Les appels de fonds en copropriété

“Notre syndic nous réclame xxx euros, est ce qu’il a le droit ?”
Voila une des questions que vous vous posez le plus souvent.
Ces sommes réclamées par votre syndic sont des appels de fonds.

Quels fonds votre syndic peut-il réellement vous réclamer ?

• En premier lieu tout simplement les provisions du budget prévisionnel. A chaque assemblée générale un budget prévisionnel est voté, le syndic divise cette somme en quatre trimestres, la répartit selon les tantièmes et appelle les fonds.
• Il peut appeler ensuite une avance de trésorerie afin de pouvoir faire face à des dépenses imprévues. Attention cette avance de trésorerie ne peut excéder 1/6^e du budget prévisionnel. A vos calculettes. Bien évidemment elle aussi fait l’objet d’un vote en assemblée générale.
• Le budget prévisionnel d’une copropriété concerne les dépenses courantes, jamais les dépenses exceptionnelles comme par exemple les travaux. Ces dépenses sont donc votées en assemblée et sont hors budget prévisionnel. L’assemblée peut également décider d’anticiper des travaux. Exple, si de gros travaux sont à prévoir dans les trois années à venir. Alors, la copropriété peut décider de faire des provisions.  Ceci sans que les travaux ne soient pour autant votés. Il y a vote d’un budget par l’assemblée. Le syndic est donc en droit d’appeler les fonds.

Vous l’aurez compris ; tout appel de fonds est donc obligatoirement validé par un vote en assemblée générale. Chaque somme réclamée, doit correspondre à une somme votée.

Vous n’êtes pas d’accord, est-ce que vous avez le droit de ne pas payer les appels de fond ?

NON ! Les appels de fonds validés en assemblée générale sont exigibles, vous ne pouvez pas vous y soustraire, même si vous n’êtes pas d’accord avec la dépense et que vous avez voté “non” lors de l’assemblée.

Seule “exception”, les travaux commandés en urgence nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. Dans ces cas, le syndic doit consulter le conseil syndical (qui n’a qu’un avis consultatif) et peut lancer un appel de fonds extraordinaire qui ne doit pas dépasser un tiers du montant estimé des travaux. Le syndic doit alors dans la foulée faire valider cette dépense par l’assemblée et appeler les 2/3 restants, sans quoi les fonds appelés ne sont pas exigibles. Quelques fois pour éviter à la copropriété les frais liés à la convocation d’une assemblée générale extraordinaire, le syndic peut faire le choix d’attendre l’assemblée ordinaire. Les appels de fonds ne sont alors effectivement pas légalement exigibles, mais si ils correspondent réellement à une dépense urgente et nécessaire à la sauvegarde de l’immeuble, les honorer est une question de bon sens.

Les frais de mise en demeure font partie de vos charges,

Vous n’avez pas le droit non plus de vous y soustraire de votre propre fait.

Nous recevons énormément de demandes concernant les frais de mise en demeure, comme en témoigne l’abondance des commentaires de l’article correspondant. Bien souvent, les copropriétaires ne sont pas d’accord avec les frais de mise en demeure. Ils paient leurs charges dont ils soustraient les frais de mise en demeure avec lesquels ils ne sont pas d’accord et s’étonnent de recevoir … une nouvelle mise en demeure !
Effectivement les frais de mise en demeure font partie de vos charges, les contester n’empêche pas de les payer. Si vous ne payez pas une partie de vos charges, votre compte copropriétaire est comptablement débiteur, et le syndic est fondé à émettre à nouveau une mise en demeure.

Vous n’avez pas reçu l’appel de fonds !

Le syndic a l’obligation d’envoyer les appels de fonds.
Il y a toutes les chances pour que cela ait été fait. Dans la très grande majorité des cabinets de syndic cet envoi est totalement automatisé.
Mais que veut dire “envoyer” ? Et pourquoi est-il possible que vous ne l’ayez pas reçu ?

Les appels de fonds ne sont pas des “notifications”. C’est à dire que le syndic a le droit de les envoyer en lettre simple. Il n’est pas tenu de les envoyer en recommandé.

La seule obligation du syndic est de les envoyer, pas de s’assurer que vous les avez bien reçu.
Si votre adresse est incorrecte, la responsabilité du syndic n’est pas à rechercher. Ce sont les copropriétaires qui doivent s’assurer que le syndic a bien la bonne adresse postale.

Le syndic peut-il envoyer les appels de fonds par e-mail, voie électronique, intranet ?

Depuis le décret du 27 juin 2019, le syndic a le droit d’envoyer les appels de fonds sous format électronique.
Le texte précise “sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire”.
Il n’est donc pas possible de remplacer les courriers postaux par des courriers électronique par décision unilatérale du syndic, ni même avec l’accord du CS, ni encore par un vote en AG.
Cette autorisation doit être individuelle.
Il suffit d’un simple courriel.
Il doit être possible de revenir sur cette décision.
Le courrier électronique en question peut tout à fait préciser que l’appel de fonds est à télécharger ou à consulter sur l’intranet de la copropriété.

Les appels de fonds ne correspondent pas aux dépenses réelles

Comme vu précédemment, les appels de fonds d’une année N correspondent au budget qui a été voté durant l’assemblée générale N-1 voire N-2. Il est donc tout à fait normal qu’il y ait un écart entre le prévu et le réalisé. Mais quelques fois l’écart est très important.
Exemple au moment de la flambée du prix de l’énergie en 2022, peu de copropriétés avaient anticipé cela et se sont retrouvés avec insuffisamment de fonds.
Inversement, toujours suite à cette même crise, certaines copropriétés qui n’avaient pas anticipé les aides avaient appelé un budget trop important pour l’année suivante.

Si le budget de la copropriété a été sous-évalué

Le syndic est dans l’obligation de convoquer une assemblée générale extraordinaire pour faire voter un budget complémentaire.

Si le budget prévisionnel a été sur-évalué

Nombreux sont les copropriétaires qui voudraient être remboursés au plus vite.
Malheureusement le temps de la copropriété est long. On a beau savoir que le budget a été sur-évalué, pour que cela soit officiellement acté il faut que l’année comptable de la copropriété soit terminée. Le syndic va clôturer les comptes et cela va faire apparaître un excédent. Il doit ensuite présenter ces comptes en assemblée générale. L’assemblée générale doit d’abord approuver ou refuser ces comptes. Ensuite il sera possible de décider ce qui doit être fait de ces montants excédentaires. Si personne n’a pensé à mettre la question à l’ordre du jour, alors ces sommes seront comptabilisées en crédit de charges pour chaque copropriétaire au prorata de ses millièmes. Malgré tout si un copropriétaire dont le compte est excédentaire demande au syndic un remboursement, le syndic devra le réaliser. Mais cela n’est pas automatique.