Copropriété – Assemblée générale – vote par correspondance

L’assemblée générale par correspondance a été la grande vedette de l’épisode COVID en copropriété en France entre le 2 juillet 2020 et le 30 septembre 2021.

Le vote par correspondance est désormais pérennisé en copropriété. Les copropriétaires se sont vites habitués au fait qu’il était possible de voter par correspondance, car c’est pratique. Les AG en visio ont par contre connu un succès très relatif même au plus fort de la crise COVID.

Quels sont les délais légaux d’un vote par correspondance ?

Les votes par correspondance doivent parvenir au bureau du syndic au minimum 3 jours francs avant la date de l’assemblée. Les dimanches et jours fériés ne sont pas comptés dans les jours francs.

Les votes reçus hors délai sont pas pris en compte.

Le délai de convocation de l’assemblée générale en lui même ne change pas.
Il est toujours nécessaire d’avoir 21 jours francs entre la convocation et la tenue de l’AG.

Le président de séance (désigné par le syndic) doit se rendre aux bureaux du syndic pour signer le procès-verbal d’assemblée générale dans les 8 jours qui suivent la tenue de l’assemblée générale par correspondance.

Comme pour une AG normale, le syndic a 15 jours pour diffuser le procès-verbal.

Que signifie “jours francs” ?

Attention les jours francs signifient des jours pleins. Par conséquent “3 jours francs” signifie qu’il doit s’écouler trois jours pleins entre l’expédition et la date limite. Exemple : si l’AG a lieu un vendredi, il faut que le courrier arrive aux bureaux du syndic au plus tard le lundi. Parce que mardi, mercredi et jeudi sont les 3 jours francs. Attention aux week-ends. Si l’AG a lieu le jeudi, le syndic doit recevoir votre courrier le vendredi ou le samedi (si ses bureaux sont ouverts) parce que le lundi sera trop tard et que ses bureaux sont fermés le dimanche.

Il faut également tenir compte des délais d’expédition de la poste.

Il n’y a qu’une seule manière de démontrer officiellement la date de réception d’un courrier : le recommandé avec accusé de réception.

C’est ce que nous vous recommandons pour un vote à fort enjeu.

Est-il possible de voter par mail ?

Oui c’est désormais possible. Il est autorisé de transmettre son formulaire de vote par courrier électronique. Le courriel est réputé reçu le jour où il a été envoyé.

L’avantage c’est que les contingences postales sont réduites à rien et que seul le délai de 3 jours francs s’applique.

L’inconvénient c’est qu’avec un mail, le syndic peut plus facilement prétexter ne pas l’avoir reçu. Sauf à envoyer un recommandé électronique.

Un bulletin corrigé ou raturé est-il valable ?

Les textes relatifs au vote par correspondance ne prévoient rien de spécial concernant les mentions apposées sur le bulletin de vote. Contrairement aux élections politiques où toute modification d’un bulletin quelle qu’elle soit, le rend nul. Ceci dit, il existe des solutions de bon sens à certaines situations.

Si le bulletin contient une rature ou inscription qui rend impossible de déterminer clairement la volonté du votant. Cela annule le vote.

Si un bulletin contient des ratures sur une seule résolution, l’annulation ne concerne que cette résolution.
Les tantièmes de ce copropriétaire sont sur cette résolution sont considérés comme nuls. Le copropriétaire est défaillant. Les textes, dans l’état actuel des choses, ne permettent pas de dire avec certitude que ces cas rentrent dans le cadre de l’application de l’article 42 concernant la contestation.

Si le copropriétaire fait des commentaires. Il faut déterminer si ces commentaires permettent avec précision de savoir si le vote est clair ou pas. Si les commentaires ne rendent pas claire la volonté de vote pour ou contre dudit copropriétaire, alors on est dans le même cas qu’une rature.

Si le copropriétaire émet des réserves (par ex sur l’approbation des comptes) cela n’invalide pas son vote.

Exemple vote du budget : La case oui est cochée et le copropriétaire rajoute “j’aurais préféré 10 000€ de moins”. Son vote est clair, il approuve le budget.
Second exemple approbation des comptes : Le copropriétaire vote “oui à condition que le syndic me rembourse mes timbres”, il est possible que le scrutateur choisisse de noter ce copropriétaire défaillant sur cette résolution. Sa volonté ne peut être clairement établie.

Modification de la résolution en cours d’assemblée

Les textes concernant le vote par correspondance contiennent beaucoup d’imprécision. L’application de cette disposition démontre constamment toutes les imperfections de cette loi. Les pièges sont nombreux.

Le premier inconvénient du vote par correspondance est qu’il ne s’adapte pas aux débats de l’assemblée générale.
La loi prévoit que si le contenu d’une résolution est modifiée en cours d’AG, le copropriétaire qui a voté “pour” est alors compté comme défaillant sur ce vote.

Exemple le syndic propose un mandat de 3 ans. En AG, la durée est débattue et les participants tombent d’accord sur le fait que le vote va finalement porter sur un mandat d’un an. Le vote du copropriétaire qui a voté pour 3 ans ne sera pas comptabilité dans les “pour”.

S’il avait donné son pouvoir au lieu de voter par correspondance, ses millièmes auraient pu compter.

Précisons que le syndic n’a pas le droit :

• d’écarter des votes qui sont arrivés dans les délais,
• de prendre en compte les formulaires qui sont arrivés hors délais,
• d’écarter des formulaires au prétexte qu’ils sont raturés ou qu’ils contiennent des commentaires,
• de modifier les formulaires qu’il a reçu,
• ni de remplir lui même ceux qui auraient pu lui être envoyés partiellement remplis, voire en blanc comme cela arrive fréquemment avec les pouvoirs,
• de remplir lui même un formulaire pour un copropriétaire qui n’a rien envoyé.

Précision du GRECCO : “le syndic n’a pas à se faire juge de la régularité des formulaires reçus. Seuls les scrutateurs, ou à défaut le président de séance pourraient prendre cette responsabilité”.

Comment faire pour voter par correspondance ?

Il est important a minima :

• d’envoyer votre formulaire de vote par correspondance en recommandé sans quoi il n’est pas possible de prouver la date de réception,
• d’en faire une copie auparavant,
• éventuellement de doubler cet envoi par un envoi par courriel, la date d’envoi par mail étant considéré comme date de réception

Validité des bulletins de vote

Les bulletins de vote doivent non seulement arriver trois jours francs avant la date de l’AG, mais ils doivent également

• • rester lisibles
  • être paraphés sur chaque page
  • être signés en fin de document

Le président de séance (ou scrutateur le cas échéant) est à même de décider s’il convient de comptabiliser les votes ou pas.

Conséquences des votes par correspondance sur l’élection du CS

Lors d’une AG 100% en présentiel, tous les copropriétaires peuvent en séance, lever la main et se déclarer candidat à un poste de conseiller syndical.

Avec l’avènement des votes par correspondance cet aspect spontané n’est plus totalement possible.

Par définition, un votant par correspondance ne peut pas apporter sa voix à un candidat au CS déclaré en séance.

Si vous voulez être certain d’être élu au CS, il faut désormais impérativement faire acte de candidature avant la réception de la convocation. En cas de situation tendue, envoyez cette candidature en recommandé.

A l’extrême, lors d’une AG 100% par correspondance, seuls les candidats déclarés au syndic avant l’envoi de la convocation peuvent être élus.

Il reste possible si l’AG se tient en présentiel, de se déclarer candidat en séance. Mais aucun des copropriétaires qui ont voté par correspondance ne pourra participer au vote. Leurs millièmes manqueront peut-être pour vous élire.

Une résolution par candidat

Imaginons qu’au cours de la réunion préparatoire, le CS dans son ensemble souhaite soumettre au vote son renouvellement. Le syndic peut être tenté pour raccourcir l’ordre du jour de réduire cette élection à une seule résolution. Mais si en séance finalement un autre copropriétaire se décide à se porter candidat, tous les votes par correspondance seront comptabilisés parmi les défaillants.

Il est donc d’autant plus important dans l’ordre du jour de ne pas présenter la réélection du CS comme une seule résolution, mais bien distinguer chaque candidature.

Puis-je me porter candidat au CS alors que je vote par correspondance ?

Oui, tout copropriétaire s’il remplit les conditions, doit pouvoir se porter candidat au poste de conseiller syndical. Simplement vous ne pourrez pas vous déclarer en séance. Il faut donc envoyer votre candidature au syndic. Pas de formalisme spécifique, une simple lettre est suffisante. Par contre comme toujours en copropriété, mieux vaut l’envoyer en recommandé si vous voulez pouvoir prouver cet envoi et votre candidature.

Je souhaite être candidat au CS

Si vous voulez pouvoir compter sur les voix de ceux qui vont voter par correspondance, il faut également faire connaitre votre candidature au syndic avant l’AG.

L’objectif est que votre candidature puisse être notée sur la convocation et surtout sur le formulaire de vote par correspondance. Il faut donc envoyer votre candidature avant que le syndic n’envoie les convocations donc au minimum un mois avant la date de l’AG.

Vous pouvez envoyer votre candidature par courrier, ou simple mail. Évidemment, si vous craignez qu’elle ne soit pas prise en compte pour des prétextes divers, envoyer cette candidature en recommandé.

Est-il toujours possible de donner mandat ?

L’article 14 de la loi de 65 donne le droit à un copropriétaire de donner son pouvoir à quelqu’un pour voter à place. Cela n’est pas remis en cause, alors même qu’il existe désormais un formulaire pour voter par correspondance. Nota les limites ont été modifiées par dérogation dans le cadre de la crise Covid.
Mais faut il mieux voter par correspondance ou donner son pouvoir ?

Vous connaissez une personne de confiance qui peut se rendre à l’AG :

Sans aucune hésitation donnez lui votre pouvoir, c’est ce qui s’apparente le plus à votre propre présence en AG.

Si vous trouvez cette personne de confiance après avoir envoyé votre vote par correspondance, c’est comme si vous vous rendiez en AG au dernier moment. Le mandat prend le dessus. Le GRECCO précise : En vertu de l’article 14 de la loi de 65, “quelle que soit la date d’établissement du mandat, le vote exprimé par le mandataire prime sur le vote par correspondance”.

Si la personne à qui vous donnez mandat, vote par correspondance. Alors vos tantièmes sont comptabilisés comme ceux du mandataire qui vote par correspondance.

Votez par correspondance plutôt que d’envoyer un pouvoir en blanc :

Nous ne répétons jamais assez envoyer au syndic un pouvoir en blanc n’est pas une bonne idée. Quelle que soit la confiance que vous avez en votre syndic, il n’est pas souhaitable de lui donner plus de pouvoir qu’il n’en a déjà. Il faut toujours préférer d’autres solutions. Le vote par correspondance est LA bonne solution qui permet d’éviter les votes en blanc.

Peut-on, après avoir voté par correspondance, se présenter en AG ?

Le fait de voter par correspondance ne vous ferme pas les portes de l’assemblée générale. Tout copropriétaire garde le droit de se présenter en AG, même si le syndic a déjà reçu et enregistré son vote par correspondance. Sa présence annule de facto tout vote par correspondance mais également tout pouvoir.

Peut-on changer d’avis et modifier son vote par correspondance ?

A partir du moment où les délais sont respectés, a priori rien ne s’oppose à ce qu’un copropriétaire envoie un nouveau bulletin de vote par correspondance avec des votes différents. Évidemment il est indispensable de noter de manière très claire que le nouveau vote annule et remplace le précédent. Nous ne saurions trop vous conseiller dans ce cas d’envoyer vos votes en recommandé LRAR.

Notons qu’il en va de même pour les pouvoirs. Il est possible de changer de mandataire, à condition de bien clairement noter sur le second mandat qu’il annule et remplace le premier afin d’éviter tout contentieux. L’idéal est d’avertir le premier mandataire de l’annulation du pouvoir donné.

Peut-il y avoir des passerelles de majorité ?

Oui, un vote par correspondance doit respecter la législation. Il doit proposer les mêmes opportunités en matière de majorités et de passerelles de majorités qu’une AG en présentiel. Mais pour cela, il faut que le syndic ait correctement construit le formulaire de vote.
Par exemple, pour qu’une résolution qui doit être votée à la majorité de l’article 25, mais qui peut être voté à la majorité de l’article 25-1, le formulaire de vote doit comporter deux votes distincts et préciser à quel cas il s’applique.

Donc, il ne peut pas y avoir de passage automatique en passerelle de majorité (25-1 ou 26-1) sans que ce soit matérialisé par une seconde ligne de vote dans le formulaire.

C’est un point important abordé par les préconisations du GRECCO. Il remarque que cela alourdit le formulaire, mais qu’il est néanmoins indispensable de prévoir deux lignes spécifiques. Car ce sont bien deux votes distincts. Il est abusif de considérer que le vote d’un copropriétaire se maintient et qu’il n’est pas nécessaire de mentionner la passerelle dans le formulaire.

Le syndic peut-il modifier le formulaire de vote par correspondance

Le législateur a prévu un bulletin type. Le syndic doit forcément modifier le formulaire de vote par correspondance pour qu’il puisse s’adapter au mieux aux besoins de la copropriété. Il a le droit de rajouter des éléments. Par contre, il n’a pas le droit de supprimer des mentions. Contrairement au contrat de syndic type que le syndic n’a pas du tout le droit de modifier mais juste de remplir.

Le syndic peut-il facturer des honoraires supplémentaires ?

Certains syndics ont vu dans ces votes par correspondance l’occasion de facturer des prestations supplémentaires.

Aucun honoraire supplémentaire ne peut être facturé au prétexte d’une AG par correspondance. Que ce soit une AG 100% par correspondance ou non. Les honoraires supplémentaires pour dépouillement des bulletins par exemple ne sont pas acceptables.

Disposition dérogatoire COVID

Malgré sa mise en place en pleine crise sanitaire, le vote par correspondance n’est pas uniquement une “mesure covid”. Il était déjà en projet, comme moyen de lutter contre la trop forte abstention en assemblée générale. Mais également pour limiter les biais liés à la distribution des pouvoirs. Dès sa conception, il n’a jamais été conçu comme une mesure dérogatoire et temporaire.

Évidemment la crise covid a accéléré sa mise en place, car il était parfaitement adapté à la situation. Il a donc été voté relativement rapidement, eu égard à la réactivité habituelle du droit de la copropriété.

L’efficacité de ce dispositif de vote a été rapidement démontrée, même s’il n’est pas parfait.

Ce qui était totalement dérogatoire et temporaire par contre était la possibilité donnée aux syndics de convoquer une AG 100% par correspondance. Mais même au plus fort de la crise, la convocation 100% par correspondance devait être une “disposition de dernier recours”. (décision du TJ Paris – janvier 24). Tout devait être mis en oeuvre pour conserver aux AG leur fonction essentielle de lieu de débats, notamment par l’utilisation de la visioconférence. Cela n’a pas forcément toujours été le cas.

Quoi qu’il en soit, désormais cette disposition dérogatoire est terminée.

Quel est l’avis du Grecco sur le vote par correspondance ?

Oui, le vote par correspondance est désormais un acquis du droit de la copropriété.

Le GRECCO, organisme consultatif mais institutionnel, a émis plusieurs recommandations à propos du vote par correspondance. Elles vont dans le sens de l’avis de CoproConseils. Vous pouvez consulter le texte intégral de la recommandation du GRECCO en cliquant ici.

L’avis de CoproConseils sur le vote par correspondance

Le GRECCO considère que ce mode de vote doit être réservé aux conditions exceptionnelles. Nous sommes du même avis. L’idéal est d’être présent en AG. Si ce n’est pas possible il vaut mieux donner son pouvoir à une personne de confiance et utilise le vote par correspondance en dernier recours.

Les AG uniquement par correspondance ne sont pas souhaitables. Certains syndics en ont profité lorsqu’ils en avaient la possibilité. Mais la plupart en sont revenus. Et au printemps 2022, alors qu’ils avaient le droit de convoquer 100% par correspondance, grâce à une dérogation un peu excessive, très peu s’en sont emparés. La plupart des AG 2022 auront eu lieu normalement.

Quels sont les textes qui s’appliquent ?

La loi ELAN qui réforme en profondeur la loi de 65 introduit le vote par correspondance. Elle y insère un article 17-1 A qui prévoit qu’il est désormais possible de voter par correspondance en copropriété.

Cela ne signifie pas pour autant qu’il était possible de voter par correspondance dès novembre 2018 date de la parution de la loi ELAN. Car l’application de cet article était conditionné par la parution du formulaire de vote par décret.

Lorsqu’au 25 mars, le gouvernement fait paraitre le premier décret qui permet d’adapter le fonctionnement de la copropriété à la crise sanitaire. Ce décret mentionne également le vote par correspondance. Sauf qu’il n’est toujours pas utilisable car le formulaire n’est toujours pas publié.

Il faut en réalité attendre le 2 juillet 2020, pour que l’arrêté soit publié. Il existe désormais un formulaire de vote par correspondance. Que CoproConseils met gracieusement à votre disposition afin que vous puissiez vérifier que votre syndic est dans les règles.