Comment contacter les autres copropriétaires ?

Vous souhaitez contacter les autres copropriétaires, mais vous ne connaissez pas leur adresse.
Comment faire ?

Mise à jour 2019 suite à parution du décret 503 du 23 mai 19

En temps normal, il n’est pas nécessaire que les copropriétaires connaissent les coordonnées les uns des autres. Le syndic se charge de transmettre les informations aux copropriétaires. Il choisit le mode de communication adapté (courriel, courrier ou courrier recommandé) selon son importance et selon les habitudes de la copropriété.

Néanmoins les copropriétaires ont quelques fois besoin de se concerter et de communiquer sans passer par le syndic.
Le plus souvent cela arrive lorsque les copropriétaires ont déjà des relations tendues ou pas très bonnes avec le syndic en place.

  • préparer un changement de syndic à la prochaine AG
  • diffuser un droit de réponse en cas de différend avec le syndic
  • etc…

Peut-on contacter les autres copropriétaires sans passer par le syndic ?

Bien évidemment il n’est pas interdit aux copropriétaires de se réunir sans en informer le syndic.
Les copropriétaires ont le droit de communiquer par courrier ou par courriel sans que le syndic en soit informé.

Cela est relativement aisé dans les petites copropriétés où la plupart des copropriétaires habitent sur place. Mais cela devient compliqué dans les grands ensembles où une bonne partie des habitants sont des locataires. Comment faire pour contacter les copropriétaires qui n’habitent pas sur place ? Seul le syndic connait toutes les adresses.

Le syndic n’a pas à communiquer les coordonnées des autres copropriétaires.

Effectivement, si vous demandez à votre syndic de vous communiquer les coordonnées d’un propriétaire de votre immeuble. Il y a toutes les chances pour qu’il vous dise qu’il n’a pas le droit de le faire. A fortiori depuis la loi RGPD, il va se draper dans la protection des données personnelles ! Cela ne tient pas. Et encore moins depuis la publication du décret du 23 mai 2019.

La feuille de présence.

Il existe un document sur lequel sont consignées toutes les coordonnées des copropriétaires.
C’est la feuille de présence. Ce document est une annexe du procès verbal d’assemblée générale. (article 14 de la loi de 65)

La loi offre indirectement aux copropriétaires deux moyens d’y avoir accès.

Deux articles l’y obligent :

L’article 21 de la loi de 1965 prévoit que le conseil syndical peut demander copie au syndic de tout document relatif à la copropriété dont il pourrait avoir besoin. La feuille de présence de la dernière assemblée générale fait partie des documents relatifs à la copropriété.

L’article 33 de la loi de 65 prévoit que le syndic délivre, en les certifiant, une copie des PV d’AG ainsi que des annexes au copropriétaire qui en fait la demande. La feuille de présence étant une annexe du au PV d’AG (article 14), elle est concernée par l’article 33. Attention cela se fait aux frais du copropriétaire.

Comment exiger du syndic qu’il communique la feuille de présence ?

Concrètement, dans la plupart des cas, le syndic rechigne à communiquer la feuille de présence aux copropriétaires. Cela ne signifie en général rien de bon pour lui lorsque les copropriétaires souhaitent entrer en contact les uns avec les autres en dehors de son contrôle.

  • Il faut avertir le syndic que vous souhaitez la communication de ce document pour lui laisser le temps de le préparer.
  • Si le syndic a l’obligation de présenter le document pour consultation et de fournir copie au membre du conseil syndical qui en fait la demande, il n’est nulle part noté que la copie doive être gratuite !
  • Le syndic n’a aucune obligation de vous communiquer ces documents quels qu’ils soient par courrier. Il doit simplement les mettre dans ses bureaux, à la disposition du conseil syndical, aux heures et jours entendus avec le conseiller syndical demandeur.
  • Cette demande est habituellement plus couramment couronnée de succès lorsqu’elle est faite dans le cadre de l’article 21 c’est à dire par un membre du conseil syndical.

Je ne suis pas au conseil syndical, puis-je avoir accès à la feuille de présence ?

Théoriquement oui. Mais dans la pratique il est beaucoup plus courant de voir les copropriétaires se voir refuser l’accès à la feuille de présence.
Plusieurs cas de jurisprudence montrent malgré tout que c’est illégal. Il est même arrivé qu’une assemblée générale se voit annulée du fait de ce refus.

Néanmoins, comme souvent, les syndics comptent sur le fait que rares sont les copropriétaires qui vont aller devant les tribunaux pour une feuille de présence. Et tout le temps de la procédure sera du temps de gagné.

Y a-t-il d’autres moyens ?

Le décret d’application de la loi ALUR du 23 mai 2019 en donne un nouveau. Le législateur a décidé que la liste de tous les copropriétaires doit être disponible sur l’espace en ligne sécurisé de la copropriété accessibles aux seuls membres du conseil syndical à partir du 1er juillet 2020.
Même si le décret du 23 mai précise simplement “liste de tous les copropriétaires”, cela signifie liste avec les coordonnées. En effet l’article 3 fait clairement référence à l’article 32 du décret de 67 qui stipule que la liste doit contenir leur état civil ainsi que leur domicile.
Cet alinéa précise également qu’il est fait mention de l’adresse électronique si le copropriétaire donne son accord.
Nous conseillons donc aux conseillers syndicaux dès 2020 d’exiger du syndic qu’il demande l’accord des copropriétaires pour faire figurer leur adresse mail.

Simple liste

Que faire si la feuille de présence communiquée par le syndic ne contient pas les coordonnées ?
Il faut rappeler au syndic ses obligations contenue à  l’article 32 du décret de 67.
Lorsque le syndic délivre une copie d’un document relatif à la copropriété , il doit délivrer une copie certifiée conforme à l’original.
Si le syndic se permet de modifier la feuille avant de vous la communiquer c’est contraire aux textes.
Si malgré tout le document est certifié conforme alors vous pouvez porter l’affaire devant les tribunaux.

Quels recours si le syndic refuse ?

La loi prévoit ENFIN, de contraindre les syndics a s’exécuter. En effet, le 23 mai 2019 est paru le décret 503 d’application de la loi ELAN qui fixe les pénalités de retard en cas de non transmissions de pièces relatives à la copropriété.

Les pénalités sont assez décevantes, mais elles ont le mérite d’exister.
15€ par jour de retard. Ces pénalités ne sont exigibles que si le syndic dépasse un mois de retard.

 

NB. Merci à Viviane pour ses remarques judicieuses concernant cet article.

 

 

 

21 responses to “Comment contacter les autres copropriétaires ?

  1. Ferez says:

    Bonjour,
    Tout d’abord, je vous remercie pour votre article très interessant.
    J’ai une question concernant justement la RGPD. Notre copropriété n’a, à ce jour, plus de syndic car celui ne nous a pas reconvoqués pour sa réélection.
    Un procédure de demande d’annulation d’AG est en cours, celle ci a été faite dans le délai légal de 2 mois. Pour autant, des appels de fond pour des travaux de facades ont tout de meme été lancé avant ce délai.
    Après la fin de son contrat, le syndic continue a envoyer des lettres de relance au copropriétaires ayant du retard dans leur charges.
    Il a également mandaté un avocat pour la defense de la copropriété bien qu’il ne soit plus sous contrat.
    Autre point, voulant faire du forcing 3 mois après pour être réélu et “effacer” son ingérance, il soutient 1 co propriétaire pour la presentation de son devis lors d’une future AG demandée par ce meme propriétaire. Celui ci nous a avoué qu’il avait eu les coordonnées de l’ensemble des copropriétaires par ce dits syndic qui n’est plus sous contrat. Est ce legal? comment un syndic qui n’est plus sous contrat peut il communiquer des données personnelles? Quid de la RGPD dans ce cas de figure?
    Je tiens à préciser que la liste des participants a la dernière AG n’avait pas été jointe au au PV d’AG.
    Je vous remercie par avance pour votre réponse.
    Bien cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Ce n’est pas automatiquement parce que le syndic n’a pas convoqué d’AG, que son mandat est automatiquement caduc.
      La procédure d’annulation de l’AG à condition qu’elle soit faite devant un tribunal dans les règles de l’article 42, n’est pas suspensive.
      Si votre syndic continue de procéder au recouvrement des charges et à défendre la copropriété par l’intermédiaire d’un avocat, peut être que son mandat n’est tout simplement pas terminé. Il faut vérifier la date calendaire sur le dernier contrat signé.
      Quant aux coordonnées des copropriétaires et à savoir si c’est protégé par la nouvelle loi RGPD. Si vous voulez contester cette opération, cela ne peut là encore, l’être que devant un tribunal.
      Cordialement

  2. Nathaniel says:

    Bonjour,
    Je suis président du conseil syndical de notre immeuble depuis peu et notre syndic refuse de nous fournir les fiches de paies de notre gardien en nous adressant la réponse suivante: “Nous profitons de ce mail, pour vous informer qu’en vertu de la loi « informatique et libertés du 06.01.1978 modifiée par la loi du 06.08.2004 a été remplacée le 25.05.2018 par le règlement sur la protection des données et la loi n°2018-493 du 20.06.2018 relative à la protection des données personnelles dite IL3 » nous ne sommes plus autorisé à vous transmettre les fiches de paies du salarié de votre copropriété. En conséquence, lors de la vérification des comptes, ces fiches de paie ne seront pas consultables.”
    Qu’en est il ? Info ? Intox?
    Que dis réellement la loi ?
    Merci d’avance pour votre aide

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Peut être pas intox, mais mauvaise interprétation de la loi RGPD !
      L’article 21 de la loi de 65 est formel ; le conseil syndical doit pouvoir avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété. La loi ELAN du 24 novembre en a rajouté une couche en précisant qu’au bout d’un mois si le syndic n’a pas donné suite à une demande de transmission de document émanant du conseil syndical, il peut s’appliquer des pénalités de retard. Celles-ci ne sont pour autant pas encore définie. Nous sommes en attente du décret d’application.
      Cordialement

  3. jean louis martin says:

    Bonjour!

    Je veux contacter les co-propriétaires de l’immeuble dans lequel j’ai un appartement pour discuter, hors syndic, de la construction d’un ascenseur dans l’immeuble! Pouvez vous me dire quels sont les éléments OBLIGATOIRES (Téléphone? Adresse?) qui doivent être portés sur la feuille de présence de l’assemblée générale? Le syndic ne mentionne, sur cette feuille, que le nom précédé de MR ou Mme! Pas de prénom, pas d’adresse, pas de N° de téléphone…

    Avec mes remerciements!

    Bien cordialement!

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      La feuille de présence qui est une annexe du procès verbal d’assemblée générale, doit comporter la liste des lots de la copropriété avec en face de chaque numéro de lot, le nom du propriétaire, ses millièmes et son adresse postale.
      Cordialement

  4. DALMASSO says:

    Bonsoir,
    Un membre du Conseil syndical peut-il fournir copie d’un pv du Conseil syndical à un copropriétaire qui le lui demande?
    Merci par avance pour votre réponse

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      A priori oui, il n’y a aucun texte qui l’interdit.
      Il y a même des copropriétés où les comptes rendus de conseils syndicaux sont affichés dans la copropriété.
      cordialement.

  5. Thibaut says:

    Bonjour,

    Je comprends que tout copropriétaire peut avoir la liste de présence, sans passer par le conseil syndical.
    Mais est-ce que tout copropriétaire peut, par exemple, demander au syndic des précisions sur le contrat d’assurance habitation de l’immeuble sans passer par le conseil syndical ? En effet, nous n’avons pas confiance dans le président du conseil syndical. Comment puis-je vérifier par moi-même, par exemple, une franchise pour bris de verre ?
    question valable pour toute autre prestation que nous payons en tant que copropriétaire et qui fait l’objet de contrats écrits…
    Merci !

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Pour un “simple” copropriétaire qui n’est pas au conseil syndical la loi prévoit trois moyens d’accéder à la documentation de la copropriété dont font partie tous les contrats que le syndic a pu signer au nom de la copropriété.
      – le conseil syndical : mais a priori c’est une option qui ne s’offre pas à vous
      – l’intranet : la loi a prévu l’obligation de l’intranet, mais le décret n’a pas précisé quels étaient les documents qui devaient être mis en ligne. Certains syndics mettent les contrats. Vérifiez donc dans un premier temps ce que contient l’intranet de la copro.
      – une fois par an, le syndic donne accès à ces documents. La date et l’heure de consultation sont prévus au contrat du syndic et vous devez en retrouver le détail dans le PV de la dernière AG
      Enfin vous pouvez tout simplement demander à votre syndic d’y avoir accès en prenant rendez-vous avec le gestionnaire de votre copropriété, mais là par contre ce n’est pas une obligation.
      Cordialement

  6. cabirol says:

    Bonjour,
    Le syndic a refusé de donner une copie de la feuille de présence à un membre du conseil syndical en prétextant que sur le PV il y avait la liste des copropriétaires. Tout le monde sait qu’il n’y a pas les coordonnées des copropriétaires sur le PV et que seule la feuille de présence en fait état.
    Comment contraindre le syndic à s’exécuter et y-a-t-il sanction pour non communication ?
    Je vous en remercie.
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Re-bonjour,
      S’il s’agit du même syndic que pour la question précédente, on peut dire qu’il les cumule !
      Il est totalement illégal de refuser la feuille de présence à un membre du CS.
      La feuille de présence n’a pas de caractère de confidentialité en vertu d’une réponse ministérielle bien établie et l’article 33 du décret du 20 avril indique clairement que le conseil syndical doit avoir accès à TOUS les documents relatifs à la copropriété.
      Vous pouvez lui envoyer une (seconde) LRAR voire une sommation par voie d’huissier
      Ceci dit, avec un tel syndic, nous ne pouvons que vous proposer d’adhérer à CoproConseils !!
      Très cordialement

  7. Netcat says:

    Bonjour,

    Mise en cause personnellement dans un email du syndic aux autres copropriétaires, j’ai envoyé ma réponse au syndic mais il refuse de la diffuser. Puis je l’obliger à publier ce droit de réponse?
    Vous remerciant d’avance

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Oui vous pouvez l’y obliger. C’est un droit de réponse. C’est dans le code civil. Indiquez lui que s’il s’y soustrait vous prendrez un avocat. Et n’hésitez pas à le faire si c’est le cas.
      Cordialement

  8. Arminda MARY says:

    Bonjour,
    Comment obtenir un PV d’AG ayant eu lieu après la mutation du bien si le syndic refuse de vous l’adresser?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      il n’y a aucune raison que vous ayez accès aux documents de la copropriété alors que vous n’êtes plus copropriétaire.
      La seule solution que vous ayez est qu’un copropriétaire avec qui vous auriez gardé contact dans la copro, vous en laisse l’accès. Mais officiellement vous n’avez aucun recours.
      Cordialement

  9. Ingrid D. says:

    Bonjour,
    Je viens de recevoir une convocation pour la première AG d’une toute nouvelle copropriété de 50 appartements.
    J’ai acheté un appartement en VEFA dont je prendrais possession le lendemain de l’AG.
    Il s’agit de l’achat d’un premier appartement c’est donc tout nouveau pour moi.
    Toutefois, ces derniers mois j’ai commencé à me renseigner un peu à travers certains articles.
    Et en lisant le document de la future AG certains points m’ont déjà fait un peu tiqué et questionné sur ce futur syndic.
    Est-il possible d’entrer en contact avec les autres futurs copropriétaires avant la réunion ?
    Comment élire un conseil syndical, quand nous nous rencontrons tous pour la première fois le jour de l’AG… ?
    Et concernant les questions à l’ordre du jour (hormis vote du budget-point déjà très important…), j’avais expliqué au promoteur que je souhaitais dès le départ faire poser un store (terrasse en plein sud sur Montpellier), vais-je devoir attendre un an pour pouvoir faire ma demande où dois-je déjà contacté ce syndic provisoire pour faire la demande le jour J ?
    Beaucoup d’interrogations donc,
    Avec mes excuses pour la longueur de ce post.
    Bien cordialement.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Effectivement il n’est pas facile d’élire les membres du conseil syndical quand on ne connait personne. La première AG doit aussi servir à cela. Il faut que vous preniez le temps de discuter et de faire connaissance. N’hésitez pas vous même à vous porter candidate. C’est certainement au sein du CS qu’on a le plus de chances de comprendre ce qui se passe dans notre copropriété.
      Faites également attention à ne donner mandat au syndic et au conseil syndical que pour un an. C’est essentiel !
      Concernant la liste des autres copropriétaires, elle existe. Elle est en la possession du syndic provisoire qui a l’obligation de la tenir à jour. Vous pouvez la lui demander.
      Pour ce qui est de votre store. Vous avez demandé au promoteur de la mettre à l’odj de la première assemblée et finalement votre question n’y figure pas ?
      Si vous avez fait cette demande en LRAR. Il est fautif et vous pouvez l’obliger à faire un rectificatif. Si vous l’avez demandé oralement, alors ce n’est pas possible. Sauf si votre AG est à plus de 21. Dans ce cas il est toujours possible d’envoyer votre LRAR maintenant et il sera dans l’obligation d’envoyer un ordre du jour complémentaire.
      Sinon, dernière solution, demander à convoquer à vos frais une assemblée générale extraordinaire avec comme seul point à l’ordre du jour votre autorisation. Attention, cette dernière solution risque d’être très onéreuse.
      Cordialement

  10. Mme Djerbi le gal annick says:

    Bonjour je viens d emménager dans u’ immeuble de 25 appartements et je veux contacter le conseil syndicale et par un intermédiaire il m a été répondu que le conseil syndicale ne voulait pas donner ses coordonnées est ce légal j ai moi même été dans deux conseils syndicaux et nous avions l obligation de donner nos coordonnées personnelles

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      C’est surtout très étonnant !
      Le Conseil Syndical est là pour faire le lien entre le syndic et les copropriétaires. Il a pour tâche de faire remonter au syndic les informations qui lui sont transmises par les copropriétaires. Il semble beaucoup plus difficile de réaliser ces missions de base sans être en contact avec les copropriétaires !
      Il est effectivement possible que le conseil syndical ne communique pas ses coordonnées personnelles, mais il a obligation de rendre possible le fait que les copropriétaires le contacte. Par exemple en proposant une permanence, ou bien en ayant une adresse mail dédiée ou toute autre solution.
      Le nom des membres du conseil syndical est obligatoirement précisé dans le dernier PV d’assemblée générale qui a du vous être remis par l’ancien propriétaire.
      Vous pouvez demander au syndic la communication de la feuille de présence pour connaître leur adresse.
      Mais surtout essayez de savoir pour quelle raison votre conseil syndical voudrait éviter que les copropriétaires ne puisse le contacter !!
      Cordialement

  11. viviane says:

    Bonjour,

    La feuille de présence est bel et bien accessible à TOUT copropriétaire qui en fait la demande et pas uniquement aux membres du conseil syndical (qui ont effectivement droit à TOUS les documents). Elle est une annexe au PV d’AG (article 14 décret 1967) et le syndic est tenu de délivrer le PV et ses annexes à tout copropriétaire qui en fait la demande, sans que celui-ci ait à justifier d’un quelconque motif (article 33 décret 1967).
    Ce qui a été maintes fois confirmé par les tribunaux : cassation 4 janvier 1996N° de pourvoi: 94-12167, cassation 28 février 2006, N° de pourvoi: 05-12992 ,

    Et à quoi on peut rajouter qu’aucune confidentialité n’a à être évoquée, et qu’il n’est donc pas question de la caviarder pour en enlever les adresses. Adresses qu’on peut déjà voir quand on assiste à l’AG. Et caviardage dont on peut se demander comment, alors, la feuille de présence pourrait être conforme à l’original.

    réponse ministérielle 20 juin 2006 JO assemblée nationale, question n°89837

    Et c’est bien normal. Comment, sinon, savoir si Monsieur Dupont, bailleur qui ne vient jamais aux AG, a oui ou non donné son mandat à madame durant, conseillère syndicale despotique et/ou à la botte du syndic, qui avec ses collègues cumule tous les mandats de tous les bailleurs ?

    même les bailleurs censés avoir donné leur mandat ne peuvent pas savoir qu’ils l’ont fait sans la feuille de présence tant qu’on les fait toujours voter comme la majorité, puisque seuls les noms des opposants et absentionnistes figurent sur le PV……

    Au point que le refus de délivrance peut entrainer l’annulation de l’aG : cassation 18 février 2014
    N° de pourvoi: 13-10307

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