AG de copropriété : peut-on être convoqué par e-mail ?

Le simple e-mail va-t-il un jour totalement remplacer la lettre papier ?
Chaque étape nous en rapproche.
Mise à jour 2020.

Enfin la copropriété électronique !

Depuis le décret du 21 octobre 2015 (paru le 23.10.15), il est enfin légal en copropriété d’envoyer notifications et mises en demeure par voie électronique. La convocation à l’assemblée générale est une notification. Vous allez donc pouvoir être convoqué à l‘assemblée générale de copropriété par e-mail ou être mis en demeure de payer vos charges en recevant un simple courriel !
Les ménages français ont un taux d’accès à internet de plus de 80%. La sacro-sainte lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) peut commencer à laisser la place à l’e-mail !

Ce décret étant d’application immédiate, votre syndic doit vous en parler à la prochaine AG. La copropriété 2.0 est en marche !
Pour vous, CoproConseils décortique ce nouveau décret et ses conséquences concrètes.

Notifications et mises en demeures.

Quels sont les courriers pouvez vous désormais recevoir par e-mail ? Principalement notifications et mises en demeure, mais pas uniquement.
Vous trouverez la liste exhaustive des courriers concernés dans le lien suivant.
Nous n’entrerons pas dans les détails. Voyons les principales communications concernées.

Attention les points détaillés ci-dessous ne sont pas des nouveaux droits. Ces communications n’étaient auparavant valables qu’en recommandé AR. Elles sont désormais dématérialisables. Ce n’est pour autant pas une obligation.

Le syndic peut désormais par e-mail :

Le conseil syndical peut également par courrier électronique,

  • mettre en demeure le syndic de convoquer une assemblée générale si le syndic ne le fait pas dans les délais
    (en vertu de l’article 8 et 50 du décret de 67)
  • convoquer lui même une assemblée générale si le syndic ne le fait pas (mêmes articles)

Les copropriétaires peuvent enfin par courriel,

  • demander la mise à l’ordre du jour de la prochaine AG d’un point particulier comme par exemple l’examen d’un contrat de syndic concurrent en cas de renouvellement du syndic.

Tous les copropriétaires sont ils concernés ?

Oui et Non.

Recevoir des informations du syndic par e-mail ? Oui cela concerne potentiellement tous les copropriétaires. Mais évidemment la loi ne peut obliger les copropriétaires à posséder un ordinateur, un accès à internet et une adresse électronique. Elle ne peut pas non plus obliger les copropriétaires à donner leur adresse email à leur syndic. La LRAR n’a donc pas dit son dernier mot !

L’application de la copropriété 2.0 se fera sur la base du volontariat de la part des copropriétaires, par contre votre syndic lui est dans l’obligation de vous proposer le système.

Attention, ce n’est pas parce que votre syndic est dans l’obligation de vous proposer le système qu’il est dans l’obligation de l’utiliser !

Si vous souhaitez recevoir notifications et mises en demeure par voie électronique, il faut donc que le syndic obtienne un accord dûment signé de votre part, soit en AG, soit par … LRAR ! Si vous souhaitez imposer la communication par e-mail à votre syndic c’est plus compliqué.

Est-ce qu’un simple e-mail suffit ?

Non évidemment, un simple e-mail ne suffit pas. Il faut respecter la confidentialité. Il faut également prouver de manière absolue la bonne réception du courrier. Les délais légaux sont essentiels en copropriété. Il faut que ce soit une lettre recommandée électronique (LRE). Ce service est déjà proposé par plusieurs prestataires privés et par La Poste opérateur historique de distribution de courrier. Ce service est déjà utilisé depuis de nombreuses années dans d’autres secteurs. L’ article du code civil depuis 2005 et un décret d’application paru en 2011 prévoit les applications de l’e-mail à la place du courrier.

Quelles sont les étapes de la distribution d’un courrier électronique recommandé ?

Imaginons que votre syndic vous convoque à la prochaine AG par LRE :

  • Vous avez préalablement donné par écrit votre accord pour utiliser ce système dématérialisé et votre adresse e-mail à votre syndic.
  • Le prestataire tiers, chargé de la « distribution » des courriers électroniques recommandés a été choisi.
  • Le syndic dépose dans le document de convocation à la prochaine AG dans son espace électronique sécurisé et indique les adresses emails des destinataires.
  • Vous recevez de la part du prestataire un simple courriel vous informant qu’une LRE vous est destinée (le nom de l’expéditeur n’est pas connu. Exactement comme lorsque vous recevez un avis de passage du facteur dans votre boite aux lettres)
  • Vous cliquez pour indiquer que vous êtes d’accord pour recevoir ce courrier et vous choisissez si vous voulez le recevoir par courriel ou par voie postale classique.
  • Votre syndic est alors informé de votre accord qui vaut réception
  • Vous recevez alors le document par le moyen demandé. Il est réputé avoir été reçu au plus tard le lendemain de l’envoi. Certains systèmes peuvent également proposer l’utilisation d’un certificat de signature électronique à l’ouverture du document, mais c’est un service payant supplémentaire.
  • À noter que si vous demandez l’expédition par courrier papier, il y a des chances pour que ce service soit facturé directement par le prestataire tiers.
  • Le prestataire de service de courrier électronique recommandé conserve tous les documents qui transitent via ses services. La durée de conservation va dépendre du contrat signé avec ce prestataire tiers. Quoi qu’il en soit, le syndic reste responsable des archives du syndicat et se doit de conserver ces documents.

Comment choisir le prestataire et qui paie ?

A priori rien dans les textes officiels n’oblige le syndic à soumettre au vote de l’assemblée générale le choix du prestataire de courrier dématérialisé sécurisé. Néanmoins il est possible que le syndic compare les offres et vous demande de choisir. La majorité de l’article 24 s’applique.

Frais d’abonnement au service

C’est aux copropriétaires de payer les frais de communication liés aux notifications et mises en demeures. Il en a toujours été ainsi. Fondamentalement rien ne change.

Ainsi il est logique que les copropriétaires paient les frais d’abonnement au prestataire de courrier électronique recommandé. Le syndic règle la facture pour la copropriété. Il répartit ensuite ces frais en charges communes générales. La baisse des frais d’affranchissement et des forfaits administratifs devrait compenser ces frais supplémentaires.

Frais de mise sous pli

Les frais d’impression et de mise sous pli des courriers relatifs à la copropriété sont un coût forfaitaire. Ils sont inclus dans le forfait administratif ou forfait de gestion. Si une majorité de copropriétaires accepte le passage à la dématérialisation, le forfait peut théoriquement baisser. Si une partie, même restreinte, des copropriétaires décide de rester dans le monde du papier, ces frais continueront d’être répartis en charges communes générales.

Frais d’affranchissement

Les frais d’affranchissement ont toujours été à la charge des copropriétaires et au réel. Le syndic les répartissent en charges communes générales. Ces charges  sont appliquées au réel. Si leur coût baisse. Ils vont faire baisser les charges.  Les frais de mise en demeure eux sont totalement individualisés. Lorsque la mise en demeure concernera un copropriétaire ayant validé le mode électronique de transmission des notifications, le coût de la mise en demeure baisse. Pour autant, une mise en demeure est conçue comme une première amende au non paiement des charges. Par conséquent le syndic peut ne pas répercuter la baisse du prix de revient sur le montant de la mise en demeure. Détail à vérifier dans votre prochain contrat de syndic.

A noter pour être tout à fait complet à propos des tarifs : si au moment de recevoir une lettre recommandée électronique, vous optez finalement pour recevoir ce courrier sous format papier, les frais d’impression et d’expédition seront inévitablement à votre charge.

Globalement cela va-t-il permettre de faire baisser les charges de copropriété ?

Théoriquement le courriel est moins cher que le courrier ! Néanmoins il est certainement un peu trop tôt pour dire avec certitude que cela va permettre de faire baisser vos charges.

Une chose est certaine, si ce système se généralise, il permettra d’économiser des tonnes de papier, des litres d’encre, des heures de mise sous plis et des centaines de pannes de photocopieuses !

Pourquoi cette disposition a-t-elle mis si longtemps à voir le jour ?

Sujet maintes fois abordé par CoproConseils, le passage à la communication électronique en copropriété ressemblait un peu à l’arlésienne. La lettre recommandée électronique est possible depuis 2011. Pourquoi presque 5 ans pour que cette pratique franchisse le mur épais des pratiques de la copropriété ? En 2015, les communications par voies électroniques font totalement parties des mœurs. On peut payer ses impôts par internet, payer ses contraventions électroniquement ou même voter via son ordinateur, pourquoi la copropriété serait-elle un domaine plus difficile à faire passer à l’âge de l’informatique ?

A priori rien ne s’opposait à cette petite révolution, hormis le fait qu’elle n’a jamais semblé prioritaire aux législateurs.
Le monde de la copropriété avec ses recommandés et ses tonnes de photocopies semble de plus en plus dinosauresque face aux déferlement d’emails et de courriels qui abondent chaque jour dans nos boites aux lettres électroniques. La loi ALUR ayant pour objectif de profondément et durablement réformer le monde du logement et en particulier celui de la copropriété ne pouvait passer à côté de cet aspect.

Il ne tient désormais qu’à vous copropriétaires, de permettre la mise en œuvre réelle de ces mesures !

Mais qu’en est-il des autres courriers et communications faites par le syndic auprès des copropriétaires ?
Peut-il désormais envoyer toutes les lettres simples par courriel ?

Le syndic peut-il communiquer uniquement par courriel avec les copropriétaires ?

Nous venons de voir que le syndic peut envoyer notifications et mises en demeures par e-mail, à condition d’avoir l’aval des copropriétaires. Mais le syndic peut également envoyer d’autres courriers en lettre simple et notamment les appels de fonds.

Les courriers simples

La loi ne mentionne à aucun moment les courriers simples. Ni le courrier postal, ni le courrier électronique classique ne permet valablement devant la loi de prouver ni de son envoi ni de sa réception. Les courriers qui sont envoyés de manière “simples” ne sont donc pas opposables. La loi ne prévoyant rien, il semble logique que le syndic puisse les envoyer par voie électronique au lieu de la voie postale. Ne prévoyant rien, la loi n’oblige pas le syndic à obtenir un accord des copropriétaires en AG, même s’il semblerait logique de le faire. Pour les courriers simples il semblerait qu’une lettre ou un e-mail soit équivalent.

Par ailleurs, notons que les copropriétaires sont responsables de la mise à jour de leurs coordonnées auprès du syndic. Il en va de même pour les coordonnées électroniques ! Si votre copropriété décide de communiquer par email avec le syndic, veillez à ce que votre syndic ait bien une adresse électronique à jour vous concernant.

Les appels de fonds

Les appels de fonds sont à mi-chemin ! Ce sont des courriers simples, mais ils sont prévus par la loi !
En effet l‘article 35-2 du décret de 67 prévoit expressément que les appels de fonds doivent être envoyés en courrier simple. Que ce soient des appels de fonds ordinaires ou des appels de fonds hors budget prévisionnel, vous devez les recevoir dans votre boite aux lettres.

Jusqu’à la publication de l’ordonnance “copropriété” de 2019, la loi ne prévoyait pas l’envoi par e-mail. La mention “valablement envoyés par courrier électronique” n’était pas présente. Désormais, le syndic peut également envoyer les appels de fonds par e-mail, dans les conditions prévues pour les notification. Voir plus haut.

Si votre syndic n’envoie pas les appels de fonds selon le moyen que vous lui avez indiqué ; cela ne justifie aucunement que vous ne payiez pas vos charges ! Les charges sont exigibles le premier jour du trimestre, ce n’est pas la réception de l’appel de fonds qui les rend exigibles.

 

 

16 responses to “AG de copropriété : peut-on être convoqué par e-mail ?

  1. lopez says:

    Bonjour,
    cela fait presque 5 ans que j ai demandé a mon syndic de communiquer avec moi uniquement par email, que ce soit pour les convocations d AG, ou le payement des charges, etc et ils ne le font pas.
    Pire, ils m assassine avec de nombreux frais car je ne peux retirer les RAR qu ils m envoient.
    Peuvent ils vraiment me facturer ces frais ? et n ont ils pas l obligation de communiquer avec moi par email si j en fait la demande ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non ils n’ont pas l’obligation.
      Loi autorise les syndics à proposer aux copropriétaires de communiquer par email. Elle oblige le syndic à ne communiquer par mail que s’il a l’autorisation du copropriétaire. Mais cette autorisation ne vaut pas obligation.
      Cordialement

  2. Lahma says:

    Bonjour,
    Peut-on faire voter des travaux par mail? Notre syndic nous a envoyé une demande de travaux d’une copropriétaire a voté par mail.
    Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Le vote par correspondance n’est pas encore valable en copropriété. Il est en cours de validation, mais ne sera possible qu’en juin 2020 au plus tôt.
      Cependant il est possible que le syndic par cet intermédiaire demande leur avis aux copropriétaires pour que la copropriétaire en question se fasse une idée avant de mettre la question à l’ordre du jour.
      Cordialement

  3. Miceli says:

    J’ai besoin de savoir si un mail constitue une preuve comme une lettre recommandée AR. En effet j’ai constaté qu’il y a un trou juste devant la porte d’entrée de mon immeuble. Ce trou est dangereux pour la sécurité des habitants, quelqu’un pourrait tomber. Par chance, le gérant du syndic titulaire de la carte professionnelle passait justement dans la copropriété. Je lui ai signalé le trou, il a pris une photo et devait s’en occuper. Par précaution, j’ai envoyé un mail au secrétariat du syndic. Or à ce jour (une semaine plus tard) les travaux n’ont pas été faits et nous n’avons aucune nouvelle. Je veux donc être sûr que le mail constitue une preuve de ma demande, ou si seule une lettre recommandée AR peut servir de preuve.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non un mail n’est pas une preuve comme une LRAR.
      Mais vous savez qu’il est au courant puisqu’il a pris une photo.
      Une “preuve” est quelque chose qu’on utilise dans le cadre d’une procédure.
      Avez-vous l’intention de faire un procès à votre syndic ?
      Si vous souhaitez remettre en question sa carte professionnelle, il vous faudra un dossier plus conséquent que le délai écoulé entre un mail et son action !
      Peut être vaudrait-il mieux simplement le relancer et voir avec lui et avec le conseil syndical, les éléments qui ont retardé la mise en œuvre des travaux.
      Cordialement

  4. Joël R. says:

    Bonsoir,
    L’utilisation de la LREAR doit effectivement permettre de faire baisser les coûts pour les copropriétaires. Mais cela ne sera efficace que si le maximum de copropriétaires acceptent de s’y inscrire.
    Il y a en effet des réticents (et j’en fais parti jusqu’à ce que tous le fassent) qui ne le font pas car cela permet de continuer de recevoir en courrier recommandé l’ensemble des documents imprimés et reliés, sans actions et sans que cela coute directement puisque les frais restent répartis sur l’ensemble de la copropriété.

    Ma question : est-il possible de demander lors d’une AG à ce que l’on impose la LREAR comme fonctionnement de base à tous les copropriétaires et que le coût de l’envoi en courrier recommandé soit imputé uniquement à ceux qui ne veulent/peuvent pas y souscrire ?

    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      C’est efficace dès le premier copropriétaire, mais sensible sur le montant des charges uniquement si le plus grand nombre s’y met effectivement !
      La loi ALUR est claire ; les frais administratifs sont des charges communes générales. Donc les frais d’envois des notifications en recommandé qu’ils soient matériels ou électroniques doivent être répartis entre les copropriétaires aux tantièmes et aucun autre critère.
      Il faut donc convaincre le plus grand nombre pour faire baisser (un peu) les charges par cet intermédiaire.
      Cordialement

  5. Lacombe says:

    Bonjour,
    Décret du 21 octobre 2015.
    Nous sommes une petite copropriété de 8 lots organisée en syndic coopératif bénévole.
    Nous avons décidé en AG, à l’unanimité, que toute nos correspondances se feraient par courriels ordinaires, y compris les convocations AG et leur PV.
    Sommes-nous dans l’illégalité? Que risquons nous?
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Oui, là où la loi prévoit une “notification” cela signifie que ces envois doivent être faits en recommandé.
      Vous ne risquez rien tant que tout va bien dans le meilleur des mondes et que tout le monde s’entend bien.
      Si un jour un copropriétaire conteste, votre syndicat de copropriété aura systématiquement tord à cause de ce vice de forme.
      L’adhésion à CoproConseils pour un syndic bénévole dans une copropriété de 8 lots n’est pas onéreuse, payez-vous le “luxe” d’être accompagné par des professionnels pour éviter de faire trop d’écarts !
      Cordialement

  6. Stéphane Jourdan says:

    Bonsoir Quel est le décret qui oblige le syndic à proposer ces envois électroniques ? A partir de quelle date doit-il l’avoir fait ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Décret du 21 octobre 2015.
      Mais vous pouvez à tout moment, à titre individuel, demander, en recommandé, à recevoir vos notifications par voie électronique.
      Cordialement

  7. Olivier HANTZ says:

    Bonjour,
    mon syndic ne propose pas l’envoi des convocations et documents d’AG par courriel, or ceci m’intéresse beaucoup
    Existe-t-il des modèle de courrier pour faire cette demande ?
    Est ce que l’on doit attendre que le syndic le propose ou peut on le demander ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non il n’existe pas de modèles de lettres, par contre il faut forcément que ce soit en recommandé.
      Ce sont les articles 64 et 64-1 du décret de 67, modifiés par le décret du 21 octobre 2015, qui vous donnent le droit de demander l’envoi des notifications par voie électronique même lorsque le syndic ne le propose pas.
      Cordialement

  8. ZUBERBUHLER says:

    Bonjour. Peut-on obliger un syndic à envoyer les charges de copro par courrier postal. Merci pour votre réponse.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour Monsieur Zuberbuhler
      Merci pour votre question qui nous a permis de mettre notre article à jour puisque cette question précisément n’était pas traitée.
      Vous pouvez donc utilement le relire, surtout la fin.

      Oui vous pouvez tout à fait demander à votre syndic de recevoir les appels de fonds par courrier postal. Il semblerait même d’ailleurs qu’il ne soit pas possible que les recevoir par e-mail. En tout état de cause, faites savoir à votre syndic (de préférence par LRAR) que vous souhaitez, conformément à l’article 35-2 du décret de 67, recevoir vos appels de fonds par courrier. Il ne devrait pas s’y opposer.
      Cordialement.

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