligation de communiquer la liste des copropriétaires et leurs adresses, et sans apporter de réponse sur le côté “à jour” de la liste.
Que pouvons-nous faire ?
Bien cordialement
Bonjour
Le syndic n’est effectivement pas tenu de tenir à jour la liste des copropriétaires sur l’extranet. Sa seule obligation est de communiquer (via l’extranet ou non) la feuille de présence, qui est la liste des propriétaires, de leur adresse postale et de leurs millièmes au jour de la dernière AG.
Cordialement.
Votre site est fort intéressant.
Pourriez vous me dire combien coûte une adhésion ?
Je suis présidente de conseil syndical et notre syndic nous ballade beaucoup, profitant de mon ignorance en matière de copropriété.
Par avance, merci
Bonjour
L’adhésion à l’assistance conseil illimitée dépend du nombre de lots de votre copropriété. Pour connaitre le tarif, vous pouvez entrer le nombre de lots dans le calculateur ICI
Au plaisir de vous compter bientôt parmi nos adhérents
Cordialement
Bonjour,
J’ai demandé une mise en concurrence du syndic en proposant un autre. Afin de faire connaitre ma proposition auprès des copropriétaires, j’ai envoyé par courrier une invitation aux copropriétaires pour assister à une réunion d’information.
Le syndic en place m’accuse de divulgation d’informations personnelles et me menace de poursuites judiciaires.
Est il possible d’avoir votre avis?
Merci
Bonjour
La feuille de présence est une annexe au procès verbal d’assemblée générale, tous les copropriétaires y ont accès. Le fait de contacter les autres copropriétaires n’est absolument pas une divulgation d’informations personnelles (sans préjuger de ce que votre lettre contenait comme informations). Il n’y a pas lieu de poursuites d’après les informations que vous nous donnez.
Cordialement
Je suis propriétaire dans ma 2e année d une copropriété de 87 Appt. J ai été elus membre du comité syndical. Le Mr qui est président depuis 2 et propriétaire depuis 15 ans est en copinage avec un jeune de 24 ans (collègue au travail) s est mis auto entrepreneur depuis 2021. Et comme par hasard ils ont fait monté le plafond de mise en concurrence à 800 euros au lieu de 500 euros. Du coup le syndic lui passe tous les devis / factures avec l approbation du président. Ce président ne fait jamais de réunion. Ils décident de TOUT tous les 2 et nous met devant le choix accompli par eux. Très malsain,
Des qu on propose quelque chose c est ; non je suis pas d accord. Et le syndic les appuie
En plus le syndic lors de la convocation pour l assemblée générale n a pas fournis en pièce jointe les devis des travaux à effectuer. Ils étaient en défaut de procédure. J’avais demandé au comptable les précédentes convocations pour voir si les pièces jointes y étaient mais il faut la sourde oreilles.
Comment faire et réussir ?
Bonjour
Le président du conseil syndical est désigné par le conseil syndical. Il y a déjà là une possibilité de remplacer ce monsieur.
Les membres du CS sont élus par l’AG, il y a là encore possibilité d’élire d’autres membres.
Vous êtes en droit de faire un rapport de fonctionnement du CS en AG de façon à ouvrir les yeux aux copropriétaires.
Cordialement