Restitution des pièces et fonds par l’ancien syndic

Le syndic sortant est responsable des fonds et documents de la copropriété et de leur restitution. Il doit assurer leur transmission au nouveau syndic.

 

Vous avez décidé de changer de syndic, l’assemblée générale a nommé le nouveau syndic, les textes (article 18-2 de la loi de 1965) disent que l’ancien syndic a un mois pour transmettre au nouveau syndic les pièces, documents et fonds immédiatement disponibles, et deux mois supplémentaires pour remettre les soldes, les archives et toutes les pièces qui sont rangées au fond de sa cave !

 

Le syndic doit une restitution complète des pièces et fonds et ne peut se contenter de transmettre les archives courantes

En pratique, il en va souvent autrement ; les syndics sortants se débarrassent volontiers du dossier immédiatement disponible, mais traînent souvent des pieds pour transmettre le reste du dossier. C’est anormal mais relativement compréhensible car c’est un travail à fonds perdus puisque la gestion de la copropriété leur a été retirée.

 

Si le syndic sortant reste sourd à toutes les réclamations amiables, puis à une mise en demeure, alors la loi prévoit un recours possible devant les tribunaux. L’alinéa 3 de l’article 18-2 sus-cité prévoit que le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au président du TGI d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds.  La Cour de cassation (3e chambre civile arrêt du 3 nov 2011) a considéré que le syndicat des copropriétaires avait également qualité pour agir en justice au même titre que ceux désignés dans les textes.

 

Autre pratique courante des syndics sortants pour éviter d’avoir à rassembler et transmettre des pièces, ils déclarent ne pas posséder les pièces demandées. La même chambre de la Cour de cassation a déjà eu l’occasion notamment en 2004 et 2007 de réaffirmer la responsabilité du syndic sortant en ce qui concerne les pièces et documents. Idem pour la loi ALUR plus récemment. S’il ne possède pas les documents demandés il a la responsabilité de les rechercher et de les adresser au nouveau syndic sauf s’il peut prouver (et une simple déclaration ne suffit pas) que les pièces n’existent pas ou plus, et sauf s’il peut démontrer qu’il ne peut pas les obtenir.

 

Attention, dans le cas d’une externalisation de la gestion des archives de la copropriété (aux frais du syndic s’entend car il en reste le seul responsable), la restitution de l’ensemble des dossiers de la copropriété devra se faire aux frais du syndic sortant et en aucun cas aux frais de la copropriété.

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