Archives en copropriété, qui doit payer ?

La loi ALUR règle enfin la question des archives des copropriétés. Qu’elles soit archives courantes ou archives dormantes, elles sont de la responsabilité du syndic et font partie de ses tâches de gestion courante qui ne doivent pas donner lieu à facturation supplémentaire.

Article mis à jour en février 2017.

Les archives sont de la responsabilité du syndic

La nouvelle loi d’amélioration de l’habitat ne retire pour autant pas le droit au syndic d’en externaliser la gestion, mais ce n’est plus lui qui décide. Si le syndic souhaite confier l’entreposage des archives de la copropriété à une entreprise spécialisée, il lui faudra le faire voter en assemblée générale à la majorité de l’article 25. Si les copropriétaires adoptent cette externalisation, alors la gestion des archives leur sera facturée. Le syndic ne sera alors plus responsable de ces archives, mais la société d’archivage si par exemple des documents venaient à être égarés.

Depuis une vingtaine d’années, cette question des archives de copropriété est le sujet de nombreuses controverses et décisions de justice. La loi, bien antérieure à ce genre de préoccupation, est trop générale à ce sujet. Les syndics se sont emparés de cette imprécision pour externaliser les archives et reporter le coût de leur gestion sur les copropriétaires. Les copropriétaires plaidant à l’inverse l’application stricte du décret de 67 et refusant totalement la moindre facturation supplémentaire.

La loi ALUR clarifie enfin la question de la gestion des archives. C’est une mission courante du syndic de gérer les archives de la copropriété, mais si les copropriétaires sont d’accord pour en externaliser la gestion, ce sont bien eux qui paient. Cette conception de la gestion des archives est confirmée par la parution du décret du 26 mars 2015. Reste aux syndics à peaufiner leur argumentaire pour faire voter cette résolution en assemblée générale !

Que faire si votre syndic souscrit de lui même un contrat avec une société de gestion des archives pour votre copropriété ?

Si la gestion des archives de votre copropriété ou leur stockage a été confié à une entreprise indépendante par votre syndic. Si cette décision n’a jamais été ratifiée par un vote en assemblée générale. Et si les factures sont réglées par le syndic au nom de la copropriété et réparties en charges communes générales. Alors, il est possible d’invoquer la nullité du contrat en vertu de l’article 1984 du code civil.

Cet article prévoit la nullité d’un contrat en raison de l’absence de pouvoir du mandataire. Seule la partie représentée a la faculté de donner ce pouvoir à son mandataire.

La nouvelle réforme du droit des obligations et des contrats du 10 février 2016 définit un régime général de la représentation, qu’elle soit conventionnelle, légale ou judiciaire et prévoit des sanctions lorsque des contrats sont conclus sans pouvoir ou au-delà des pouvoirs consentis. La cour de cassation a repris ce principe pour les syndicats de copropriétaires qui sont la partie représentée par leur syndic.

Par conséquent dans ce genre de cas, le syndic doit payer sur ses deniers l’entreprise qu’elle a abusivement mandaté au nom des copropriétaires. Ensuite il peut soit continuer de la rémunérer sur ses deniers, soit résilier le contrat puisqu’il est nul.

 

Les syndics ont profité de l’imprécision de la loi.

Cette question des archives est apparue dans les années 90, lorsque les syndics effectivement débordés de cartons encombrant étagères, placards, caves et sous-sols se sont vu demander plus de rentabilité. Il n’a pas fallu longtemps aux professionnels pour se rendre compte qu’un mètre carré parisien loué à prix d’or et utilisé pour entreposer des archives ne rapportant rien était une hérésie ! Ils ont donc cherché à entreposer à moindre coût et les propositions d’externalisation ne manquent pas.

Là où le bât a commencé à blesser c’est lorsque la décision ayant été prise unilatéralement ou pas, la facture a été présentée aux copropriétaires, comme si c’était une prestation extérieure sans rapport avec les missions du syndic. Les syndics ont, pour argumenter, utilisé l’imprécision de la loi  et une nouvelle distinction qui n’existait pas jusqu’à présent : celle des archives courantes et des archives dormantes. Cette distinction bien pratique permettait de considérer que seules les archives courantes entraient dans la mission de gestion courante du syndic, les archives dormantes pouvant par conséquent devenir une prestation hors contrat et faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

Cette distinction a été en quelque sorte « officialisée » par la commission relative à la copropriété à la toute fin des années 90 lors de la parution des recommandations relatives à la copropriété qui avalise cette distinction qui jusque là n’existait que dans les faits, pas dans les textes. Elle fonde également les syndics à proposer aux copropriétaires l’externalisation des archives dormantes, mais ne dit rien quant à leur responsabilité ni qui doit supporter les frais de cette gestion.

De nombreuses confrontations souvent portées en justice ne permettaient pas de véritablement faire la part des choses, malgré la publication du décret de 2010. La loi Duflot est véritablement la bienvenue puisqu’elle rend les choses enfin très claires.

 

Les copropriétaires doivent néanmoins toujours rester vigilants

Bien évidemment nous conseillons aux copropriétaires de ne pas accepter la moindre externalisation de la gestion des archives. Les syndics vous expliqueront certainement que de donner les archives de la copropriété à gérer à un professionnel les sécurisera, rendra leur accès plus facile. Il vous dira certainement que même si vous changez de syndics vos archives ne risqueront plus d’être perdues dans le déménagement puisque vous pourrez garder la même société d’archivage etc … cela reste encore à prouver. Le métier du syndic c’est aussi d’être la mémoire de votre copropriété. La loi leur donne ce devoir et cette responsabilité. Il n’y a aucune raison de la leur enlever. Si la copropriété y trouve un intérêt, alors négociez en conséquence le montant des honoraires du syndic à la baisse.

Cette question de l’archivage des documents relatifs à la copropriété pourrait dans quelques années trouver un terme dans la dématérialisation. Si conformément à ce que loi ALUR rend désormais possible, tous les documents qui concernent votre copropriété étaient hébergés dans « le cloud » et à condition que cet hébergement soit fiable, non seulement cela coûterait moins cher à la copropriété, mais cela règlerait définitivement la question de la perte des documents souvent liée à un changement de syndic.

Pour faire le point sur les avancées permises par la loi ALUR, rendez vous sur l’article des deux ans de la loi ALUR

One response to “Archives en copropriété, qui doit payer ?

  1. BRIGITTE PARRA says:

    MERCI

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