Restitution des pièces et fonds par l’ancien syndic

Le syndic sortant est responsable des fonds et documents de la copropriété. Ces documents appartiennent au syndicat des copropriétaire. Le syndic est responsable de leur restitution lorsqu’il n’est plus syndic. Il doit assurer leur transmission au nouveau syndic.

Vous voulez changer de syndic ? Ou bien vous avez déjà changé de syndic.
Quelles règles s’appliquent pour la restitution de toutes les archives du syndicat ?

L’ordonnance “copropriété” du 30 octobre 2019 a raccourci notablement changé les règles en la matière. Tout d’abord elle a raccourci les délais de restitution des pièces. Et elle a introduit un recours pour la copropriété au cas où l’ancien syndic ne s’exécuterait pas.

Le texte en vigueur reste l’article 18-2 de la loi de 1965 modifié par l’ordonnance ELAN. Ces dispositions sont valables à partir du 1er juin 2020.

Quels sont les délais prévus par la loi ?

Deux semaines

Dans les 15 jours de la fin de son mandat, le syndic doit transmettre les éléments bancaires essentiels.

La loi précise que le syndic doit très rapidement transmettre les coordonnées de la banque, la situation de trésorerie et les numéros des comptes. Le nerf de la guerre ! Il est évident que si certains dossiers urgents sont à traiter, ils doivent faire partie des premiers éléments donnés par l’ancien syndic au nouveau.

Un mois

Dans le mois qui suit la fin de son mandat, le syndic sortant doit transmettre au nouveau syndic l’ensemble des archives de la copropriété.  C’est l’essentiel de la restitution. Il n’y a pas de distinguo entre archives.
Parmi ces éléments figurent les archives dématérialisées. La loi précise que ces archives dématérialisées doivent faire l’objet d’une restitution dans un format lisible et imprimable. Ces archives sont progressivement appelées à être de plus en plus importantes. Il faudra peut être que la loi évolue à ce propos.

Deux mois

Le délai de deux mois persiste, mais il ne s’applique qu’à des pièces comptables qui demandent un peu de travail de la part du syndic sortant.
Doivent donc clore la restitution des fonds l’état des comptes de la copropriété et des copropriétaires après apurement et clôture.

Le syndic doit une restitution complète des archives

En pratique, il en va souvent autrement. Les syndics sortants se débarrassent volontiers du dossier immédiatement disponible. Puis ils traînent des pieds pour la suite de la restitution. C’est anormal mais relativement compréhensible. C’est un travail à fonds perdus puisque la gestion de la copropriété leur a été retirée.

Si le syndic sortant reste sourd à toutes les réclamations amiables, puis à une mise en demeure, alors la loi prévoit un recours possible devant les tribunaux. L’alinéa 3 de l’article 18-2 sus-cité prévoit que le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au président du TGI d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds.  La Cour de cassation (3e chambre civile arrêt du 3 nov 2011) a considéré que le syndicat des copropriétaires avait également qualité pour agir en justice au même titre que ceux désignés dans les textes.

Le syndic est responsable des archives

Autre pratique courante des syndics sortants pour éviter d’avoir à rassembler et transmettre des pièces, ils déclarent ne pas posséder les pièces demandées. La même chambre de la Cour de cassation a déjà eu l’occasion notamment en 2004 et 2007 de réaffirmer la responsabilité du syndic sortant en ce qui concerne les pièces et documents. Idem pour la loi ALUR plus récemment. S’il ne possède pas les documents demandés il a la responsabilité de les rechercher et de les adresser au nouveau syndic sauf s’il peut prouver (et une simple déclaration ne suffit pas) que les pièces n’existent pas ou plus, et sauf s’il peut démontrer qu’il ne peut pas les obtenir.

Attention, dans le cas d’une externalisation de la gestion des archives de la copropriété, le syndic sortant a la responsabilité d’avertir la société de gestion.

24 responses to “Restitution des pièces et fonds par l’ancien syndic

  1. Natalye says:

    Bonjour,
    J’ai acheté l’appartement de l’ancien président syndic bénévole de notre copro en décembre 2021. Ce dernier ne nous a laissé aucun document. Suite à son silence et surtout à sa mauvaise foi, nous avons fait notre AG annuel au cours de laquelle j’ai été élue présidente. La banque de notre syndic ne nous a toujours pas donné accès aux comptes alors que cela fait 3 semaines qu’ils sont détenteur du PV de la l’AG me nommant présidente.

    De plus, des travaux d’envergure d’électricité avec ENEDIS ont été voté à l’AG de février 2021. Lors de la visite et le jour de la signature de mon achat il m’a confirmé que ces travaux étaient en cours mais que suite au COVID ENEDIS avait pris beaucoup de retard. (en fait ENEDIS n’a jamais reçu de réponse de la part de mon vendeur qui était président de la copro malgré 9 mails sans parler des appels téléphoniques restés vains) Mon vendeur s’est bien gardé de m’informer qu’il fallait tout remettre aux normes dont la création d’un local technique (maçonnerie) et ralliement électrique à chaque appartement : donc maçonnerie et électricien privé à la charge des proprios, car ENEDIS prend en charge sa partie.
    Ma question est donc : des travaux votés en AG avant mon achat sont il quand même à ma charge ???

    Je vous remercie beaucoup de votre réponse et vous souhaite une bonne soirée
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Lorsque des travaux sont votés, ils sont à la charge de celui qui est propriétaire à la date d’exigibilité.
      Ensuite c’est un accord à trouver entre l’ancien propriétaire et le nouveau et à inscrire devant notaire dans les conditions de la vente.
      Cordialement

  2. Sebastien says:

    Bonjour
    Je suis actuellement syndic bénévole de ma copropriété. L’ancien syndic (commercial) reste sourd et muet quand a mes relance de transfert des fonds sur le nouveau compte de la copropriété. Nous les avons révoqués fin octobre et a ce jour ce fût déjà un marasme ne serait ce que pour la récupération des archives. Quels sont les recours légaux a ma disposition afin que je récupère les fonds ?
    Je vous remercie

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Lorsque le passage de relais se fait parce qu’un syndic bénévole a été élu à la place d’un syndic professionnel, le syndic sortant n’a pas à garder quoi que ce soit concernant la copropriété. Il est rare qu’ils se fassent tirer l’oreille car le passage devant un tribunal ne leur est jamais favorable. Par contre lorsqu’il s’agit d’une révocation, il est impossible de vous conseiller sans avoir plus d’éléments sur le dossier. N’hésitez pas à prendre un quart d’heure de téléconsultation avec un expert.
      Cordialement

  3. Christelle says:

    Bonjour,

    Nous avons changé de syndic au 01/01/2022 et avons réglé nos appels de fonds à l’ancien syndic jusqu’au 31/12/2021.
    Est ce que l’ancien syndic doit nous rembourser un éventuel trop perçu (notamment facture d’eau comprise dans les charges) ?
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Vous ne payez pas vos charges au syndic, mais à la copropriété. Sur un compte bancaire séparé propre à votre copropriété.
      Aussi, lorsque votre nouveau syndic récupère les comptes de la copropriété, il va y trouver toutes les charges qui ont été payées, y compris s’il y a eu un trop versé.
      Cordialement

  4. Laurent says:

    Bonjour,
    je suis co-propriétaire et on a changé de syndic il y a 2 mois. je voudrais récupérer tous mes documents qui étaient dans l’éxtranet de l’ancien syndic. est ce posiible?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Non, l’ancien syndic a le droit de fermer l’extranet dès qu’il n’est plus syndic et il n’a pas le droit de garder les documents plus d’un mois, il doit remettre l’ensemble du fonds documentaire au nouveau syndic.
      Ces documents devraient théoriquement réapparaitre sur l’extranet du nouveau syndic.
      Cordialement

  5. Michel says:

    Bonjour,
    je suis copropriétaire dans un immeuble raccordé à la fibre en 2009 ou 2010. SFR refuse le raccordement de mon appartement. A fin de recours auprès du médiateur j’ai besoin de la date de la délibération de l’AG l’ayant voté, copie de la convention entre prestataire et syndicat des copro. et le nombre de résidents raccordés. Réponse téléphonique du nouveau syndic depuis 2017 à mon Rec/AR : nous n’étions pas en charge de votre copro. au moment de la décision, nous n’avons retrouvé aucun document et n’avons aucun lien de droit avec SFR. FIN DE NON RECEVOIR.
    Cette réponse téléphonique est t’elle justifiée? Quel recours pour moi?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      L’actuel syndic est responsable des archives de la copropriété, il doit les réclamer au syndic précédent si celui-ci ne les transmet pas.
      Cela a néanmoins une limite. Il est possible que ces archives aient été détruites depuis.
      Vous avez peut-être meilleur compte de chercher un occupant de l’immeuble qui soit là depuis plus de 10 ans et qui ait garder ses archives personnelles.
      Cordialement

  6. Chaparro says:

    Bonjour, un nouveau syndic vient d’être élus et il me demande mon acte de copropriété à t’il le droit.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Non seulement il peut, mais il doit.
      Cordialement

  7. Alice says:

    bonjour,
    suite à un changement de syndic il y a 10 mois, le nouveau syndic dit n’avoir pas réussi à obtenir l’accès au compte de la copropriété (la banque refuse de lui donner les codes d’accès) et les dettes fournisseurs s’accumulent. L’ancien syndic dit qu’il “n’a plus la main sur le compte” et que ce n’est pas à lui de clôturer le compte, qu’il ne le peut pas. Certains copropriétaires ont continué d’être débité par virement automatique sans que personne n’ait de visibilité sur ce compte. A qui appartient-il de gérer ce compte et qui doit faire quoi ? Merci d’avance

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      C’est au syndic en exercice de faire le nécessaire pour que la banque lui donne accès aux comptes. Il n’y a aucune raison pour que celle-ci ne le fasse pas, si son mandat est régulier. Effectivement l’ancien syndic lui à l’inverse n’a aucune raison d’avoir accès à quoi que ce soit concernant votre copropriété pour laquelle il n’a plus mandat. Si la copropriété subit un préjudice de cette situation, ce sera de la responsabilité du syndic.
      Cordialement

  8. Belh says:

    Bonjour,
    Nous avons quitté notre ancien syndic le 10 mai 2021 lors du AG organisé par le président du syndic étant donné que le syndic lui même ne voulait pas nous donner de date depuis 1 an.
    J’aurai souhaité savoir qui devait récupérer les archives ? (Nous sommes maintenant un syndic coopératif) et qui doit se déplacer pour les remettre ? L’ancien syndic vers le nouveau ou le nouveau vers l’ancien ?

    Je vous remercie

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le nouveau syndic doit réclamer le fond documentaire à l’ancien syndic si celui-ci ne le lui remet pas spontanément.
      Cordialement

  9. Aurélie says:

    Bonjour,
    Notre AG a eu lieu le 30/04 par correspondance (présence 2 copropriétaires lors du dépouillement). Lors de cet AG, nous avons voté le changement de syndic (suite à la volonté du syndic actuel de ne pas se représenter).
    Aujourd’hui, nous sommes le 20/05 et nous n’avons toujours pas reçu de PV de cette AG.
    Est-ce normal ? Quels sont les délais légaux ? Quel délai pour que le syndic actuel transmette toutes les informations au futur syndic ?
    D’avance merci,

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le syndic a un mois pour envoyer le PV. Mais certains syndics non réélus ne prennent pas cette peine.
      Il a au maximum un mois pour transmettre le fond documentaire au nouveau syndic qui se chargera de rédiger le PV et de le transmettre.
      Vous pouvez vous en assurer auprès du nouveau syndic.
      Cordialement

  10. Hamzaoui says:

    Bonjour je veux comprendre le montant sur annexe état des soldes propriétaire et la balance sont différent pour les repartissions pourquoi tous le monde a eu le remboursement sur l annexe et 3 ne l’on pas eu sur la balance ? Merci beaucoup

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Nous pouvons certainement vous aider à comprendre la répartition des charges au sein de votre copropriété. Mais pour cela il faudrait que nous puissions consulter les documents dont vous parlez. N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec un expert CoproConseils et à nous envoyer les documents au préalable.
      Cordialement

  11. Justine says:

    Bonjour, nous avons demandé au syndic de copro en place actuellement une AGE le 15 décembre 2020 aux fins de révocation dudit syndic en place avec des motifs sérieux et légitimes. Ce dernier ne répond pas à notre courrier et nous pensons qu’il ne sera pas présent à l’AGE. Pouvons-nous tenir cette AGE avec une feuille de présence et procéder à la révocation quand même ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Oui. Vous pouvez utilement lire notre article sur la révocation du syndic.
      Cordialement

  12. Marina says:

    Bonjour
    C’est très intéressant les articles sur la copropriété.

    Cordialement.

    1. CoproConseils says:

      Merci !

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