Combien de mandats peut-on détenir en assemblée générale de copropriété ?

Si un copropriétaire ne peut se rendre pas à l’assemblée générale, il a le droit de se faire représenter. Il doit donner un mandat à la personne de son choix. Le mandataire n’est pas forcément copropriétaire, mais ne peut pas être le syndic. Pour éviter qu’un seul copropriétaire vienne en assemblée générale avec un très grand nombre de mandats et puisse décider à lui seul de toutes les questions à l’ordre du jour, le législateur a posé des garde-fous.

Article 22 de la loi de 65

Cet article stipule qu’on ne peut pas posséder plus de trois mandats, sauf si le total des voix n’excède pas 10% des voix.

ATTENTION de manière dérogatoire et temporaire, ce montant a été augmenté à 15% durant la période COVID par ordonnance du 20 mai 2020. Cette dérogation a été valable du 20 mai 2020 au 30 septembre 2021, puis du 1er janvier 2022 au 31 juillet 2022. Idem pour la tenue d’une AG unilatéralement par correspondance.

Ce pourcentage a été notablement modifié par la loi ELAN de 2018. Auparavant il s’agissait de 5% seulement

Exemple : dans une copropriété composée de 10 lots représentants tous le même nombre de millièmes un copropriétaire ne pourra posséder plus de trois mandats puisque ces votes représenteront 30% des voix. Par contre dans une copropriété comportant un certain nombre de caves indépendantes ne représentant chacune que 10 millièmes, un propriétaire de cave pourra en représenter 9 autres à l’assemblée générale puisqu’il reste dans la limite des 10 %.
Si dans cette même copropriété il y a des appartements qui représentent 200 millièmes, le propriétaire d’un appartement sera limité à 3 pouvoirs.

Pouvoir donné à un parent

Marié, pacsé, enfant … doit-on avoir un mandat pour représenter son proche parent propriétaire ? Oui !
Il est assez courant qu’un appartement soit la propriété d’époux, de plus en plus courant qu’il soit la propriété de personnes unies sous le régime du PACS. Il est également possible qu’un enfant occupe un appartement qui soit la propriété de ses parents, ou inversement. Qu’en est il en terme de représentation à l’assemblée générale ?

Le propriétaire qui compte au regard de la loi est celui qui est enregistré par le notaire.
Celui-ci doit transmettre l’information au syndic.
Dès lors que le propriétaire en titre n’est pas présent, il ne peut être représenté qu’à l’aide d’un mandat. Quels que soient ses liens avec la personne choisie.

Ainsi si seul un époux est propriétaire, l’autre ne pourra pas le représenter de plein droit à l’assemblée générale. Il doit se munir d’un pouvoir. Idem pour les ascendants, descendants ou pacsés.
A l’inverse s’ils sont tous deux propriétaires, ils peuvent se présenter l’un ou l’autre en AG. De plus, ils peuvent tous les deux prétendre à recevoir des mandats pour l’assemblée générale.

Par contre, si un lot est en indivision, ou bien en nu-propriété, les propriétaires doivent s’entendre sur désigner un mandataire. A défaut, c’est le président du tribunal de grande instance qui est à même de trancher. (cour d’appel d’Aix – 15.04.11)

Copropriétaire vendeur, peut-il donner son pouvoir à l’acheteur ?

Si entre le compromis et la vente définitive, une AG a lieu, il peut sembler intéressant que ce soit l’acheteur qui y participe plutôt que le vendeur.  Cela fait sens que l’acquéreur prenne part aux décisions qui vont impacter la gestion d’un bien qui bientôt va lui appartenir.

Mais la signature du compromis, ne lui donne pas le droit de participer à l’AG de plein droit. Tant que la vente n’est pas signée, le copropriétaire du lot reste le vendeur. L’acheteur n’est rien au regard de la copropriété. Le vendeur doit donner mandat à l’acquéreur. Et celui-ci ne fait que représenter le copropriétaire en titre. Il en va de même pour un vote par correspondance. Le futur copropriétaire ne peut pas remplir le formulaire en son nom.

C’est le nom du vendeur qui figurera sur le PV d’AG.

Combien de mandats pour des époux copropriétaires ?

Un couple propriétaire d’un lot a-t-il droit à trois mandats parce qu’ils ne représentent qu’un seul lot, ou bien deux fois trois mandats parce qu’ils sont deux ?

Cette question a été portée devant les tribunaux et ce qu’il ressort c’est que la limite est valable par personne et non par lot.
En 2018, la loi ELAN a mis fin au manque de précision de la loi et entérine ce qui avait déjà été validé par les tribunaux.

Ils ont donc bien droit à trois mandats chacun (ou plus dans limite des 10% chacun).

Je dispose d’un mandat, puis-je être élu au conseil syndical ?

Représenter quelqu’un en AG ne donne pas le droit de se faire élire au CS à sa place. Même si cela fait des années qu’une même personne reçoit le pouvoir d’un propriétaire et que cette personne s’investit dans le bon fonctionnement de la copropriété.

Seuls les copropriétaires ont le droit de siéger au conseil syndical de la copropriété.
L’ordonnance du 30 octobre 2019 a élargi les possibilités de recrutement des conseillers syndicaux. Désormais ; époux, pacsé, ascendant ou descendant peuvent être élus au CS. Même s’ils ne sont pas eux mêmes propriétaires.

Mais cela n’est pas lié au fait qu’ils possèdent un mandat ou non. Ils ont le droit de présenter leur candidature au CS, même s’ils ne sont pas présents en AG.

La responsabilité de vérifier que les membres du conseil syndical ont bien le droit d’être élus incombe au CS. Mais tout copropriétaire a le droit de demander que la preuve soit apportée.

Qui peut être mandataire ?

Doit-on forcément choisir un autre copropriétaire pour lui donner notre pouvoir ?
L’article 22 de la loi de 65 précise que le choix du mandataire est libre.

Vous pouvez désigner un autre copropriétaire ou quelqu’un extérieur à la copropriété.

Attention si vous êtes propriétaire de plusieurs lots, vous ne pouvez pas pour autant désigner plusieurs mandataires. Le vote est par nature personnel et indivisible.

Par contre, tout le monde n’a pas le droit d’être désigné comme mandataire.

Cet aspect important de la loi de 65 a été encore clarifié par la Loi ELAN de 2018.
Le syndic et toute personne ayant un lien personnel ou professionnel avec le syndic, n’a pas le droit de recevoir de mandats. Le législateur a eu maintes fois l’occasion de définir toujours de manière plus restrictive cette interdiction. Et la loi n’a fait que codifier une jurisprudence déjà ancienne.
Sont donc interdits de mandats lors d’une assemblée générale :

• le syndic
• son conjoint (définition élargie)
• ses ascendants ou descendants
• les salariés du syndic, ainsi que leurs proches
• toute personne liée à un fournisseur ou à une entreprise avec laquelle le syndic soit lié
• le gardien concierge ou employé d’immeuble
• l’administrateur provisoire

Cette interdiction est valable, même si cette personne est elle même copropriétaire dans l’immeuble.

La loi ALUR prévoit également qu’un copropriétaire qui n’est pas à jour de ses charges, ne peut pas recevoir de mandats d’autres copropriétaires lorsque l’assemblée statue sur l’autorisation donnée au syndic d’agir en justice contre les propriétaires débiteurs.

La loi ELAN vient renforcer encore la définition des mandataires possibles. Elle exclue clairement le syndic ainsi que toutes les personnes qui peuvent de près ou de loin lui être liée.

Pouvoirs en blanc

Un pouvoir en blanc est un mandat sans indication de mandataire.

“Dans notre copropriété, une majorité de copropriétaires envoie ses pouvoirs en blanc au syndic avant l’assemblée. Est-ce légal ?”

Les pouvoirs en blanc sont valides dès lors qu’ils ne sont pas distribués par le syndic lui même.

Encore un point sur lequel la loi ELAN est venue mettre les points sur les i.

La procédure normale est qu’en début d’assemblée générale, après avoir fait procéder à l’élection du président de séance, le syndic lui remet les mandats blancs. Le président ou la présidente de séance est libre de les accepter et/ou de les redistribuer à qui bon lui semble.

Le décret du 2 juillet 2020 a modifié les article 15-1 et 17 du décret de 1967. Désormais le syndic qui reçoit des mandats blancs, peut les remettre soit au président de séance, soit au président du conseil syndical, soit à un membre du conseil syndical. Ces derniers peuvent les remettre à qui bon leur semble.
Le syndic doit mentionner dans le procès-verbal, à qui il a remis les mandats blancs.

Le syndic n’a pas le droit, ni en assemblée, ni avant l’assemblée, de répartir lui même les pouvoirs en blanc qu’il a pu recevoir. Il n’a évidemment pas le droit de les utiliser lui même. Il ne peut pas non plus les donner à une personne qui lui soit liée. Si cela est prouvé, c’est susceptible d’entrainer la nullité de l’assemblée générale.

Le défaut de distribution de la totalité des pouvoirs peut également entacher l’assemblée de nullité. S’il est impossible de les distribuer tous, en raison de la limitation du nombre de mandats par l’article 22, il faut clairement l’indiquer dans le PV d’AG.

Mandats et liberté de vote.

“Je suis copropriétaire et je détiens un mandat. Est ce que je peux voter ce que je veux ?”
Le mandataire a une obligation générale de loyauté et de défense des intérêts de son mandant.
Vous n’avez donc pas le droit de voter quelque chose qui porte préjudice à la personne qui vous a donné mandat.
La cour de cassation a ainsi annulé en 2014, une décision d’assemblée générale qui avait été prise à la faveur d’un mandat utilisé contre les intérêts de celui qui a donné mandat.
Peut de la même manière être annulé un mandat qui a été distribué par le président de séance alors que les deux copropriétaires en jeu sont sont en conflit ouvert et notoire.

La meilleure protection contre ce risque reste encore de préciser sur le pouvoir, ce que vous souhaitez que votre mandataire vote pour chaque résolution.

Néanmoins cela ne signifie pas que la personne à qui vous avez donné votre pouvoir ne soit pas libre de son vote. Cela signifie juste que vous aurez les moyens de la poursuivre devant la justice pour faute dans l’exécution du mandat.

Preuve du mandat

Comment prouver qu’on a un mandat ? Est-ce qu’un e-mail suffit ?
La loi de 65 ne contient aucune obligation en la matière, mais la cour de cassation a clairement établi qu’un mandat ne pouvait être qu’un écrit. Le mandat doit être signé par le copropriétaire mandant.

Il n’est en rien obligatoire d’utiliser le mandat joint à la convocation d’assemblée générale. Un mandat peut tout à fait être rédigé sur papier libre. Mais utiliser le mandat joint à la convocation est plus pratique ; il permet de ne rien oublier et d’être certain que le mandat sera valable.

Pour le transmettre ensuite vous avez le choix entre :

• le remettre en mains propres
• le faire parvenir par courrier postal
• l’envoyer par fax ou
• le joindre en document attaché à un courriel

Un simple courriel sans document attaché peut ne pas être considéré comme valable car il ne contient pas de signature.

Il est toujours préférable si vous ne pouvez vous rendre à l’assemblée générale, de donner un pouvoir à la personne de votre choix. L’absentéisme et le peu d’investissement des copropriétaires est une des vraies faiblesses de la copropriété en France.

Pouvoir ou vote anticipé ?

Je ne peux pas rester jusqu’à la fin de l’assemblée générale, comment faire pour donner mon pouvoir ?
Si vous êtes présent au début de l’AG, vous allez signer la feuille de présence et par conséquent être comptabilisé comme tel. A ce titre, il n’est donc pas possible de donner un pouvoir.

Les copropriétaires qui partent en cours d’assemblée sont par défaut comptés comme ayant voté comme la majorité.
Pour éviter cela, il est possible de donner des consignes de vote anticipé avant la fin de l’assemblée.

Il suffit d’inscrire clairement sur une feuille libre vos consignes de vote. Donnez ensuite cette feuille au président de séance ou au scrutateur. L’important quel que soit votre choix, est d’avertir le président de séance de votre départ anticipé et du fait que vous avez laissé des consignes de vote.

Ainsi, votre position sera respectée.

Mandats contradictoires !

Un copropriétaire a donné son pouvoir à deux personnes différentes ! comment faire ?
Ce n’est pas très courant, mais cela peut arriver.
S’il est scrupuleux, ce copropriétaire qui change d’avis sur la personne à même de le représenter, va avertir ses mandataires. Normalement, il ne doit présenter qu’un seul mandat en AG.

Lorsque le mandant n’est pas en mesure de récupérer le premier mandat. Il doit alors écrire sur le second “annule et remplace le précédent mandat donné à Mr ou Mme …”. Ce n’est pas obligatoire, mais conseillé.

Il peut donc arriver que malgré tout, deux mandats issus de la même personne soient présentés en AG. Et qu’aucune mention particulière ne soit apposée. C’est alors celui qui porte la date la plus récente qui fait foi. Il se peut également qu’en séance le syndic prenne la peine de passer un appel téléphonique au copropriétaire concerné pour s’assurer de la chose !

Subdélégation

Il peut arriver qu’un copropriétaire à qui vous avez donné mandat pour vous représenter en AG, soit finalement absent le jour de cette réunion. Il peut donc donner mandat à un autre propriétaire pour le représenter et vous représenter. C’est ce que l’on appelle la subdélégation.
Cette pratique assez courante n’était jusqu’à présent pas prévue par la loi. C’est désormais chose faite, la loi ELAN l’a prévu à l’article 22 de la loi de 65.
Cet article par la même occasion prévoit que le mandant peut noter sur son mandat qu’il refuse la subdélégation. Auquel cas, elle n’est pas possible.