Approbation des comptes et quitus en copropriété

L’approbation des comptes et le quitus sont des incontournables des Assemblées Générales.

Bien souvent ces résolutions ne sont pas celles qui prennent le plus de temps en AG.

Attention ! Ces votes ne vont pas de soi, ils ont des conséquences importantes.
Attention également, ces deux votes sont distincts. Ils doivent impérativement faire l’objet de deux résolutions différentes. Ils ont chacun un objectif très différent. Il est tout à fait possible de donner l’un sans l’autre. L’approbation des comptes se décide bien souvent à l’issue de la réunion préparatoire à l’assemblée générale à la suite de la vérification des comptes.

Dernières mises à jour :
1) concernant les copropriétés dont les comptes n’ont pas été approuvés depuis plus de deux exercices
2)concernant la portée du quitus, suite à décision de la cour de cassation février 24. Voir en bas d’article.

Faut-il toujours approuver les comptes de la copropriété ?

Quand approuve-t-on les comptes ?

Quand les comptes sont justes, les charges correctement réparties, et les équilibres financiers respectés. Voir annexes comptables 1 à 5. Ainsi exprimé, cela paraît simple. Dans la réalité, les comptes de votre copropriété sont rarement parfaits. Mais certains problèmes sont plus graves que d’autres. L’expertise de CoproConseils peut utilement vous guider pour garder une certaine souplesse sans pour autant valider les yeux fermés.

Si l’assemblée générale approuve les comptes …

La responsabilité du syndic ne peut plus être recherchée sur des éléments comptables qui ont été portés à la connaissance des copropriétaires lors de la vérification des comptes et avec les documents obligatoirement joints à la convocation d’assemblée générale. L’approbation des comptes permet au syndic répartir le solde des charges correspondant à la différence entre appels de fonds prévisionnels et budget réel de la copro. Ainsi la comptabilité de l’année écoulée est bouclée.

Les copropriétaires qui ont approuvé les comptes ont-il encore des recours ?

Le seul domaine comptable sur lequel il est encore possible de demander la correction des erreurs après approbation des comptes est la répartition des charges entre les comptes copropriétaires. Encore faut-il que le copropriétaire démontre l’existence d’erreurs devant la justice. Vous pouvez, dans le cadre de l’article 42, contester une répartition individuelle des charges, même si les comptes ont été approuvés et même si vous n’avez pas été noté opposant ou défaillant. (cour de cassation du 1er février 2018)

Si les copropriétaires ne votent pas l’approbation des comptes …

La comptabilité de la copropriété reste dans le domaine du “provisoire”. Par conséquent le syndic ne peut engager de poursuites contre un copropriétaire débiteur. Mais : ce n’est pas parce que vous n’approuvez pas les comptes que le mandat du syndic est caduc et qu’il ne peut plus exercer ses fonctions. Et inversement ! vous pouvez tout à fait renouveler un mandat sans approuver les comptes de l’année précédente.Et même si les comptes ne sont pas approuvés, le syndic peut tout de même procéder à des appels de fonds provisionnels correspondant au budget de la nouvelle année.

En résumé, il ne faut pas hésiter à refuser l’approbation des comptes s’ils sont faux et ne pas se laisser impressionner par les arguments mis en balance par le syndic qui a tout intérêt à les faire approuver pour dégager sa responsabilité.

Peut-on ne pas approuver les comptes plusieurs exercices d’affilée ?

Si techniquement c’est possible, ce n’est pas du tout recommandé.
Si l’assemblée générale n’approuve pas les comptes, le syndic doit les corriger et les présenter à nouveau sans tarder.
Éventuellement il peut arriver dans certaines circonstances exceptionnelles que le syndic présente deux exercices à l’approbation lors de la même assemblée générale.
Mais il ne doit pas rester avec plusieurs exercices non approuvés. Cela risque de mettre la copropriété en grande difficulté financière.

Nomination d’un administrateur

Le législateur a récemment mis en place via la loi du 9 avril 2024, plusieurs dispositions visant à éviter que les syndics ne laissent trainer ces situations préjudiciables aux copropriétés.Lorsque les comptes n’ont pas été approuvés depuis deux exercices :

• le conseil syndical (ou un copropriétaire représentant 15% des tantièmes) peut désormais demander la nomination d’un mandataire ad hoc, sans attendre que le syndic le fasse, et sans vote d’AG
• un créancier peut faire de même dans certaines conditions
• le maire de la commune peut également saisir le juge, et enfin
• un représentant de l’État dans le département

De plus, dans le cas où le juge serait saisi, celui-ci peut, s’il considère que l’inaction du syndic a causé préjudice à la copropriété, mettre à la charge du syndic tout ou partie des frais de l’administration provisoire.

Et le Quitus ?

Donner Quitus à son syndic c’est attester qu’il a correctement et régulièrement rempli sa mission. Autrement dit, le quitus a un effet exonératoire de la responsabilité du syndic et il importe peu qu’il ait commis des erreurs. C’est comme si l’assemblée générale lui donnait l’absolution par sa satisfaction. Le Quitus n’est pas obligatoire, mais on comprend que les syndics le mettent systématiquement à l’ordre du jour !

Le Quitus vaut-il approbation des comptes ?

Il peut y avoir approbation des comptes et pas quitus. Par contre, il n’est jamais possible de donner quitus sans approuver les comptes. Le quitus exonère le syndic de ses responsabilités sur l’ensemble des actes qu’il a accompli dans le cadre de sa gestion. La comptabilité n’est qu’une sous-partie. Ainsi, si la copropriété souhaite ne pas approuver les comptes, cela signifie que les comptes sont faux. Il n’est donc par définition assez difficile de considérer dans le même temps que le syndic puisse être exonéré de toute responsabilité concernant cette inexactitude des comptes. En effet c’est lui qui est responsable de la comptabilité de votre copropriété. Qui d’autre pourrait être responsable de l’inexactitude ?

Quelles sont les limites du Quitus ?

Le quitus n’est limité que par l’information faite aux copropriétaires. Si les faits et actes du syndic excèdent largement son mandat, mais que l’assemblée lui a donné quitus en étant parfaitement informée desdits faits et actes et de leur portée, il n’est plus possible pour la copropriété de se retourner contre le syndic, sauf à titre individuel pour les copropriétaires opposants ou défaillants. Par contre, s’il est prouvé que le syndic a dissimulé des informations aux copropriétaires (ce que l’on appelle manœuvres dolosives), alors le quitus est sans effet.

Une fois qu’on a donné le Quitus on ne peut plus rien faire contre le syndic ?

Effectivement, la copropriété ne peut plus se tourner devant un tribunal pour demander réparation d’une éventuelle erreur de gestion. Par contre, si le vote du quitus exonère le syndic de toute responsabilité vis à vis du syndicat des copropriétaires, il reste responsable vis à vis des copropriétaires pris individuellement. Telle est la conséquence d’une décision de la cour de cassation datant de fin février 2024. Cette décision est importante car elle avance le fait qu’à titre individuel, un copropriétaire peut toujours rechercher la responsabilité du syndic si celui-ci a commis une erreur qui lui porte préjudice. Cela même si par ailleurs ce même syndic a obtenu quitus en AG.

Ne votez jamais le quitus !

En résumé : le quitus n’est donc pas seulement un vote de confiance, c’est une absolution. Notre conseil ? Puisque le quitus n’est pas obligatoire. Il est automatiquement acquis au bout de 5 ans. Ne l’inscrivez tout simplement pas à l’ordre du jour !