Le syndic peut-il refuser de communiquer des documents ?

Votre syndic refuse de vous communiquer des documents relatifs à votre copropriété ? Quels sont vos droits ?

Selon que vous soyez membre du conseil syndical ou simple copropriétaire, vos droits sont différents.
Mais globalement, si vous êtes copropriétaire, vous devez pouvoir consulter les documents de votre copropriété.

Vous êtes membre du conseil syndical

C’est le cas le plus simple. Le conseil syndical doit avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété.

L’accès aux documents de la copropriété est un moyen donné au conseil syndical pour mener à bien sa mission.

Régulièrement, ce droit est affirmé et renforcé chaque fois qu’une loi importante impacte le code de la copropriété.

Pourtant la communication des documents au conseil syndical continue d’être un sujet de friction avec les syndics et un sujet récurrent de questions à CoproConseils.

Droit d’avoir accès à tous les documents et d’en obtenir copie.

Deux textes fondamentaux du code de la copropriété régissent ce droit. Ils prévoient la transmission des documents relatifs à la copropriété aux membres du conseil syndical qui en font la demande. Aucune condition spécifique n’est requise. Il suffit que le conseil syndical le demande.

Article 21 de la loi de 65

Le conseil syndical « peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. Le conseil syndical reçoit,  sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat ».

Article 26 du décret de 67

« Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l’article 21, de la loi du 10 juillet 1965 ».

La loi ELAN et les pénalités de retard

Enfin la loi ELAN a apporté une pierre supplémentaire et essentielle à l’édifice. Elle instaure des pénalités de retard en cas de non transmission des pièces au conseil syndical.

Le décret 503 paru le 23 mai 2019 définit enfin les pénalités applicables au syndic en cas de retard.
ENFIN un moyen de contraindre le syndic à fournir les documents demandés, comme par exemple la feuille de présence !
Il ne faut pas s’emballer : la contrainte est relativement légère !
La pénalité est de 15€ par jour de retard … exigible uniquement si le syndic dépasse le délai d’un mois !

Quels sont les documents concernés par l’article 21 ?

La réponse est simple ; tous !
Il n’y a aucun texte d’aucune sorte qui saurait limiter la communication des documents relatifs à la copropriété au conseil syndical qui en ferait la demande. Y compris ceux qui contiennent des données personnelles. Les éléments se rapportant au gardien concierge également. Même le contrat de travail.

Certains syndics souhaitent utiliser le RGPD pour soustraire un certain nombre de document de cette liste extensive. Ce n’est pas valable.

Ce droit d’accès s’applique à tous les documents concernant le syndicat des copropriétaires détenus par le syndic : aucune possibilité que le syndic oppose à cette demande une quelconque « clause de confidentialité »… Y compris en ce qui concerne la liste à jour des copropriétaires avec leur adresse (réponse ministérielle n°18365 J.O.A.N. Q, 2 avril 1990, page 1544).

Et la feuille de présence ?

C’est bien souvent sur la feuille de présence que la question se pose. En effet, elle permet au conseil syndical d’avoir les coordonnées des autres copropriétaires. Oui elle fait partie des documents relatifs à la copropriété qui doivent être remis au CS qui en fait la demande. Voir l’article à ce propos.

Vous êtes simple copropriétaire

Si vous n’êtes pas membre du conseil syndical deux types de limites s’opposent à la communication des documents relatifs à la copropriété.

Accès à vos comptes

Les copropriétaires qui ne sont pas membres du conseil syndical peuvent avoir accès, à n’importe quel moment de l’année, à seulement deux types de documents :

  • Les documents qui les concernent en propre (comptes) et
  • ceux qui concernent l’ensemble des copropriétaires (exemple règlement de copropriété – factures – carnet d’entretien – diagnostic technique etc..)

Par contre vous n’avez pas accès aux comptes des autres copropriétaires.

Néanmoins cela ne veut pas dire à votre convenance et immédiatement. Il faut prendre contact avec votre gestionnaire et se mettre d’accord sur le jour et l’heure où vous pourrez avoir accès aux documents. Mais il ne peut pas vous le refuser.

Accès à des dates et heures précises

Ensuite, tout copropriétaire même non membre du CS, peut avoir accès à l’ensemble des documents relatifs à la copropriété mais seulement à un moment précis de l’année. Ce moment est défini en AG.

En AG de l’année N, le syndic propose (et l’assemblée générale se prononce) sur une date et des heures durant lesquelles les copropriétaires pourront vérifier les comptes. Ce moment doit être prévu entre la convocation à l’AG et la tenue de l’AG. Il doit également être spécifié dans la convocation à l’AG.

Exemple : “les copropriétaires pourront procéder à la vérification des comptes de la copropriété le vendredi avant la tenue de l’assemblée générale entre 14h et 17h.” Donc si votre AG est prévue le mardi 9 juin, le vendredi 5 après midi, vous avez le droit d’accéder aux documents de la copropriété. Si votre copropriété comporte beaucoup de lots, vous pouvez en AG demander au syndic d’accroitre la plage horaire ou de proposer plusieurs jours.

Tous les documents ?

Oui tous, mais étant donné que les syndics ont tendance à considérer que la vérification des comptes se limite à un pointage des factures, il ne mettra vraisemblablement à votre disposition que les factures. Si vous souhaitez avoir accès à d’autres documents, nous vous conseillons de prendre contact avec lui au préalable pour lui préciser la liste des documents auxquels vous voulez avoir accès.
C’est ce que font systématiquement les experts CoproConseils afin d’éviter d’avoir à fixer un nouveau rendez-vous.

Mise à jour octobre 2020 concernant la fiche synthétique

Le décret du 7 octobre 2020 élargit le principe des pénalités de retard à la fiche synthétique de la copropriété.

Tous les copropriétaires, qu’ils soient ou non membre du conseil syndical, peuvent demander au syndic la transmission de la fiche synthétique de la copropriété. Ce n’est pas nouveau.
Ce qui est nouveau c’est que le syndic peut être condamné à des pénalités en cas de retard dans la transmission de cette fiche au copropriétaire qui en fait la demande. Cette disposition est applicable à partir du 10 octobre. Les pénalités s’appliquent dans les mêmes conditions que celles décrites ci-dessus concernant le conseil syndical. Elles sont de 15€ par jour de retard. Ce n’est applicable qu’à partir d’un mois de retard.

Que veut dire avoir accès aux documents et en obtenir copie ?

« j’ai fait un mail au syndic pour lui demander le document, il ne m’a pas répondu »

C’est bien souvent la récrimination des copropriétaires.

« avoir accès aux documents et en obtenir copie » ne signifie aucunement que le syndic doive vous envoyer par retour de mail ou de courrier tous les documents que vous pouvez lui demander par mail ou téléphone ou même en LRAR.
Cela signifie simplement qu’il ne peut pas vous en refuser l’accès ni la copie.
Autrement dit il faut se mettre d’accord avec le gestionnaire, sur un jour et une heure de rendez-vous durant laquelle il mettra les documents à votre disposition. Si vous en voulez une photocopie, il pourra vous la faire … et vous la facturer !

En aucun cas vous ne pouvez exiger d’emporter les documents.
Mais de nos jours avec les smartphones il n’est pas difficile d’en faire une copie.

Accès dématérialisé.

Notez que depuis la loi ELAN l’extranet est obligatoire en copropriété. A chaque nouveau texte la liste des documents qui doivent y figurer s’allonge.
Il faut garder bon espoir. Un jour tout sera consultable de manière dématérialisée et cet article sera sans objet !
En attendant si vous voulez savoir quels documents doivent figurer sur l’extranet de votre copropriété à partir du 1er juillet 2020, lisez notre article.

Que faire si le syndic refuse ?

Mettez le syndic en demeure (lettre recommandée précisant l’article de loi) de vous permettre d’accéder aux documents sous 30 jours. Précisez que sans quoi 15 € par jour de retard seront prélevés de ses honoraires.

Accessoirement, cherchez un autre syndic !

12 responses to “Le syndic peut-il refuser de communiquer des documents ?

  1. DUFOUR says:

    Bonjour,
    Je suis présidente du conseil syndical d’une copropriété de 3 immeubles représentant 54 copropriétaires. Le conseil syndical se constitue en tout et pour tout de 5 membres, dont 1 arrivé récemment et qui s’évertue à contester tout et n’importe quoi et à faire un travail de sape auprès des autres copropriétaires. Le but étant de chercher l’affrontement. Comment doit-on réagir sans entrer dans son jeu qui lui donnerait raison. Merci de bien vouloir me conseiller.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      La question que vous posez dépasse largement le cadre du droit de la copropriété. Cette personne a été élue au sein du conseil syndical son mandat est valable. Elle a le droit de participer aux réunions de travail du conseil syndical. Si vous pensez que ce membre du CS ne participe pas correctement au travail du CS, il faut le faire savoir aux copropriétaires pour qu’ils évitent de l’élire à nouveau à la prochaine AG.
      Cordialement

  2. stephane says:

    Bonjour
    En tant que simple propriétaire je demande au syndic une copie du contrat d’entretien de la copropriété (entreprise de nettoyage)
    Le syndic refuse de me la fournir.
    A t’il le droit

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Oui et non !
      Effectivement le syndic n’est pas obligé de fournir aux copropriétaires des copies des documents relatifs à la copropriété à tout moment de l’année. En tant que copropriétaire vous avez le droit d’avoir accès à ce document et à tous les autres au moment de la vérification des comptes aux jours et heures précisés dans la convocation à l’AG et déterminés lors de l’AG précédente.
      Néanmoins désormais les contrats qui lient la copropriété à un fournisseur doivent figurer dans l’extranet de votre copropriété. Vous devriez donc y avoir accès à n’importe quel moment.
      Cordialement

  3. Daniela says:

    Bonsoir,
    Les enfants d’une copropriétaire souhaitent voir les comptes bancaires d’une année antérieure mais ils ne sont pas les tuteurs légal de leur maman. Ont ils le droits d’avoir un accès sur les comptes du Syndic ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Il n’est pas nécessaire d’être juridiquement déclaré tuteur pour avoir accès à des documents à la place d’un copropriétaire. Un simple mandat suffit.
      Cordialement

  4. Matthieux says:

    Bonjour,
    Je suis en cours d’achat d’un appartement mais le syndic ne répond ni à moi ni à mon notaire lorsque nous leur demandons les documents nécessaires à la signature de la promesse de vente. Que puis-je faire ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      C’est normal.
      Vous n’êtes pas propriétaire le syndic ne vous doit aucun document
      Vis à vis du notaire, le syndic n’a comme obligation que celle de transmettre son état daté
      Si vous voulez en savoir plus sur la copropriété (ce qui est plus que normal avant d’acheter) c’est au vendeur de vous transmettre les documents (a minima règlement de copro et trois derniers pv d’AG)
      Cordialement

  5. Gilles says:

    Je suis membre du conseil syndical et le syndic ne veut pas me fournir la feuille de presence en argant qu’il lui faut une demande de l’ensemble du conseil syndical et non pas d’un seul membre.
    Est il dans son droit ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Non c’est totalement faux.
      Chaque membre du CS pris individuellement a le droit d’avoir accès à l’ensemble des documents relatifs à la copropriété.
      Cordialement

  6. Bernadette says:

    je suis copropriétaire je peux demande photocopies des dépenses et comptes de la copropriété? car on ne sais pas quand nous pourrons faire notre assemblée notre syndic veut profite que nous sommes en situation particulière donc sans conseil syndical .pour retarder au maximum assembleé cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Le conseil syndical peut demander la mise à disposition de tous les documents relatifs à la copropriété tout au long de l’année, mais ce n’est pas le cas des simples copropriétaires. Effectivement le syndic peut profiter du fait que vous n’avez pas de CS. Par ailleurs, le syndic n’est en rien obligé de vous fournir des photocopies des dits documents.
      Cordialement

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