Copropriété : le syndic peut-il communiquer par email ?

Vous êtes nombreux à vous étonner d’avoir reçu une information de la part de votre syndic “uniquement par mail”.
A-t-il le droit de communiquer par courrier électronique avec vous ?

Désormais oui, un syndic peut communiquer avec les copropriétaires par email.
Il peut envoyer les appels de fonds, même convoquer l’AG par mail.
Mais attention, il y a des règles. Il ne peut pas décider tout seul de passer au tout électronique.  Lisez cet article pour en savoir plus …
Mise à jour 2020.

Bienvenue dans la copropriété électronique !

Est-ce la fin du papier comme moyen de communication ?
Il semble bien que la copropriété prenne cette direction, tout comme le reste de la société.
Chaque année la poste distribue 10% de moins de courrier que l’année précédente avec un record à -20% pendant le COVID. En 2019, selon l’OCDE, les ménages français ont un taux d’accès à internet de 90%. La communication par email est donc plus courante désormais que le courrier.

La dématérialisation en copropriété touche deux domaines. Le stockage de documents et la communication. Pour le stockage de documents, merci de vous reporter à notre article sur l’extranet.

Concernant la communication, un syndic peut être amené à communiquer à plusieurs niveaux avec les copropriétaires. Il peut envoyer de simples informations. C’est l’équivalent d’une lettre simple. Il peut également être amené à “notifier” un ou des copropriétaires. C’est l’équivalent des lettres recommandées. Deux textes importants sont parus à ce propos.

Qu’est ce qu’une “notification” ?

Dans le code de la copropriété, le terme de notification est souvent utilisé. Cela veut dire que l’envoi doit être fait en recommandé avec accusé de réception. Un copropriétaire est “notifié”, lorsque le syndic se donne les moyens de savoir si le copropriétaire a bien reçu l’information.

Les principales notifications en copropriété sont :

  • convocation
  • procès-verbaux
  • assignations
  • mises en demeures

Vous trouverez la liste exhaustive des courriers concernés dans le lien suivant.

Vous allez donc pouvoir être convoqué à l‘assemblée générale de copropriété par e-mail ou être mis en demeure de payer vos charges en recevant un simple courriel !

Notifications et mises en demeures.

Attention les points détaillés ci-dessous ne sont pas des nouveaux droits. Ces communications n’étaient auparavant valables qu’en recommandé AR. Elles sont désormais dématérialisables. Ce n’est pour autant pas une obligation. Peut ne veut pas dire doit. Le syndic peut continuer à communiquer “à l’ancienne” !

Le syndic peut désormais par e-mail :

Le conseil syndical peut également par courrier électronique,

  • mettre en demeure le syndic de convoquer une assemblée générale si le syndic ne le fait pas dans les délais
    (en vertu de l’article 8 et 50 du décret de 67)
  • convoquer lui même une assemblée générale si le syndic ne le fait pas (mêmes articles)

Les copropriétaires peuvent enfin par courriel,

  • demander la mise à l’ordre du jour de la prochaine AG d’un point particulier comme par exemple l’examen d’un contrat de syndic concurrent en cas de renouvellement du syndic.
  • voter par correspondance depuis la mise en place du formulaire de vote par correspondance en juin 2020.

Est-ce qu’un simple e-mail suffit ?

Non évidemment, un simple email ne suffit pas. Même avec l’accusé de réception proposé par certains logiciels de messagerie.

Il faut que ce soit une lettre recommandée électronique (LRE). Ce service est déjà proposé par plusieurs prestataires privés et par La Poste opérateur historique de distribution de courrier. Ce service est déjà utilisé depuis de nombreuses années dans d’autres secteurs. L’ article du code civil depuis 2005 et un décret d’application paru en 2011 prévoit les applications de l’e-mail à la place du courrier.

Qu’est ce qu’un recommandé électronique ?

Une lettre recommandée (papier ou électronique) permet d’attester que :

  1. un destinataire identifié a bien reçu un courrier
  2. de la part d’une expéditeur identifié
  3. à une date donnée.

En déposant un courrier LRAR papier en bureau de poste, on valide ces trois paramètres.
Comment s’assurer que ces trois paramètres soient également validés dans le cadre du dépôt d’un courrier recommandé par voie électronique ?

Vérification de l’identité de l’expéditeur :

Dans le cas d’un courrier électronique, par définition la présence physique de l’expéditeur n’est pas vérifiable. Par conséquent il faut attester de son identification de manière électronique. Un “certificat de signature électronique qualifié” ou d’un “cachet électronique qualifié” est l’outil qui permet d’attester d’une identité électronique.
Pour cela, il faut passer par un “prestataire de lettre recommandée électronique“.
C’est une pratique qui est désormais courante. C’est par exemple un certificat de signature électronique qui vous permet de certifier votre  déclaration annuelle des revenus. Notre métier n’est pas de faire de la publicité pour des prestataires. Mais l’opérateur historique de distribution du courrier en France propose un service de courrier recommandé électronique parfaitement adapté et efficace.

Votre syndic aura forcément une identité numérique certifiée. Si ce n’est déjà le cas. Et a fortiori s’il décide de se faciliter la vie et de traiter tous ses recommandés par voie électronique.

Vérification de l’identité du destinataire :

Lors de la distribution d’un courrier recommandé, le facteur vérifie l’identité du destinataire. Dans le cadre d’un courrier électronique, il faut un moyen équivalent de vérification de l’identité du destinataire.
S’y ajoute selon l’article L 100 du code des postes et communications, le fait que le destinataire “doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques”.
Ce dispositif ne pourra donc être mis en œuvre que sur la base du consentement des copropriétaires.
Le syndic ne pourra en aucun cas vous obliger à recevoir désormais les notifications de manière électronique.

Votre syndic aura deux possibilités :

  • Le prestataire peut imprimer le courrier. Le courrier cesse alors d’être dématérialisé.  Le recommandé reprend le circuit normal de distribution. C’est alors le facteur qui valide l’identité du destinataire tout à fait classiquement.
  • Si le courrier reste dématérialisé tout au long de son acheminement jusqu’au destinataire, alors le destinataire doit être identifié électroniquement. Les certificats d’identification électronique permettent aussi bien de valider l’identité d’un expéditeur que d’un destinataire.

Un syndic ayant un compte certifié chez un prestataire courrier électronique aura parmi les services proposés, accès à un carnet d’adresse certifié … chez le même prestataire. Car pour l’instant, il n’existe pas encore d’instance de certification “universelle”.

Problème, plusieurs règlementations sont actuellement en cours de mise en œuvre et les solutions techniques ne sont pas totalement déployées.
En réalité à ce jour (mi 2018), ce n’est qu’une demi lettre recommandée électronique qui est possible. L’expéditeur n’a plus besoin d’aller à la poste, mais la poste vient tout de même au destinataire !

Vérification de la date d’émission :

Toutes les opérations électroniques portent automatiquement une date. Extrêmement précise qui plus est !
C’est donc certainement un des aspects de la certification qui sera le moins difficile à mettre en œuvre.
La date d’émission, plus que la date de réception, est importante en copropriété. Avec ce système il n’y aura plus de délai, qui quelques fois porte à confusion, entre le moment de l’impression de la lettre et le moment où elle est déposée au bureau de poste.

En copropriété il y a une étape supplémentaire. Le consentement des copropriétaires.

Les étapes de la lettre recommandée électronique en copropriété

Imaginons le cas d’une convocation à la prochaine AG par LRE (lettre recommandée électronique); Voilà quel doit être son parcours :

  • Vous avez préalablement donné par écrit votre accord pour utiliser ce système dématérialisé et votre adresse e-mail à votre syndic.
  • Le prestataire tiers, chargé de la « distribution » des courriers électroniques recommandés a été choisi.
  • Le syndic dépose dans le document de convocation à la prochaine AG dans son espace électronique sécurisé et indique les adresses emails des destinataires.
  • Ces copropriétaires reçoivent un mail dans leur boite aux lettres électroniques les informant qu’un document est à leur disposition dans leur compte chez le prestataire de courrier électronique.
  • Ils se connectent avec leur compte certifié et accèdent au document.
  • Le fait d’ouvrir ce document émet automatiquement un accusé de réception qui est envoyé électroniquement sur le compte du syndic.
  • Votre syndic est alors informé de votre accord qui vaut réception
  • Chez certains prestataires, moyennant finances, vous avez la possibilité de choisir de recevoir le document sous format papier.
  • Le prestataire de service de courrier électronique recommandé conserve tous les documents qui transitent via ses services. La durée de conservation va dépendre du contrat signé avec ce prestataire tiers. Quoi qu’il en soit, le syndic reste responsable des archives du syndicat et se doit de conserver ces documents.

Comment choisir le prestataire et qui paie ?

A priori rien dans les textes officiels n’oblige le syndic à soumettre au vote de l’assemblée générale le choix du prestataire de courrier dématérialisé sécurisé. Néanmoins il est possible que le syndic compare les offres et vous demande de choisir. La majorité de l’article 24 s’applique.

Frais d’abonnement au service

C’est aux copropriétaires de payer les frais de communication liés aux notifications et mises en demeures. Il en a toujours été ainsi. Fondamentalement rien ne change.

Ainsi il est logique que les copropriétaires paient les frais d’abonnement au prestataire de courrier électronique recommandé. Le syndic règle la facture pour la copropriété. Il répartit ensuite ces frais en charges communes générales. La baisse des frais d’affranchissement et des forfaits administratifs devrait compenser ces frais supplémentaires.

Frais de mise sous pli

Les frais d’impression et de mise sous pli des courriers relatifs à la copropriété sont un coût forfaitaire. Ils sont inclus dans le forfait administratif ou forfait de gestion. Si une majorité de copropriétaires accepte le passage à la dématérialisation, le forfait peut théoriquement baisser. Si une partie, même restreinte, des copropriétaires décide de rester dans le monde du papier, ces frais continueront d’être répartis en charges communes générales.

Frais d’affranchissement

Les frais d’affranchissement ont toujours été à la charge des copropriétaires et au réel. Le syndic les répartissent en charges communes générales. Ces charges  sont appliquées au réel. Si leur coût baisse. Ils vont faire baisser les charges.  Les frais de mise en demeure eux sont totalement individualisés. Lorsque la mise en demeure concernera un copropriétaire ayant validé le mode électronique de transmission des notifications, le coût de la mise en demeure baisse. Pour autant, une mise en demeure est conçue comme une première amende au non paiement des charges. Par conséquent le syndic peut ne pas répercuter la baisse du prix de revient sur le montant de la mise en demeure. Détail à vérifier dans votre prochain contrat de syndic.

A noter pour être tout à fait complet à propos des tarifs : si au moment de recevoir une lettre recommandée électronique, vous optez finalement pour recevoir ce courrier sous format papier, les frais d’impression et d’expédition seront inévitablement à votre charge.

Le syndic peut-il communiquer uniquement par courriel avec les copropriétaires ?

Nous venons de voir que le syndic peut envoyer notifications et mises en demeures par e-mail, à condition d’avoir l’aval des copropriétaires. Mais le syndic peut également envoyer d’autres courriers en lettre simple et notamment les appels de fonds.

Les courriers simples

La loi ne mentionne à aucun moment les courriers simples. Ni le courrier postal, ni le courrier électronique classique ne permet valablement devant la loi de prouver ni de son envoi ni de sa réception. Les courriers qui sont envoyés de manière “simples” ne sont donc pas opposables. La loi ne prévoyant rien, il semble logique que le syndic puisse les envoyer par voie électronique au lieu de la voie postale s’il trouve ça plus pratique. Ne prévoyant rien, la loi n’oblige pas le syndic à obtenir un accord des copropriétaires en AG, même s’il semblerait logique de le faire. Pour les courriers simples il semblerait qu’une lettre ou un e-mail soit équivalent.

Par ailleurs, notons que les copropriétaires sont responsables de la mise à jour de leurs coordonnées auprès du syndic. Il en va de même pour les coordonnées électroniques ! Si votre copropriété décide de communiquer par email avec le syndic, veillez à ce que votre syndic ait bien une adresse électronique à jour vous concernant.

Les appels de fonds

Les appels de fonds sont à mi-chemin ! Ce sont des courriers simples, mais ils sont prévus par la loi !
En effet l‘article 35-2 du décret de 67 prévoit expressément que les appels de fonds doivent être envoyés en courrier simple. Que ce soient des appels de fonds ordinaires ou des appels de fonds hors budget prévisionnel, vous devez les recevoir dans votre boite aux lettres.

Jusqu’à la publication de l’ordonnance “copropriété” de 2019, la loi ne prévoyait pas l’envoi par e-mail. La mention “valablement envoyés par courrier électronique” n’était pas présente. Désormais, le syndic peut également envoyer les appels de fonds par e-mail, dans les conditions prévues pour les notification. Voir plus haut.

Si votre syndic n’envoie pas les appels de fonds selon le moyen que vous lui avez indiqué ; cela ne justifie aucunement que vous ne payiez pas vos charges ! Les charges sont exigibles le premier jour du trimestre, ce n’est pas la réception de l’appel de fonds qui les rend exigibles.

Tous les copropriétaires sont ils concernés ?

Oui et Non.

Recevoir des informations du syndic par e-mail ? Oui cela concerne potentiellement tous les copropriétaires. Mais évidemment la loi ne peut pas obliger les copropriétaires à posséder un ordinateur, un accès à internet et une adresse électronique. Elle ne peut pas non plus obliger les copropriétaires à donner leur adresse email à leur syndic. La LRAR papier n’a donc pas dit son dernier mot !

L’application de la copropriété 2.0 se fera sur la base du volontariat de la part des copropriétaires, par contre votre syndic lui est dans l’obligation de vous proposer le système.

Attention, ce n’est pas parce que votre syndic est dans l’obligation de vous proposer le système qu’il est dans l’obligation de l’utiliser ! Contrairement à l’extranet.

Si vous souhaitez recevoir notifications et mises en demeure par voie électronique, il faut donc que le syndic obtienne un accord dûment signé de votre part, soit en AG, soit par … LRAR ! Si vous souhaitez imposer la communication par e-mail à votre syndic c’est plus compliqué.

Le syndic peut-il transmettre mes coordonnées électroniques aux autres copropriétaires ?

Le corolaire à cette question : comment faire pour que le syndic me transmette les emails des autres copropriétaires ?
A priori seul le syndic possède la liste et les contacts de tous les copropriétaires. A ce propos vous pouvez lire notre article sur ce sujet spécifique.

Le syndic n’a pas à transmettre votre email aux autres copropriétaires sur simple demande. Ni même aux membres du CS. Les coordonnées des copropriétaires figurent sur la feuille de présence. Ainsi, lorsque les copropriétaires ont donné leur accord pour recevoir les notifications par voie électronique, alors la feuille de présence peut également faire mention de l’adresse électronique.

Attention “peut” ne signifie pas “doit”.

Cela va-t-il permettre de faire baisser les charges de copropriété ?

Théoriquement le courriel est moins cher que le courrier ! Néanmoins il est certainement un peu trop tôt pour dire avec certitude que cela va permettre de faire baisser vos charges.

Une chose est certaine, si ce système se généralise, il permettra d’économiser des tonnes de papier, des litres d’encre, des heures de mise sous plis et des centaines de pannes de photocopieuses !
Par contre, il participe à la multiplication des données numériques qu’il faut gérer et stocker et qui n’est pas non plus totalement sans impact.

 

 

 

22 responses to “Copropriété : le syndic peut-il communiquer par email ?

  1. Peyraque says:

    Bonjour,
    Peut-on demander l’annulation d’une assemblée générale de copropriété,si nous avons reçu la convocation par courrié electronique recommandé,bien que n’ayons pas donné au syndic l’autorisation de procéder ainsi ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Vous pouvez contester la validité de la convocation devant un tribunal. Ensuite seul le juge est à même de décider des conséquences.
      Cordialement

  2. Anonyme says:

    Bonjour,
    Est ce que c’est légal d’imposer cette année une AG UNIQUEMENT par correspondance? Sans débat possible. Légalement impossible de décider aucun débat?nous devons débattre sur les résolutions.
    Nous sommes dans un litige et pas dès moindre de cette prise de décision par une et une UNIQUEMENT personne le président du syndic bénévole de ma copropriété.
    Celui ci après envoi des convocations en dématérialisé, a prit la décision d’annuler la visioconférence fixée annulation visioconférence par un simple message sur la plateforme (les gens sont mécontents de la date et l’heure aucune concertation décision unilatérale) un jour de semaine et une heure qui sort du raisonnable qui obligerai à finir à plus de 00h.
    En ce temps de crise sanitaire qu’est ce qui est prévu par la loi concernant les AG à tenir après clôture des comptes?
    Merci de votre réponse.
    Cordialement.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Oui, il est légalement possible de tenir une AG uniquement par correspondance. C’est une mesure dérogatoire due à la crise COVID. Vous pouvez lire notre article à ce propos.
      Cordialement

  3. Nom anonyme says:

    Bonjour,

    Qui peut demander le détail de comptes grand livre,balance…?
    Un copropriété?
    Ou faut t il la demande de plusieurs copropriétaires?

    Pour information, nous sommes passés en syndic coopératif depuis peu.

    Merci de votre retour.

    Cordialement.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour Anonyme !
      La réponse à vos questions est dans l’article suivant : communication des documents relatifs à la copropriété
      Cordialement

  4. lopez says:

    Bonjour,
    cela fait presque 5 ans que j ai demandé a mon syndic de communiquer avec moi uniquement par email, que ce soit pour les convocations d AG, ou le payement des charges, etc et ils ne le font pas.
    Pire, ils m assassine avec de nombreux frais car je ne peux retirer les RAR qu ils m envoient.
    Peuvent ils vraiment me facturer ces frais ? et n ont ils pas l obligation de communiquer avec moi par email si j en fait la demande ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non ils n’ont pas l’obligation.
      Loi autorise les syndics à proposer aux copropriétaires de communiquer par email. Elle oblige le syndic à ne communiquer par mail que s’il a l’autorisation du copropriétaire. Mais cette autorisation ne vaut pas obligation.
      Cordialement

  5. Lahma says:

    Bonjour,
    Peut-on faire voter des travaux par mail? Notre syndic nous a envoyé une demande de travaux d’une copropriétaire a voté par mail.
    Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Le vote par correspondance n’est pas encore valable en copropriété. Il est en cours de validation, mais ne sera possible qu’en juin 2020 au plus tôt.
      Cependant il est possible que le syndic par cet intermédiaire demande leur avis aux copropriétaires pour que la copropriétaire en question se fasse une idée avant de mettre la question à l’ordre du jour.
      Cordialement

  6. Miceli says:

    J’ai besoin de savoir si un mail constitue une preuve comme une lettre recommandée AR. En effet j’ai constaté qu’il y a un trou juste devant la porte d’entrée de mon immeuble. Ce trou est dangereux pour la sécurité des habitants, quelqu’un pourrait tomber. Par chance, le gérant du syndic titulaire de la carte professionnelle passait justement dans la copropriété. Je lui ai signalé le trou, il a pris une photo et devait s’en occuper. Par précaution, j’ai envoyé un mail au secrétariat du syndic. Or à ce jour (une semaine plus tard) les travaux n’ont pas été faits et nous n’avons aucune nouvelle. Je veux donc être sûr que le mail constitue une preuve de ma demande, ou si seule une lettre recommandée AR peut servir de preuve.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non un mail n’est pas une preuve comme une LRAR.
      Mais vous savez qu’il est au courant puisqu’il a pris une photo.
      Une “preuve” est quelque chose qu’on utilise dans le cadre d’une procédure.
      Avez-vous l’intention de faire un procès à votre syndic ?
      Si vous souhaitez remettre en question sa carte professionnelle, il vous faudra un dossier plus conséquent que le délai écoulé entre un mail et son action !
      Peut être vaudrait-il mieux simplement le relancer et voir avec lui et avec le conseil syndical, les éléments qui ont retardé la mise en œuvre des travaux.
      Cordialement

  7. Joël R. says:

    Bonsoir,
    L’utilisation de la LREAR doit effectivement permettre de faire baisser les coûts pour les copropriétaires. Mais cela ne sera efficace que si le maximum de copropriétaires acceptent de s’y inscrire.
    Il y a en effet des réticents (et j’en fais parti jusqu’à ce que tous le fassent) qui ne le font pas car cela permet de continuer de recevoir en courrier recommandé l’ensemble des documents imprimés et reliés, sans actions et sans que cela coute directement puisque les frais restent répartis sur l’ensemble de la copropriété.

    Ma question : est-il possible de demander lors d’une AG à ce que l’on impose la LREAR comme fonctionnement de base à tous les copropriétaires et que le coût de l’envoi en courrier recommandé soit imputé uniquement à ceux qui ne veulent/peuvent pas y souscrire ?

    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      C’est efficace dès le premier copropriétaire, mais sensible sur le montant des charges uniquement si le plus grand nombre s’y met effectivement !
      La loi ALUR est claire ; les frais administratifs sont des charges communes générales. Donc les frais d’envois des notifications en recommandé qu’ils soient matériels ou électroniques doivent être répartis entre les copropriétaires aux tantièmes et aucun autre critère.
      Il faut donc convaincre le plus grand nombre pour faire baisser (un peu) les charges par cet intermédiaire.
      Cordialement

  8. Lacombe says:

    Bonjour,
    Décret du 21 octobre 2015.
    Nous sommes une petite copropriété de 8 lots organisée en syndic coopératif bénévole.
    Nous avons décidé en AG, à l’unanimité, que toute nos correspondances se feraient par courriels ordinaires, y compris les convocations AG et leur PV.
    Sommes-nous dans l’illégalité? Que risquons nous?
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Oui, là où la loi prévoit une “notification” cela signifie que ces envois doivent être faits en recommandé.
      Vous ne risquez rien tant que tout va bien dans le meilleur des mondes et que tout le monde s’entend bien.
      Si un jour un copropriétaire conteste, votre syndicat de copropriété aura systématiquement tord à cause de ce vice de forme.
      L’adhésion à CoproConseils pour un syndic bénévole dans une copropriété de 8 lots n’est pas onéreuse, payez-vous le “luxe” d’être accompagné par des professionnels pour éviter de faire trop d’écarts !
      Cordialement

  9. Stéphane Jourdan says:

    Bonsoir Quel est le décret qui oblige le syndic à proposer ces envois électroniques ? A partir de quelle date doit-il l’avoir fait ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Décret du 21 octobre 2015.
      Mais vous pouvez à tout moment, à titre individuel, demander, en recommandé, à recevoir vos notifications par voie électronique.
      Cordialement

  10. Olivier HANTZ says:

    Bonjour,
    mon syndic ne propose pas l’envoi des convocations et documents d’AG par courriel, or ceci m’intéresse beaucoup
    Existe-t-il des modèle de courrier pour faire cette demande ?
    Est ce que l’on doit attendre que le syndic le propose ou peut on le demander ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non il n’existe pas de modèles de lettres, par contre il faut forcément que ce soit en recommandé.
      Ce sont les articles 64 et 64-1 du décret de 67, modifiés par le décret du 21 octobre 2015, qui vous donnent le droit de demander l’envoi des notifications par voie électronique même lorsque le syndic ne le propose pas.
      Cordialement

  11. ZUBERBUHLER says:

    Bonjour. Peut-on obliger un syndic à envoyer les charges de copro par courrier postal. Merci pour votre réponse.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour Monsieur Zuberbuhler
      Merci pour votre question qui nous a permis de mettre notre article à jour puisque cette question précisément n’était pas traitée.
      Vous pouvez donc utilement le relire, surtout la fin.

      Oui vous pouvez tout à fait demander à votre syndic de recevoir les appels de fonds par courrier postal. Il semblerait même d’ailleurs qu’il ne soit pas possible que les recevoir par e-mail. En tout état de cause, faites savoir à votre syndic (de préférence par LRAR) que vous souhaitez, conformément à l’article 35-2 du décret de 67, recevoir vos appels de fonds par courrier. Il ne devrait pas s’y opposer.
      Cordialement.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *