Restitution des documents, pièces, fonds et archives par l’ancien syndic

Le syndic sortant est responsable des fonds et documents de la copropriété. Ces documents appartiennent au syndicat des copropriétaire. Le syndic est responsable de leur restitution lorsqu’il n’est plus syndic. Il doit assurer leur transmission au nouveau syndic.

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Quelles règles s’appliquent pour la restitution de toutes les archives du syndicat ?

L’ordonnance “copropriété” du 30 octobre 2019 a raccourci notablement changé les règles en la matière. Tout d’abord elle a raccourci les délais de restitution des pièces. Et elle a introduit un recours pour la copropriété au cas où l’ancien syndic ne s’exécuterait pas.

Le texte en vigueur reste l’article 18-2 de la loi de 1965 modifié par l’ordonnance ELAN. Ces dispositions sont valables à partir du 1er juin 2020.

Quels sont les délais prévus par la loi ?

Deux semaines

Dans les 15 jours de la fin de son mandat, le syndic doit transmettre les éléments bancaires essentiels.

La loi précise que le syndic doit très rapidement transmettre les coordonnées de la banque, la situation de trésorerie et les numéros des comptes. Le nerf de la guerre ! Il est évident que si certains dossiers urgents sont à traiter, ils doivent faire partie des premiers éléments donnés par l’ancien syndic au nouveau.

Un mois

Dans le mois qui suit la fin de son mandat, le syndic sortant doit transmettre au nouveau syndic l’ensemble des archives de la copropriété.  C’est l’essentiel de la restitution. Il n’y a pas de distinguo entre archives. Impossible de prétexter donner les archives dites “dormantes” plus tard.
Parmi ces éléments figurent les archives dématérialisées. La loi précise que ces archives dématérialisées doivent faire l’objet d’une restitution dans un format lisible et imprimable. Ces archives sont progressivement appelées à être de plus en plus importantes. Il faudra peut être que la loi évolue à ce propos.

Trois mois

Dans un délai de trois mois, le syndic doit restituer l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui du syndicat après apurement et clôture.
Cette notion d’apurement et clôture a été ajoutée pour permettre au nouveau syndic de repartir sur un nouvel exercice, même si les comptes n’ont pas été approuvés.
Si les comptes du précédent syndic n’ont pas été approuvés, le nouveau syndic doit les reprendre et les présenter à nouveau. Cela peut donner lieu à rémunération complémentaire conformément au nouveau contrat de syndic type.

Le syndic doit une restitution complète des archives

En pratique, il en va souvent autrement. Les syndics sortants se débarrassent volontiers du dossier immédiatement disponible. Puis ils traînent des pieds pour la suite de la restitution. C’est anormal mais relativement compréhensible. C’est un travail à fonds perdus puisque la gestion de la copropriété leur a été retirée.

Si le syndic sortant reste sourd à toutes les réclamations amiables, puis à une mise en demeure, alors la loi prévoit un recours possible devant les tribunaux. L’alinéa 3 de l’article 18-2 sus-cité prévoit que le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au président du TGI d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds.  La Cour de cassation (3^e chambre civile arrêt du 3 nov 2011) a considéré que le syndicat des copropriétaires avait également qualité pour agir en justice au même titre que ceux désignés dans les textes.

Le syndic est responsable des archives

Autre pratique courante des syndics sortants pour éviter d’avoir à rassembler et transmettre des pièces, ils déclarent ne pas posséder les pièces demandées. La même chambre de la Cour de cassation a déjà eu l’occasion notamment en 2004 et 2007 de réaffirmer la responsabilité du syndic sortant en ce qui concerne les pièces et documents. Idem pour la loi ALUR plus récemment. S’il ne possède pas les documents demandés il a la responsabilité de les rechercher et de les adresser au nouveau syndic sauf s’il peut prouver (et une simple déclaration ne suffit pas) que les pièces n’existent pas ou plus, et sauf s’il peut démontrer qu’il ne peut pas les obtenir.

Attention, dans le cas d’une externalisation de la gestion des archives de la copropriété, le syndic sortant a la responsabilité d’avertir la société de gestion.