Approbation des comptes et quitus en copropriété

L’approbation des comptes et le quitus sont des incontournables des Assemblées Générales.
Bien souvent ces résolutions ne sont pas celles qui prennent le plus de temps en AG.

Attention ! Ces votes ne vont pas de soi, ils ont des conséquences importantes.
L’approbation des comptes se décide bien souvent à l’issue de la réunion préparatoire à l’assemblée générale à la suite de la vérification des comptes.

Faut-il toujours approuver les comptes de la copropriété ?

Quand approuve-t-on les comptes ?

Quand les comptes sont justes, les charges correctement réparties, et les équilibres financiers respectés. Voir annexes comptables 1 à 5.
Ainsi exprimé, cela paraît simple. Dans la réalité, les comptes de votre copropriété sont rarement parfaits.
Mais certains problèmes sont plus graves que d’autres. L’expertise de CoproConseils peut utilement vous guider pour garder une certaine souplesse sans pour autant valider les yeux fermés.

Si l’assemblée générale approuve les comptes …

La responsabilité du syndic ne peut plus être recherchée sur des éléments comptables qui ont été portés à la connaissance des copropriétaires lors de la vérification des comptes et avec les documents obligatoirement joints à la convocation d’assemblée générale. L’approbation des comptes permet au syndic répartir le solde des charges correspondant à la différence entre appels de fonds prévisionnels et budget réel de la copro. Ainsi la comptabilité de l’année écoulée est bouclée.

Les copropriétaires qui ont approuvé les comptes ont-il encore des recours ?

Le seul domaine comptable sur lequel il est encore possible de demander la correction des erreurs après approbation des comptes est la répartition des charges entre les comptes copropriétaires. Encore faut-il que le copropriétaire démontre l’existence d’erreurs devant la justice.
Vous pouvez, dans le cadre de l’article 42, contester une répartition individuelle des charges, même si les comptes ont été approuvés et même si vous n’avez pas été noté opposant ou défaillant. (cour de cassation du 1er février 2018)

Si les copropriétaires ne votent pas l’approbation des comptes …

La comptabilité de la copropriété reste dans le domaine du “provisoire”.
Par conséquent le syndic ne peut engager de poursuites contre un copropriétaire débiteur.

Mais : ce n’est pas parce que vous n’approuvez pas les comptes que le mandat du syndic est caduc et qu’il ne peut plus exercer ses fonctions. Et inversement ! vous pouvez tout à fait renouveler un mandat sans approuver les comptes de l’année précédente.
Et même si les comptes ne sont pas approuvés, le syndic peut tout de même procéder à des appels de fonds provisionnels correspondant au budget de la nouvelle année.

 

En résumé, il ne faut pas hésiter à refuser l’approbation des comptes s’ils sont faux et ne pas se laisser impressionner par les arguments mis en balance par le syndic qui a tout intérêt à les faire approuver pour dégager sa responsabilité.

 

Et le Quitus ?

Donner Quitus à son syndic c’est attester qu’il a correctement et régulièrement rempli sa mission. Autrement dit, le quitus a un effet exonératoire de la responsabilité du syndic et il importe peu qu’il ait commis des erreurs. C’est comme si l’assemblée générale lui donnait l’absolution par sa satisfaction. Le Quitus n’est pas obligatoire, mais on comprend que les syndics le mettent systématiquement à l’ordre du jour !

Le Quitus vaut-il approbation des comptes ?

Il peut y avoir approbation des comptes et pas quitus. Par contre, il n’est jamais possible de donner quitus sans approuver les comptes. Le quitus exonère le syndic de ses responsabilités sur l’ensemble des actes qu’il a accompli dans le cadre de sa gestion. La comptabilité n’est qu’une sous-partie.
Ainsi, si la copropriété souhaite ne pas approuver les comptes, cela signifie que les comptes sont faux.
Il n’est donc par définition assez difficile de considérer dans le même temps que le syndic puisse être exonéré de toute responsabilité concernant cette inexactitude des comptes. En effet c’est lui qui est responsable de la comptabilité de votre copropriété. Qui d’autre pourrait être responsable de l’inexactitude ?

Quelles sont les limites du Quitus ?

Le quitus n’est limité que par l’information faite aux copropriétaires. Si les faits et actes du syndic excèdent largement son mandat, mais que l’assemblée lui a donné quitus en étant parfaitement informée desdits faits et actes et de leur portée, il n’est plus possible pour la copropriété de se retourner contre le syndic, sauf à titre individuel pour les copropriétaires opposants ou défaillants. Par contre, s’il est prouvé que le syndic a dissimulé des informations aux copropriétaires (ce que l’on appelle manœuvres dolosives), alors le quitus est sans effet.

Ne votez jamais le quitus !

En résumé : le quitus n’est donc pas seulement un vote de confiance, c’est une absolution.
Notre conseil ? Puisque le quitus n’est pas obligatoire. Il est automatiquement acquis au bout de 5 ans. Ne l’inscrivez tout simplement pas à l’ordre du jour !

 

 

 

20 responses to “Approbation des comptes et quitus en copropriété

  1. Eric G. says:

    Bonjour,

    Notre AG pour l’exercice 2019 s’est tenue en Mars 2021, et n’ont approuvé que les comptes de cet exercice. Nous avons changé à cette occasion d’agence de ce même syndic. L’agence en charge de notre résidence étant de plus en plus défaillante dans la gestion de notre résidence et peu présente… (trop de copropriétés à gérer…) Notre nouvelle agence n’est pas encore en capacité d’organiser une AG ordinaire notamment pour soumettre les comptes de l’exercice 2020 dans un délai de 6 mois après la fin de l’exercice. La raison invoquée est que notre résidence n’est pas encore pleinement transférée à notre nouvelle agence.

    Qui doit présenter les comptes en vue de son approbation? La nouvelle ou l’ancienne agence?
    Je ne sais pas si le fait de changer d’agence en restant toujours chez le même syndic équivaut à un changement de syndic. Mais il me paraît anormal que des agences partageant le même système d’informations ne soit pas plus agiles dans la transmission des éléments afférents à notre copropriété… cela fait maintenant 2 mois et demi depuis la dernière AG et toujours aucune avancée pour l’organisation de l’AG 2020. Les vacances estivales approchant cela veut dire également organiser une AG avec un faible taux de participation… L’exercice 2020 étant vraissemblablement excédentaire, il serait bienvenue que les copropriétaires puissent récupérer le trop versé et ajuster le budget 2021 en conséquence.

    Avons-nous en tant que conseil syndical et/ou copropriétaire des recours possibles pour éventuellement obliger le syndic de convoquer une AG extraordinaire pour l’approbation des comptes? (Les autres résolutions pouvant être présentées en AG ordinaire en septembre par exemple…)
    NB: les annexes correspondantes à l’exercice 2020 étaient consultables avant le changement d’agence… certainement provisoire.

    Cordialement,

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le changement d’agence vaut changement de syndic que si ces deux agences sont totalement indépendantes. C’est à dire un le responsable légal différent. Si vous n’avez pas changé de syndic, votre syndic doit être en mesure de tenir les comptes et une AG dans les temps. Le conseil syndical peut mettre le syndic en demeure de convoquer une AG sous huitaine ou à défaut la convoquer lui même.
      Cordialement

  2. Karinevll says:

    Bonsoir,nous avons acheté un appartement le 29/10/2020. L’AG ne s’était pas encore tenue pour l’année 2019.
    Une AG s’est tenue le 28/12/2020. Suite à cela nous avons reçu un appel de fonds pour travaux votés, et une facture de régularisation d’eau de l’ancien propriétaire pour l’année 2019.
    Quel était le délai maximum pour organiser une AG en 2020 avec la crise? le syndic n’est-il pas hors délai?
    A qui appartient la facture d’eau, alors que cet appartement était loué et qu’une provision aurait dû être faite pour l’eau lors de la sortie des lieux de la locataire?. Qui doit payer cette facture?
    Merci pour votre aide. Je ne m’en sors pas avec le syndic

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      L’AG doit se tenir dans les 6 mois de l’arrêté des comptes. Dans la période particulière Covid, les syndics dont le mandat expirait entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 et entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020, avaient jusqu’au 31 janvier 2021 pour tenir une AG. Les autres syndics devaient tenir leurs AG normalement, hors période de confinement.
      Concernant la consommation d’eau elle est due par le copropriétaire au jour de l’AG.
      C’est devant notaire et au moment de l’achat qu’il est possible de faire un relevé et de prévoir une solution avec le vendeur.
      Cordialement

  3. ALI MESSAOUD says:

    bonjour, j’ai un litige avec un syndic depuis 2013 /2014 8 trimestre ,d’exercice . de 2390 euros .un autre syndic est rester 1 an , est cette somme me suis , ensuite le 3eme syndic depuis 2016 jusqu’a 2020 ,d’ ou l’assemblée on avait marre des débiteurs et voter d’attaquer les gens qui ne payent pas leurs charges .je suis passé chez le conciliateur il a convoqué le 1er syndic avec qui j’avais le litige , je devais déposer le dossier mais le confinement m’a empéché .le nouveau syndic m’a encore convoqué chez lz conciliateur .ce que je vous demande , est ce qu’il peuvent le syndic et le c syndical m’assigné devant le tribunal . etant donné que l’approbation des comptes n’a pas etait validé pour le 1er syndic merci de votre réponse .///ps , j’ai les preuves de paiements et les fautes de gestion du syndic je trouve le nom du vendeur en 2015 alors que j’ai acheté en 2013 ce sybdic a recu 1700 euros du notaire

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Les charges exigibles restent exigibles même en cas de changement de syndic et même après plusieurs années.
      Cordialement

  4. Evelyne says:

    Bonjour,
    Situation de nouveau syndic et nouvellement propriétaire,
    Il a été porté à la dernière AGO (dec 2020) la demande de réception de travaux qui au vue de l’appel de fonds datent à priori de 2018 mais jamais validé. Non seulement il n’y a pas de trace de ces travaux (remplacement escalier) La facture n’a pas été fournie malgré la demande. De plus une résolution déléguait au CS une recherche de devis dans la limite d’une somme puis un compte rendu a l’assemblée. Rien de tout çà et la facture à valider dépasse la somme allouée. Les comptes sont validés à fin 2018 et cette opération apparait dans la proforma des charges 2019/2020. Quitus n’a pas été donné.
    Pouvons nous demander annulation de la résolution a la prochaine AG décidant ses travaux et de facto récupération des avances de fonds?
    Cette dépense si elle réelle met en difficulté la Copropriété? Quelle solution en terme de recherche de responsabilité? Le CS n’ayant pas dans un premier temps recherché un prestataire?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Il faut refuser l’approbation des comptes et contester dans le cadre de l’article 42 c’est à dire dans les deux mois.
      Cordialement

  5. CARO says:

    Bonjour,
    Un copropriétaire ne paie plus ses charges depuis trois ans.
    Les derniers comptes n’ont pas été approuvés à cause du copropriétaire débiteur et aux absents à l’AG. De ce que je j’ai compris le débiteur est donc inattaquable car les comptes ne sont pas approuvés.
    Conséquence :Aujourd’hui le syndic nous demande de régler les créances du copropriétaire débiteur.
    En a t il le droit ? Rien n’a été voté en AG?
    Quelle serait la suite si je ne payais pas ?
    D’avance merci pour vos lumières !

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      L’approbation des comptes se fait à l’article 24, les absents ne peuvent donc pas empêcher l’approbation des comptes.
      L’appel de fonds de solidarité est une avance. Les copropriétaires qui y participent seront remboursés de leur avance dès recouvrement des charges.
      Si vous ne payez pas non seulement vous aggravez les problèmes de la copropriété, mais le syndic est fondé à procéder au recouvrement des charges à votre encontre et les frais de recouvrement ne feraient qu’augmenter le montant de vos charges.
      Cordialement

  6. NAJAR says:

    Bonjour,
    Nous avons approuvé les comptes mais avons constaté ensuite qu’il manque des factures et la réponse obtenue de la part du syndic suite à notre réclamation est la suivante : Il n’est pas prévu de mettre en ligne les factures antérieures dont les comptes pont déjà été approuvés.
    Est ce qu’il est dans son droit ??
    en vous remerciant pour vos éclaircissement
    Cdt

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Les membres du conseil syndical peuvent avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété, y compris les archives.
      Si le syndic ne souhaite pas les mettre en ligne, il doit offrir au conseil syndical une possibilité pour les consulter.
      Cordialement

  7. J P says:

    Bonjour
    La réception définitive des travaux de rénovation énergétique (700K€) a eu lieu le 7 juillet 2020 hors à ce jour nous n’avons aucune situation comptable de cet important chantier. Que peut-on faire?
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Difficile de vous répondre, tous les cas de figure sont possibles. Votre syndic doit pouvoir vous tenir au courant de l’état de ce chantier.
      Cordialement

  8. Baron says:

    Bonjour
    Les comptes 1/04/2018 au 31/03/2019 n’ont pas été approuvés
    Nous n’avons pas donné le quitus
    Nous demandons au Syndic les comptes bancaires (reçus) +
    Les relevés extraits de compte pour contrôler, il me dise
    que cela n’est plus possible qu’il ne peuvent plus accéder à
    ces documents extra comptables
    Que faire ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Même si vous n’avez pas approuvé les comptes ni donné le quitus, votre syndic vous doit accès aux documents de la copropriété.
      Vous pouvez consulter notre article à ce propos.
      Cordialement

  9. PERNOD Lucien says:

    Bonjour,

    Nous avons approuvé les comptes…..avec des réserves clairement identifiées…les Régularisations apportées doivent-elles faire l’objet d’une nouvelle approbation par la copropriété.
    Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Les régularisations doivent être contrôlées par le conseil syndical ou par un copropriétaire qui a reçu mandat pour cela.
      Ensuite la validation de ses levées de réserve se fait soit lors de l’assemblée générale suivante (c’est le cas le plus courant), soit cela fait l’objet d’une nouvelle AG.
      Cordialement

  10. Evelyne R says:

    Bonjour, lors de l ag les comptes n ont pas été approuvé. La régularisation demandée reste t elle due .Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Effectivement c’est la seule conséquence problématique d’une non approbation des comptes. Le syndic ne peut pas procéder aux régularisations. Les comptes créditeurs ne peuvent pas être remboursés, les comptes débiteurs ne peuvent pas être poursuivis. Par contre attention, cela ne signifie pas qu’on raye la dette. La dette reste due ! Elle est simplement en attente jusqu’à la prochaine approbation des comptes. Attention également, cela ne signifie pas non plus que le syndic ne peut plus appeler aucun fonds, il peut continuer d’émettre des appels de fonds sur les budgets qui ont été votés (en année N ou année N-1)
      Cordialement

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