Le syndic sortant est responsable des fonds et documents de la copropriété. Ces documents appartiennent au syndicat des copropriétaire. Le syndic est responsable de leur restitution lorsqu’il n’est plus syndic. Il doit assurer leur transmission au nouveau syndic.
Vous voulez changer de syndic ? Ou bien vous avez déjà changé de syndic.
Quelles règles s’appliquent pour la restitution de toutes les archives du syndicat ?
L’ordonnance “copropriété” du 30 octobre 2019 a raccourci notablement changé les règles en la matière. Tout d’abord elle a raccourci les délais de restitution des pièces. Et elle a introduit un recours pour la copropriété au cas où l’ancien syndic ne s’exécuterait pas.
Le texte en vigueur reste l’article 18-2 de la loi de 1965 modifié par l’ordonnance ELAN. Ces dispositions sont valables à partir du 1er juin 2020.
Quels sont les délais prévus par la loi ?
Deux semaines
Dans les 15 jours de la fin de son mandat, le syndic doit transmettre les éléments bancaires essentiels.
La loi précise que le syndic doit très rapidement transmettre les coordonnées de la banque, la situation de trésorerie et les numéros des comptes. Le nerf de la guerre ! Il est évident que si certains dossiers urgents sont à traiter, ils doivent faire partie des premiers éléments donnés par l’ancien syndic au nouveau.
Un mois
Dans le mois qui suit la fin de son mandat, le syndic sortant doit transmettre au nouveau syndic l’ensemble des archives de la copropriété. C’est l’essentiel de la restitution. Il n’y a pas de distinguo entre archives. Impossible de prétexter donner les archives dites “dormantes” plus tard.
Parmi ces éléments figurent les archives dématérialisées. La loi précise que ces archives dématérialisées doivent faire l’objet d’une restitution dans un format lisible et imprimable. Ces archives sont progressivement appelées à être de plus en plus importantes. Il faudra peut être que la loi évolue à ce propos.
Trois mois
Dans un délai de trois mois, le syndic doit restituer l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui du syndicat après apurement et clôture.
Cette notion d’apurement et clôture a été ajoutée pour permettre au nouveau syndic de repartir sur un nouvel exercice, même si les comptes n’ont pas été approuvés.
Si les comptes du précédent syndic n’ont pas été approuvés, le nouveau syndic doit les reprendre et les présenter à nouveau. Cela peut donner lieu à rémunération complémentaire conformément au nouveau contrat de syndic type.
Le syndic doit une restitution complète des archives
En pratique, il en va souvent autrement. Les syndics sortants se débarrassent volontiers du dossier immédiatement disponible. Puis ils traînent des pieds pour la suite de la restitution. C’est anormal mais relativement compréhensible. C’est un travail à fonds perdus puisque la gestion de la copropriété leur a été retirée.
Si le syndic sortant reste sourd à toutes les réclamations amiables, puis à une mise en demeure, alors la loi prévoit un recours possible devant les tribunaux. L’alinéa 3 de l’article 18-2 sus-cité prévoit que le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au président du TGI d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds. La Cour de cassation (3e chambre civile arrêt du 3 nov 2011) a considéré que le syndicat des copropriétaires avait également qualité pour agir en justice au même titre que ceux désignés dans les textes.
Le syndic est responsable des archives
Autre pratique courante des syndics sortants pour éviter d’avoir à rassembler et transmettre des pièces, ils déclarent ne pas posséder les pièces demandées. La même chambre de la Cour de cassation a déjà eu l’occasion notamment en 2004 et 2007 de réaffirmer la responsabilité du syndic sortant en ce qui concerne les pièces et documents. Idem pour la loi ALUR plus récemment. S’il ne possède pas les documents demandés il a la responsabilité de les rechercher et de les adresser au nouveau syndic sauf s’il peut prouver (et une simple déclaration ne suffit pas) que les pièces n’existent pas ou plus, et sauf s’il peut démontrer qu’il ne peut pas les obtenir.
Attention, dans le cas d’une externalisation de la gestion des archives de la copropriété, le syndic sortant a la responsabilité d’avertir la société de gestion.
Bonjour, le syndic sortant n’a pas fourni tous les documents au nouveau en Aout 2023 et notamment un dossier de procédure au tribunal (non noté sur la liste visée .il est noté :pas de procédure ! ) .les 3 mois sont largement passés et l’audience qui a été notifiée à l’ancien syndic a eu lieu sans que l’on soit prévenu et de ce fait nous avons perdu! La somme en jeu était d’environ 3000€ .Une procédure nous couterait plus chère maintenant . Quels sont nos autres recours contre l’ancien syndic qui n’a pas respecter l’article 33.1 ? avait -il l’obligation légale de nous prévenir de la date de l’audience puisqu’il l’a réceptionnée ? aucun dossier dématérialisé ne nous a été fourni, uniquement certains dossiers papier. Peut-on encore agir et comment? Des signalements sur les infractions aux lois sont-ils possibles ? Je vous remercie pour vos réponses. Cordialement
Bonjour
Oui l’ancien syndic était dans l’obligation de vous fournir l’ensemble des documents de la copropriété, mais le seul recours qui existe est devant un tribunal. Il n’existe pas d’ordre des syndics comme il y a l’ordre des avocats ou celui des médecins. Ainsi, comme vous le dites très bien, si la procédure coûte plus cher que le montant des sommes en jeu, le syndic en question sait qu’il n’a pas trop de soucis à se faire.
Cordialement
Bonjour , lors d’un changement de syndic :
– qui doit établir le PV de L’Ag qui a voté le changement de syndic
– les comptes bancaires : comment cela se passe-t-il? le nouveau syndic bénévole doit-il ouvrir un nouveau compte ou peut-il conserver le même compte bancaire?
Merci
Bonjour
Lors d’un changement de syndic, l’ancien syndic est encore syndic un jour après la résiliation de son mandat. Il a donc la charge de rédiger le PV surtout s’il a mené l’AG à son terme. La plupart des syndics font cela sans rechigner, mais on ne peut obliger personne à faire son travail s’il ne veut plus le faire.
Il peut arriver qu’un syndic ayant été évincé dès les premières résolutions quitte la salle ou mette un terme à l’AG, charge au nouveau syndic de reprendre l’AG là où elle a été abandonné et à rédiger le PV.
Le syndic bénévole doit garder le même compte dans un premier temps et se faire connaître auprès de la banque (PV d’AG attestant de sa nomination), afin de récupérer l’accès aux comptes de la copropriété.
Il peut ensuite s’il le souhaite ouvrir un nouveau compte dans une autre banque.
Si votre syndic bénévole se pose ce type de question, vous devriez envisager de souscrire à une assistance juridique. Le syndic engage sa responsabilité qu’il soit bénévole ou professionnel.
Cordialement
Bonjour,
Nous avons changé de syndic en juillet 2023 et notre nouveau syndic nous demande de payer une facture adressée à l’ancien syndic pour travaux datant de 2022.
Le tampon de l’ancien syndic mentionne bien la date d’arrivée de la facture au 08/03/2022.
L’ancien syndic n’a donc pas réglé cette facture. Sommes nous obligés de la payer après 2 ans et avec un nouveau syndic?
Par avance, merci pour votre réponse.
Cordialement
Bonjour
Si cette somme correspond à une dépense qui a été réalisée par la copropriété, alors la facture est due.
S’il suffisait de changer de syndic pour ne plus avoir à payer les factures de la copropriété ce serait une valse sans fin de changements de syndic et des entreprises faisant faillite en cascade!
Cordialement
Bonjour,
Mon précédent syndic m’a attribué des mises en demeure que je conteste et n’ai pas payé, mais impossible de les contacter, ils faisaient sourde oreille.
Nous avons récemment changé de syndic, avec lequel il est possible de discuter. Même s’ils sont d’accord que ces mises en demeures ont été faites abusivement, ils me demandent quand même de régler ces sommes et ils me disent qu’ils ne peuvent rien faire et que je dois me faire rembourser par l’ancien syndic, qui est aujourd’hui en liquidation judiciaire.
Est-il vrai que le nouveau syndic ne peut rien faire et ne peut pas régulariser ma situation ? Les chances que l’ancien syndic me rembourse sont quasi nulle étant donné sa situation…
Bonjour
Effectivement votre nouveau syndic a raison.
Les mises en demeure sont une rémunération du syndic pour le travail supplémentaire que lui occasionne le travail de recouvrement de charges d’un copropriétaire qui n’est pas à jour de ses charges.
Si ces mises en demeures sont abusives c’est au syndic qui les a émises de rembourser le copropriétaire en question.
Le nouveau syndic n’a aucune raison de prendre à sa charge ces frais et la copropriété non plus. Le fait de récupérer la gestion de la copropriété et les documents de la part d’un syndic précédent ne signifie pas qu’il endosse ses “dettes”.
Effectivement votre seul recours est contre le syndic précédent.
Cordialement
Bonjour,
Il y a 4 ans nous avons du créer un syndic bénévole pour une copropriété afin de pouvoir la vendre. L’ancien syndic professionnel avait démissionné sans prévenir les copropriétaires des mois auparavant et ne répondait plus aux propriétaires, nous avons eu énormément de mal à récupérer tous les documents auprès de l’ancien syndic (des mois de rétention). Lorsque nous avons tout eu en main nous avons réglé les factures que nous avions en notre possession (assurances, eau..). Et 4 ans après avoir clos les comptes et vendu la copropriété, nous recevons un courrier d’huissier (une copie en lettre non recommandée) mentionnant que la copropriété devait encore une somme importante à l’ancien syndic et que c’est à régler dans les meilleurs délais. Est-ce légal ? Merci pour votre aide.
Bonjour
Il est effectivement possible qu’il y ait des factures arriérées dont vous n’avez pas eu connaissance.
Mais si la copropriété est vendue comme vous le dites, il n’y a plus de débiteur.
Pour un cas aussi spécifique et complexe, un appel téléphonique avec un expert CoproConseils vous permettra certainement d’y voir beaucoup plus clair.
Cordialement
Bonjour.
Suite à la défaillance d’un syndic de copropriété sur ses prestations annuelles, reconnue et discutée avec la direction, nous avons obtenu une réduction importante de ses honoraires. Nous allons procéder dans la future AG à la recusation de ce syndic. Cmment conserver cet avoir important malgré le changement de société ? l’appliquer sur l’exercice comptable devant être présenté en AG ou requerir un avoir qui sera pris en compte sur l’exercie de l’année suivante ?
Merci de votre réponse.
Bonjour
Un syndic ne remboursera jamais des honoraires, même s’il a reconnu avoir été défaillant sur les prestations qu’il s’était engagé à réaliser.
Lorsqu’un syndic accepte une réduction de ses honoraires c’est sur ses honoraires à venir. Cela sous-entend “sur le mandat à venir”. C’est une façon pour lui de ne pas perdre la copropriété.
Si vous changez de syndic, vous perdez cet “avoir”.
Cordialement
Bonjour, Nous avons changé de syndic et j’aimerai que l’ancien me fournisse les derniers appels de fonds avant changement, car à ce jour, le nouveau syndicat me réclame un montant très très élevé, alors que jusqu’au mois d’avril, j’étais mensualisée. L’ancien me dit qu’il n’a plus rien. Est-ce possible ?
Pourriez-vous me renseigner svp ?
Cordialement.
Bonjour
L’ancien syndic est dans l’obligation de restituer l’ensemble du fonds documentaire de la copropriété dans le mois qui suit l’élection du nouveau syndic.
Un syndic ne doit rien garder d’une copropriété qu’il ne gère pas. Il n’y a pas intérêt d’ailleurs vu ce que coûte la gestion des archives. Et quand bien même il aurait gardé des documents en double, il n’a aucune raison de passer du temps à les fournir à des copropriétaires d’une copropriété qu’il ne gère plus.
Donc oui. L’ancien syndic n’a aucune raison de vous transmettre des documents relatifs à sa gestion passée de votre copropriété.
Cordialement
Bonjour,
Nous prévoyons de révoquer le syndic en AG extraordinaire en janvier prochain.
Étant donné que l’exercice se termine au 31 décembre, est-ce que le syndic sortant sera dans l’obligation de faire la cloture de cet exercice pour approbation ? Ou alors c’est le syndic entrant qui récupère les documents comptables et fait la cloture ?
Je vous remercie,
ED
Bonjour
Ce qui compte ce n’est pas la date de cloture des comptes, mais la date de fin de mandat de votre syndic actuel.
Si votre syndic actuel a mandat jusqu’au 30 juin prochain, il ne faut pas le révoquer en janvier sinon vous allez être obligés de lui payer ses honoraires jusqu’en juin.
Ensuite que ce soit le syndic sortant ou le syndic entrant, tous les syndics sont à même de clôturer des comptes et de les présenter à l’approbation lors d’une AG.
Cordialement
Bonjour,
J’ai acheté l’appartement de l’ancien président syndic bénévole de notre copro en décembre 2021. Ce dernier ne nous a laissé aucun document. Suite à son silence et surtout à sa mauvaise foi, nous avons fait notre AG annuel au cours de laquelle j’ai été élue présidente. La banque de notre syndic ne nous a toujours pas donné accès aux comptes alors que cela fait 3 semaines qu’ils sont détenteur du PV de la l’AG me nommant présidente.
De plus, des travaux d’envergure d’électricité avec ENEDIS ont été voté à l’AG de février 2021. Lors de la visite et le jour de la signature de mon achat il m’a confirmé que ces travaux étaient en cours mais que suite au COVID ENEDIS avait pris beaucoup de retard. (en fait ENEDIS n’a jamais reçu de réponse de la part de mon vendeur qui était président de la copro malgré 9 mails sans parler des appels téléphoniques restés vains) Mon vendeur s’est bien gardé de m’informer qu’il fallait tout remettre aux normes dont la création d’un local technique (maçonnerie) et ralliement électrique à chaque appartement : donc maçonnerie et électricien privé à la charge des proprios, car ENEDIS prend en charge sa partie.
Ma question est donc : des travaux votés en AG avant mon achat sont il quand même à ma charge ???
Je vous remercie beaucoup de votre réponse et vous souhaite une bonne soirée
Cordialement
Bonjour
Lorsque des travaux sont votés, ils sont à la charge de celui qui est propriétaire à la date d’exigibilité.
Ensuite c’est un accord à trouver entre l’ancien propriétaire et le nouveau et à inscrire devant notaire dans les conditions de la vente.
Cordialement
Bonjour
Je suis actuellement syndic bénévole de ma copropriété. L’ancien syndic (commercial) reste sourd et muet quand a mes relance de transfert des fonds sur le nouveau compte de la copropriété. Nous les avons révoqués fin octobre et a ce jour ce fût déjà un marasme ne serait ce que pour la récupération des archives. Quels sont les recours légaux a ma disposition afin que je récupère les fonds ?
Je vous remercie
Bonjour
Lorsque le passage de relais se fait parce qu’un syndic bénévole a été élu à la place d’un syndic professionnel, le syndic sortant n’a pas à garder quoi que ce soit concernant la copropriété. Il est rare qu’ils se fassent tirer l’oreille car le passage devant un tribunal ne leur est jamais favorable. Par contre lorsqu’il s’agit d’une révocation, il est impossible de vous conseiller sans avoir plus d’éléments sur le dossier. N’hésitez pas à prendre un quart d’heure de téléconsultation avec un expert.
Cordialement