Copropriété – Assemblée générale par correspondance

Plus personne ne peut l’ignorer. Il est désormais possible de tenir une assemblée générale de copropriété par correspondance. Cette disposition est sans conteste la grande gagnante de l’épisode COVID pour l’année 2020 dans le monde de la copropriété.

Le projet était dans les tiroirs depuis bien longtemps. Son application a été accélérée par la crise sanitaire.
Le vote par correspondance était considéré comme une des solutions possibles pour lutter contre l’absentéisme en AG de copropriété. Mais également pour limiter les biais liés à la distribution des pouvoirs.  Il s’est trouvé le moyen le plus utilisé par les syndics traverser la crise sanitaire.

Désormais il fait partie du paysage. Le formulaire de vote par correspondance doit obligatoirement être joint à toute convocation d’assemblée générale.
Confinement ou pas, tous les copropriétaires doivent avoir le droit de choisir de voter par correspondance.

Néanmoins, ce dispositif ne manque pas de poser de nombreux problèmes et de soulever de nombreuses questions.
CoproConseils vous propose ses réponses.

Mise à jour 17 décembre 2020
Le GRECCO, organisme consultatif mais institutionnel, a émis plusieurs recommandations à propos du vote par correspondance. Elles vont dans le sens de l’avis de CoproConseils. Vous pouvez consulter le texte intégral de la recommandation du GRECCO en cliquant ici. Nous indiquons leur avis au fil de cet article.

Peut-on tenir une assemblée générale 100% par correspondance ?

Oui. C’est possible. Les textes le prévoient, même si ce n’était pas l’objectif premier de la mesure lorsqu’elle a été crée.
Le GRECCO, tout comme nous, n’est pas favorable à des AG 100% par correspondance, hors périodes de confinement.

En temps normal, le vote par correspondance est une possibilité laissée aux copropriétaires.
Chaque copropriétaire décide s’il souhaite voter par correspondance ou s’il va se rendre en assemblée.
Les copropriétaires ont également le droit de changer d’avis jusqu’au dernier moment.
La loi prévoit que même si un copropriétaire a voté par correspondance, il peut se présenter en AG. Son vote par correspondance sera caduc de par sa simple présence en AG.

Attention

De manière dérogatoire, et jusqu’au 1er avril 2021, le syndic peut décider d’imposer une assemblée générale uniquement par correspondance.
Dans ce cas, la convocation peut même ne mentionner aucun lieu de réunion.

Théoriquement, il devrait essayer de chercher d’autres moyens de tenir l’assemblée avant de se “résoudre” à ne la convoquer que par correspondance.
Cette disposition dérogatoire a toutes les chances d’être prolongée.

Quels sont les délais légaux pour une AG par correspondance ?

Le délai de convocation de l’assemblée générale en lui même ne change pas. Il est toujours nécessaire d’avoir 21 jours francs entre la convocation et la tenue de l’AG.

Votre syndic a déjà convoqué l’assemblée générale de votre copropriété. Il décide finalement de la tenir uniquement par correspondance. Alors il doit en notifier les copropriétaires au moins 15 jours avant la date de tenue de l’AG. Cette modification doit être signifiée aux copropriétaires selon les mêmes règles que celles valables pour la convocation. C’est ce qu’on appelle une notification.

Attention, dérogation dans la dérogation : Ce délai de 15 jours incompressible est valable sauf pour les AG convoquées entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020, c’est à dire durant le second confinement. Pour cette période uniquement, le syndic avait le droit, de basculer sur une AG par correspondance uniquement, du jour au lendemain.

Si en dehors de cette période du second confinement, le syndic (qui a déjà convoqué l’AG) décide de la tenir uniquement par correspondance moins de 15 jours avant la date de l’AG, alors il doit en reporter la date pour que le délai de 15 jours soit respecté.

Si le syndic décide dès le début, que l’AG se tiendra uniquement par correspondance, il doit respecter le délai de 21 jours.

Les votes doivent parvenir au bureau du syndic au minimum 3 jours francs avant la date de l’assemblée.
Les votes reçus hors délai ne doivent pas être pris en compte.
Les copropriétaires doivent donc tenir compte des délais postaux. Sur un vote à fort enjeu, notez que seul un recommandé peut faire foi.
Il est possible de transmettre son formulaire de vote par courrier électronique. Le courriel est réputé reçu le jour où il a été envoyé.

Que faire si les délais ne sont pas respectés ?

  • Les 21 jours entre la réception de la convocation et la tenue de l’AG ne sont pas respectés,
  • Quelques fois c’est même entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’AG qu’il n’y a pas 21 jours,
  • Votre AG aura lieu en février alors que la date butoir normalement était le 31 janvier ….

Vos questions sont nombreuses à tourner autour de cette question des délais. Elles finissent en général par “peut-on demander l’annulation de cette AG ?”

Il faut savoir qu’une AG n’est pas nulle de plein droit parce qu’elle n’a pas respecté les textes. Que ce soit en matière de délais ou tout autre chose par exemple de majorités. Si les conditions de convocation ou de tenue d’une AG ne sont pas conforme, l’AG est contestable. Cela signifie que vous pouvez aller devant un tribunal pour la contester.
Il faut également savoir que le juge reste souverain. Si au cours de cette AG irrégulièrement convoquée pour des raisons de délais, le syndic est largement réélu, le juge peut tout à fait vous débouter et considérer que l’élection est valable.

Le syndic peut-il nous interdire d’être présent à l’assemblée générale ?

De manière dérogatoire, le syndic peut décider de tenir une assemblée que par correspondance. Il interdit donc de facto la présence des copropriétaires. C’est à dire de l’ensemble des copropriétaires.

A aucun moment par contre, les dispositions dérogatoires mises en place par les ordonnances Covid ne donnent le droit au syndic de “sélectionner” les participants à l’AG. Il n’est pas possible par exemple que votre syndic ne convoque que les membres du conseil syndical.

Comment se déroule une AG par correspondance ?

Cas général : hors contraintes sanitaires,

L’assemblée générale est convoquée normalement, se tient en présentiel et seuls quelques copropriétaires ont renvoyé leur formulaire de vote par correspondance.

Dans ce cas, les courriers sont remis au président de séance ou au scrutateur qui indique au syndic le résultat des votes par correspondance pour les prendre en compte pour chaque résolution. Le président et le scrutateurs ont la responsabilité de s’assurer que ces votes ont été correctement comptabilisés.

En cas de modification du contenu d’une résolution :

Si le contenu d’une résolution a été “amendé” c’est à dire modifié suite aux débats, alors les votes par correspondance ne peuvent pas être pris en compte. On dit alors que le votant est compté comme défaillant. S’il a voté pour la résolution, ses millièmes ne sont pas comptés au nombre de ceux qui ont voté pour. Le copropriétaire fait par conséquent partie de ceux qui ont le droit de contester dans le cadre de l’article 42 au même titre que ceux qui ont voté contre ou qui étaient absents. Il recevra le PV en recommandé comme ceux qui ont voté contre. Son nom (et ses millièmes) doivent être notés dans le PV d’AG au titre des défaillants.

Le GRECCO considère que seuls les votes favorables sont modifiés. Si une résolution a été modifiée, les votes contre restent contre et ne perde pas le droit à la contestation.

Cas spécifique : l’AG se tient en visio conférence.

Si une assemblée générale se tient en visioconférence, il reste possible pour des copropriétaires de voter par correspondance. La prise en compte de ces votes se fait comme si l’AG se tenait en présentiel. Voir le paragraphe ci-dessus. Excepté le fait que la signature du PV par le président de séance se fait en décalé. Le président de séance a 8 jours pour se rendre dans les locaux du syndic pour signer le PV.

Cas dérogatoire : l’assemblée générale est convoquée uniquement par correspondance

L’ensemble des copropriétaires envoie les formulaires de vote par correspondance au syndic.
Ne peuvent être comptabilisés que ceux qui arrivent au moins 3 jours avant la date de l’AG.
Le syndic peut être seul au moment du dépouillement. Rien dans les décrets ne l’oblige à procéder au dépouillement en présence de copropriétaires.
Il n’y a aucun débat, pas plus que la moindre négociation.
Le syndic comptabilise les votes et consigne dans le PV d’AG les résolutions qui ont été retenues et celles qui ont été rejetées.

Précisons que le syndic n’a pas le droit :

  • de mettre un formulaire à la poubelle,
  • d’écarter des votes qui sont pourtant arrivés dans les délais,
  • de prendre en compte les formulaires qui sont arrivés hors délais,
  • d’écarter des formulaires au prétexte qu’ils sont raturés ou qu’ils contiennent des commentaires,
  • de modifier les formulaires qu’il a reçu,
  • ni de remplir lui même ceux qui auraient pu lui être envoyés partiellement remplis, voire en blanc comme cela arrive fréquemment avec les pouvoirs,
  • de remplir lui même un formulaire pour un copropriétaire qui n’a rien envoyé.

Une fois l’ensemble des formulaires de votes dépouillés, l’assemblée est considérée tenue.
Le président de séance se déplace alors aux bureaux du syndic pour signer le PV d’AG.
Le président de séance est soit le président du conseil syndical ou à défaut un membre du conseil syndical ou à défaut un copropriétaire par le syndic, se déplace. (article 22-3 du décret du 25 mars 2020 alinéa 4)

Précision du GRECCO : “le syndic n’a pas à se faire juge de la régularité des formulaires reçus. Seuls les scrutateurs, ou à défaut le président de séance pourraient prendre cette responsabilité”.

Tout le monde comprendra sans peine qu’il est important a minima :

  • d’envoyer les formulaires de vote par correspondance en recommandé sans quoi il n’est pas possible de prouver la date de réception,
  • d’en faire une copie auparavant,
  • d’exiger qu’un membre du conseil syndical soit présent au moment du dépouillement,
  • d’exiger que les enveloppes restent closes avant que le scrutateur soit présent,
  • que le président de séance vérifie scrupuleusement que les formulaires correspondent bien aux votes consignés par le syndic dans le PV d’AG.

Comment entrer au conseil syndical lors d’une AG par correspondance ?

Lors d’une AG en présentiel, tous les copropriétaires peuvent en séance, lever la main et se déclarer candidat à un poste de conseiller syndical.

Si vous savez que vous ne pourrez pas être présent à la réunion, il est possible d’avertir le syndic de votre candidature. Il faut le faire avec suffisamment d’avance pour que votre candidature puisse être notée sur la convocation et surtout sur le formulaire de vote par correspondance.

Si l’assemblée générale est convoquée uniquement par correspondance, là aussi il faut envoyer les candidatures préalablement au syndic.

Ces candidatures doivent parvenir au syndic avant l’envoi de la convocation. C’est à dire environ un mois avant la date de l’AG.

Par contre lorsqu’une AG a été convoquée en présentiel, si le syndic notifie une semaine plus tard de la tenue de l’AG finalement 100% par correspondance, alors les copropriétaires n’ont matériellement pas la possibilité de faire acte de candidature.

C’est un des points sur lesquels à notre avis les textes dérogatoires Covid, sont en contradiction avec la loi de 65. Il y a contestation possible devant un tribunal.

Nous indiquons cette contradiction depuis le 2 juillet. Nous sommes aujourd’hui confortés dans notre analyse par la préconisation du GRECCO qui considère qu’en l’état, le texte ne permet pas de tenir une AG entièrement par correspondance. En effet il n’est pas conforme à l’esprit de l’article 17 de la loi de 65 concernant l’élection des conseillers syndicaux.

Est-il toujours possible de donner mandat ?

L’article 14 de la loi de 65 donne le droit à un copropriétaire de donner son pouvoir à quelqu’un pour voter à place. Cela n’est pas remis en cause, alors même qu’il existe désormais un formulaire pour voter par correspondance.  Nota les limites ont été modifiées par dérogation dans le cadre de la crise Covid.
Mais concrètement comment cela se passe-t-il ?

AG en partie en présentiel :

Le copropriétaire qui possède un mandat se rend à l’AG et vote normalement. Si le copropriétaire mandant a malgré tout envoyé son formulaire de vote par correspondance, le mandat prend le dessus. Le GRECCO précise : En vertu de l’article 14 de la loi de 65, “quelle que soit la date d’établissement du mandat, le vote exprimé par le mandataire prime sur le vote par correspondance”.

AG 100% par correspondance :

Il n’est a priori pas possible pour un mandataire de voter par correspondance. Le texte du formulaire par correspondance ne prévoit pas qu’il soit possible de le signer par mandat. Seul le copropriétaire peut signer son formulaire de vote par correspondance. Un mandat ne permet donc pas à une autre personne que le copropriétaire de signer le formulaire de vote par correspondance.
C’est donc une limitation des droits prévus par la loi. Le GRECCO propose une solution. Le syndic ayant la faculté d’ajouter des mentions au formulaire de vote par correspondance, il suggère que le syndic prévoit la possibilité pour un mandataire de signer un formulaire de vote par correspondance. Ce dernier doit justifier du mandat évidemment, c’est à dire doit le joindre à son envoi. Les syndics vont ils adopter cette suggestion du GRECCO ?  Difficile à dire !

Peut-il y avoir des passerelles de majorité ?

Oui, un vote par correspondance doit respecter pas la législation. Il doit proposer les mêmes opportunités en matière de majorités et de passerelles de majorités qu’une AG en présentiel. Mais pour cela, il faut que le syndic ait correctement construit le formulaire de vote.
Par exemple, pour qu’une résolution qui doit être votée à la majorité de l’article 25, mais qui peut être voté à la majorité de l’article 25-1, le formulaire de vote doit comporter deux votes distinct et préciser à quel cas il s’applique.

C’est un point important abordé par les préconisations du GRECCO. Il remarque que cela alourdit le formulaire, mais qu’il est néanmoins indispensable de prévoir deux lignes spécifiques. Car ce sont bien deux votes distincts. Il est abusif de considérer que le vote d’un copropriétaire se maintient et qu’il n’est pas nécessaire de mentionner la passerelle dans le formulaire.

Le syndic peut-il modifier le formulaire de vote par correspondance

Le syndic doit modifier le formulaire de vote par correspondance pour qu’il puisse s’adapter au mieux aux besoins de la copropriété. Il a le droit de rajouter des éléments. Par contre, il n’a pas le droit de supprimer des mentions. Contrairement au contrat de syndic type que le syndic n’a pas du tout le droit de modifier mais juste de remplir.

L’avis de CoproConseils sur les AG par correspondance

Les assemblées générales par correspondance se multiplient. Nous n’y sommes pas favorables car les pouvoirs du syndic sont accrus et les possibilités de contre-pouvoir très limitées. Le GRECCO considère lui aussi que ce mode de vote doit être réservé aux conditions exceptionnelles.
Si votre copropriété est dans ce cas, nous vous conseillons la solution suivante pour limiter les dégâts :

  • proposez au syndic de réaliser en visioconférence une réunion préparatoire avec le CS
  • préparez durant cette réunion en détail tous les éléments qui devront figurer dans le formulaire de vote par correspondance
  • négociez à ce moment là ce qui est négociable (par exemple la durée de son mandat, le montant de ses honoraires, le montant de ses honoraires sur travaux si des travaux doivent être votés etc…)
  • demandez lui de limiter les résolutions au strict minimum. Ce n’est pas le moment de voter les travaux dont on sait qu’ils vont donner lieu à de multiples débats.
  • demandez lui de prévoir la présence d’une personne du conseil syndical le jour de l’AG. Il n’est pas obligé d’accepter.
  • exigez qu’aucun courrier ne soit ouvert avant l’AG

Vous serez ainsi en mesure de tenir une AG qui pourrait limiter les risques de contestation.

Quels sont les textes qui s’appliquent ?

La loi ELAN qui réforme en profondeur la loi de 65 introduit le vote par correspondance. Elle y insère un article 17-1 A qui prévoit qu’il est désormais possible de voter par correspondance en copropriété.

Cela ne signifie pas pour autant qu’il était possible de voter par correspondance dès novembre 2018 date de la parution de la loi ELAN. Car l’application de cet article était conditionné par la parution du formulaire de vote par décret.

Lorsqu’au 25 mars, le gouvernement fait paraitre le premier décret qui permet d’adapter le fonctionnement de la copropriété à la crise sanitaire. Ce décret mentionne également le vote par correspondance. Sauf qu’il n’est toujours pas utilisable car le formulaire n’est toujours pas publié.

Il faut en réalité attendre le 2 juillet 2020, pour que l’arrêté soit publié. Il existe désormais un formulaire de vote par correspondance. Que CoproConseils met gracieusement à votre disposition afin que vous puissiez vérifier que votre syndic est dans les règles.

74 responses to “Copropriété – Assemblée générale par correspondance

  1. Michel says:

    bravo pour vos infos

    1. CoproConseils says:

      Merci

  2. Chary says:

    L’Assemblée générale 2019a ete convoquée pour le 5/11/2020 . Par courrier en date du 21 /10/20 on nous a demandé d’effectuer notre vote par correspondance avant le 29/10, ce que la plupart des copropriétaires ont fait . Un courrier en date du 29/10 nous signale l’annulation de cette AG.
    Ceci est il legal et notre vote est il valable,?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Tout dépend de la raison de l’annulation.
      Cordialement

  3. Lombart says:

    Bonjour.

    L’AG a eu lieu le 14 décembre 2020 et nous n’avons toujours pas reçu le PV. Est ce légal?
    Quels sont les recours?

    De plus, un des copropriétaires a été appelé par le cabinet gestionnaire afin de l’informer d’une des décisions.
    Cette différence de traitement est-elle légale?
    Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Normalement le syndic a un mois pour faire parvenir le PV d’AG
      4 jours de retard, cela ne mérite pas de saisir le tribunal.
      Ensuite, la loi ne prévoit pas que le syndic doive garantir un traitement équitable aux différents copropriétaires.
      Cordialement

  4. Perraud says:

    Bojour,
    L’AG de notre copropriété devait se tenir avant fin décembre .Le syndic l’a positionnée le 29/1/2021 uniquement par correspondance et nous venons de recevoir la convocation.
    Le conseil Syndical qui devait se réunir en novembre, donc pendant le confinement, n’a pas été sollicité pour intervenir et donner son avis en décembre, pour les résolutions à insérer pour vote, les questions diverses.. et n’a pas été prévenu de la date de l’AG avant envoi à tous les copropriétaires.
    Pas de proposition de noms de président de séance ou de scrutateur dans les projets de résolutions, pas de mention des copropriétaires qui avaient demandé oralement de faire partie du conseil syndical..
    Si la majorité des votes est contre le quitus au syndic,contre la désignation du syndic et donc les termes de son contrat, que se passe-t-il?
    Merci pour votre réponse

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Si lors de cette AG par correspondance le syndic en place n’est pas réélu, il devra convoquer une nouvelle AG. Si d’ici là son mandat arrive à expiration, un copropriétaire peut convoquer une AG pour élire un nouveau syndic.
      Cordialement

  5. Alexandre says:

    Bonjour,

    Je suis président d’un CS.
    Le CS avait décidé de mettre en concurrence le syndic actuel.
    Cette information a été donnée au syndic lors d’une réunion du CS en août 2020. Nous avions aussi décidé lors de cette réunion d’une date pour l’AG (vers la Toussaint). Date, qui n’a bien sûr pas été respectée. Le syndic nous a alors adressé un projet d’ordre du jour incompréhensible pour les copropriétaires. Afin de les aider à voter nous avons adressé au syndic plusieurs demandes de mise à jour.
    Nous lui avons adressé une dernière mise à jour de l’ordre du jour (fin novembre) et lui avons indiqué que dès que celui-ci serait enfin finalisé, nous lui adresserions le compte rendu du CS ainsi que la plaquette et informations du syndic concurrent.
    2 jours après le syndic a envoyé la convocation pour l’AG aux copropriétaires avec la 1ère version de l’ordre du jour ainsi qu’en ne mentionnant pas la mise en concurrence ni le compte rendu du CS. Il a argué que son contrat se terminant au 31/12 il était obligé de convoquer l’AG.
    Le vote a eu lieu sans ma présence, celle d’1 autre membre du CS ou copropriétaire le 30/12/2020.
    Après 4 demandes, nous avons reçu le procès verbal et j’ai demandé à recevoir toutes les feuilles de vote.
    J’ai été nommé comme président de séance par le syndic lors de l’AG alors que je n’étais pas présent.
    En vérifiant les votes et résolutions.
    Je n’ai pu constater que des résultats faux.
    Des personnes qui n’ont pas voté pour un point sont soit dans les pour soit dans les contres. Des personnes qui ont votées pour sont dans les contre…. Il n’y a pas un seul comptage juste.
    J’en ai informé le syndic, il ne me répond pas.
    L’Ag a eu lieu le 30/12, le PV à ce jour n’a pas été signé.
    Pouvez-vous m’indiquer quels sont nos recours à ce sujet ?

    Un grand merci pour votre réponse

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Vous n’avez d’autre solution que de contester devant un tribunal dans les deux mois qui suivent la réception du PV.
      Article 42
      Cordialement

  6. Cece says:

    Bonjour,
    Notre assemblée devait se tenir en juin 2020. Etant donné les circonstances elle devait être faite avant le 31 janvier de cette année.
    Aujourd’hui nous recevons en AR la convocation qui se tiendra le 8/02. Donc hors délais !!
    Quel est notre recours pour contester cette AG par correspondance car je ne vous cache pas que nous (conseil syndical) sommes en guerre avec le syndic.
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Effectivement la convocation est hors délai, mais de peu. Il n’est pas garanti que le juge accueille favorablement une contestation de cette nature si le syndic est réélu lors de cette AG.
      Il vaut mieux juste ne pas lui donner mandat.
      Cordialement

  7. JACQUES says:

    Pour une AG 100 % par correspondance, est-il licite que le PV comporte des mentions ou des précisions qui ne figuraient pas dans le texte accompagnant les résolutions ?
    De même, dans le PV une résolution Art 25 est suivie d’un vote Art 24 alors que ce n’était pas mentionné dans le formulaire de vote par correspondance. Peut-on dans ce cas demander l’édition d’un nouveau PV plus conforme ou bien provoquer la nullité de l’AG ? Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Dans les convocations les résolutions sont des projets de résolution. Cela devient une résolution après avoir été voté en AG. C’est donc courant qu’il y ait une différence entre la convocation et le PV.
      Mais le contexte particulier qui est celui de la plupart des copropriétés actuellement (AG 100% par correspondance), il ne peut pas y avoir de modification entre l’intitulé d’une résolution dans le formulaire de vote par correspondance et ce même intitulé dans le PV, puisqu’il n’y a pas de débats. Tout dépend du contexte de votre copropriété.
      Le vote article 25 qui est suivi d’un vote article 24, c’est certainement un abus de langage car le vote à l’article 25-1 est possible et il équivaut au 24.
      La nullité d’une AG ne peut être déclarée que par un juge à l’issue d’une contestation dans le cadre de l’article 42.
      Cordialement

  8. Charline says:

    Bonjour,
    J’ai acheté dans un petite copropriété en avril 2020 à un bailleur social. Je suis là deuxième de l’immeuble à avoir acheté mon appartement. Lors de l’achat on m’a annoncé des charges mensuels d’environ 30€. Cette fin d’année on m’a transmis une regul de charges 2020 indiquant presque 700€ de rappel pour des charges non appelées lors de l’appel de fond initial. L’explication du syndic c’est qu’ils ont repris en gestion les contrats souscrits par le bailleur social et nous les facturent au conséquent. Nous n’avons validé aucun contrat et cela n’a jamais été annoncé.
    Quel droit avons nous ?
    Merci d’avance.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Les charges sont exigibles à partir du moment où elles ont fait l’objet d’un vote en assemblée générale de copropriété.
      Acheter dans un parc social est risqué, car le bailleur social reste en général majoritaire dans la copropriété et fait la pluie et le beau temps lors des AG.
      Cordialement

  9. Arnaud says:

    Bonjour,

    Est-il possible qu’un bulletin de vote par correspondance soit remis en main propre au syndic ? Dans un tel cas, comment le scrutateur peut il s’assurer qu’il a bien été remis avant la date butoir et qu’il est donc valide ?
    Comment prendre en compte un vote par correspondance s’il n’est lié ni à un recommandé ni à un email daté et que l’éventuelle remise en main propre ne précise aucune date ?

    Existe il un texte à ce sujet ?

    Merci par avance.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      C’est bien là le problème, les textes prévoient un envoi par courrier ou par courriel.
      Ils prévoient trois jours francs obligatoire entre la date de réception et la date de l’AG. C’est tout.
      Le législateur n’a pas du tout prévu qu’il puisse y avoir matière à contestation !
      Évidemment la jurisprudence va certainement venir combler ce vide, mais cela va prendre du temps.
      En attendant CoproConseils conseille non seulement d’utiliser un moyen d’envoi qui permette l’administration d’une preuve de la date de réception, mais également de faire une copie du formulaire que vous avez envoyé.
      Nous conseillons l’envoi en recommandé, ou bien l’envoi par courriel (puisque une date est automatiquement attachée à un mail. Par contre, on ne peut être certain que le syndic l’a reçu).
      Évidemment une remise en main propre doit être accompagnée d’un reçu avec une date et une signature, sinon elle ne vaut pas plus qu’un courrier simple en matière de preuve.
      Cordialement

    2. Arnaud says:

      Merci pour ces précisions.

      A votre sens, le scrutateur doit il refuser de prendre en compte un vote par correspondance pour lequel il n’existe aucune preuve de date de remise au syndic ?

      Typiquement un vote remis en main propre sans aucune précision ?

    3. CoproConseils says:

      Bonjour
      Un vote sans preuve de la date de réception est par définition un vote contestable.
      Cordialement

  10. Ravin says:

    Bonjour
    Nous avons reçu les documents de vote par correspondance pour l ‘assemblée générale de la copropriété qui a lieu le 29 janvier , le syndic n’a pas précisé qu’il fallait paraphé, signé et date chaque feuille de vote , est une erreur ? Est ce obligatoire, ?
    Merci pour votre réponse

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      La loi ne précise pas que le syndic doive le spécifier en plus. C’est obligatoirement noté sur le formulaire et le syndic n’a pas le droit de supprimer des mentions du formulaire définit par décret.
      Cordialement

  11. Sysy says:

    Notre syndic n’a pas mentionné les pouvoirs de représentation pour les acquéreurs coup ce sont les noms des anciens propriétaires qui apparaissent comme ayant votés est légal ?
    Le pv ne mentionne pas les noms des copropriétaires en vote “contre” confirmez-vous que la nullité des résolutions concernées peut-être demandées ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Non, nous ne confirmons aucunement.
      Si un copropriétaire donne son mandat, le mandant le représente, mais ne le remplace pas.
      C’est comme si le copropriétaire avait voté en personne. Vous pouvez lire notre article à ce propos.
      L’acquéreur n’est pas copropriétaire. Seuls les noms des copropriétaires au moment de l’AG figurent sur le PV.
      Pour vos autres questions vous avez le droit de contester dans le cadre de l’article 42.
      Cordialement

  12. Sylvie says:

    Bonjour, notre AG s’est tenu par correspondance le 13/12/2020,nous avons reçu par A.R le PV le 6/01/2021.L e délai supérieur à 8 jours n’est il plus de mise en période Covid?
    Le nom des votants Pour ou Contre des résolutions est mentionné sur le PV, la non confidentialité est elle légale?
    Merci de vos éclaircissements

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le syndic a un mois pour envoyer le PV.
      Le PV doit obligatoirement porter la mention du nom des votants et des millièmes correspondants. Il doit pouvoir permettre de reconstituer les votes.
      L’assemblée générale de copropriété n’est pas une assemblée où les votes se font à bulletin secret. En séance, on vote à main levée. Il n’y a pas de confidentialité des votes en AG de copropriété.
      Cordialement.

  13. Fernandez says:

    Bonjour. Dans le cas d’un copro sans syndic (mandat échu et impossibilité d’organiser une AG en temps et en heure), un copropriétaire convoque une AG extraordinaire 100% par correspondance, en ne consultant pas le conseil syndical, alors que celui-ci s’apprétait à le faire, en indiquant uniquement son nom en président de séance, sans scrutateur ni secrétaire. par ailleurs il ne propose qu’un unique mandat de syndic sans alternative. Dans quelle mesure cela est il légal, ou ‘recourable’. Y a t-il requêtes qui peuvent éventuellement invalider la convocation sur la base de manquements?
    Merci de vos conseils

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      L’article 17 de la loi de 65 lui donne effectivement le droit de convoquer une AG.
      Les dispositions dérogatoires COVID donnent le droit à un syndic d’imposer une AG 100% par correspondance, mais ne précise pas si cela s’applique ou non à un simple copropriétaire qui convoque une AG dans un cas de carence de syndic. Cela peut effectivement être sujet à interprétation.
      Mais le recours à la justice n’est peut-être pas la seule solution pour sortir de cette situation. En tous cas certainement pas la plus rapide ni la moins couteuse.
      Pour vous aider, il faudrait pouvoir échanger avec vous sur la situation de la copropriété. Vous pouvez prendre un rendez-vous avec un expert CoproConseils.
      Cordialement

  14. CS Poseo says:

    Bonjour pour une AG 100% par correspondance

    Est-il normal de ne pas avoir de désignation précise de président de séance et de scrutateur ?
    (le syndic a tout simplement mis qu’un scrutateur ne peut être désigné sur l’ébauche de convocation.. cela peut il influer sur la suite?)

    A quel moment doit-on demander à ce que les courriers ne soient ouverts qu’en présence d’un membre du CS et uniquement le jour de l’AG ? le syndic peut-il refuser?

    Le syndic peut il demander à ce que les votes lui soient envoyés par mail? (nous sommes dans une demande d un changement de syndic et donc un peu en contentieux avec le syndic actuel)

    Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Normalement le scrutateur est désigné en séance. Il peut donc être désigné après l’envoi des votes. Le président de séance doit être le président du CS ou à défaut un membre du CS ou à défaut un copropriétaire. Le syndic n’a pas toute latitude pour le désigner.
      La loi ne précise pas à quel moment les courriers doivent être ouverts. Évidemment il faudrait qu’ils le soient le jour de l’AG en présence du scrutateur. Mais rien dans la loi ne le précise en cas d’AG 100% par correspondance.
      Le syndic ne peut pas demander à ce que le votes lui soient envoyés par mail.
      Ce sont les copropriétaires qui décident comment ils votent, par courrier ou par courriel.
      Nous préconisons le courrier recommandé avec copie préalable du formulaire.
      Cordialement

  15. Sophie says:

    Bonjour
    Nous devons réaliser une AG par correspondance avec dans l’optique un changement de syndic mais le syndic actuel nous refuse un envoi des bulletins de vote uniquement par voie postale (il veut aussi par mail) est ce normal ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      La convocation (et donc les formulaires de vote par correspondance) doit être envoyée en recommandé. Donc il est possible de les envoyer par mail uniquement si l’envoi des notifications par mail a été déjà validé en AG dans votre copropriété.
      Ensuite pour le retour des bulletins de vote par correspondance, la loi précise qu’il est possible de les renvoyer par courrier simple ou par mail.
      Chez CoproConseils nous pensons que cela n’est pas suffisant, car cela laisse trop de latitude au syndic pour prétendre n’avoir pas reçu les bulletins dans les temps (3 jours francs). Nous conseillons le recommandé papier car c’est le seul moyen d’attester d’une date de réception d’un courrier.
      Nous conseillons également de faire une copie de votre bulletin avant de le glisser dans l’enveloppe.
      Mais ce ne sont que nos conseils, pas une exigence légale.
      Cordialement

  16. Cece says:

    Bonjour,
    Notre AG du mois de juin 2020 a été reporté au 20/01/21. Nous (le CS) avions demandé que le contrat soit renouvelé pour le mois de juin comme chaque année.
    Le syndic refuse . Donc ce qui veut dire qu’il nous impose un contrat de 18 mois !!
    Est ce légale qu’il refuse notre demande ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Non c’est un coup de poker.
      Mais avec les AG par correspondance, les syndics sont en position de force.
      Cordialement

  17. Soubies says:

    Bonjour, je suis sous compromis de vente de mon appartement. Comment donner pouvoir à notre futur acquéreur alors que notre AG sera avec vote par correspondance ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Vous pouvez lui faire parvenir un pouvoir en même temps que le formulaire de vote par correspondance. Il envoie lui même le formulaire au syndic (en respectant les délais) et y joint le pouvoir signé de votre part.
      Mais le plus simple c’est juste que vous remplissiez ensemble le formulaire de vote et que vous l’envoyiez signé de votre main.
      Cordialement

  18. SEPTEPE BERNADETTE says:

    combien de temps dispose t on pour avoir PVd assemblee sachant que notre assemblee a eu lieu 19 decembre2020 merci

    1. CoproConseils says:

      Un mois. De rien.

  19. Véro says:

    bonjour,
    Le syndic nous a envoyé une convocation “d’AG extraordinaire” le 29 décembre pour le 6 janvier. Je l’ai reçu le 30 décembre. Nous avons que 7 jours pour voter.(dont 2 jours fériés)
    J’ai demander au syndic d’annuler l’AG qui ne m’a pas répondu.
    Est ce légal ? quel est mon recours ?
    merci beaucoup

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Sauf cas très particulier des copropriétés à deux copropriétaires, il est obligatoire qu’un délai de 21 jours francs soit respecté entre la date de réception des convocations et la date de tenue de l’AG.
      Si vous souhaitez contester, il faut que ce soit dans le cadre de l’article 42. Vous pouvez lire notre article à ce propos.
      Cordialement

  20. Jean-Claude says:

    Bonjour,
    Pour une AG UNIQUEMENT en votes par correspondance quelle est la raison de ces 3 jours francs ? Autant ils sont compréhensifs pour une AG avec présentielle et visio mais si c’est uniquement par votes par correspondance …

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Effectivement on peut se poser la question, nous n’avons malheureusement pas la réponse. Beaucoup d’autres éléments beaucoup plus problématiques de ces dispositions dérogatoires sont à notre avis surtout le reflet du fait qu’elles ont été prises dans l’urgence. Les lois sont remplies de points plus ou moins judicieux. Etant donné que nous n’avons pas les moyens ni l’ambition de les changer, nous nous contentons d’aider les copropriétaires à les appliquer. C’est déjà ça.
      Cordialement.

  21. OLIVE says:

    Bonjour,
    Nous avons une AG prévue le 28-12-20 en 100%par correspondance. Les membres du conseil syndical n’était pas d’accord avec plusieurs points à l’ordre du jour dont une procédure judiciaire. Le syndic a décidé d’envoyer,à quelque jours de la fin des votes, en dehors de l’ordre du jour le 18 -12-20 une lettre pour “information” jugée plutôt illicite par le conseil syndical. Et ils nous affirment que les votes reçus peuvent être modifiés par les propriétaires jusqu’au dernier moment par mail.
    Sont ils dans leur droit?
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Les votes pris en compte doivent être ceux reçus trois jours francs avant l’AG.
      Effectivement un vote par mail peut contredire un vote envoyé par courrier, mais ce n’est pas possible “au dernier moment”, le délai légal de 3 jours francs est incompressible.
      Cordialement

  22. alain says:

    Bonjour à l’AG de 2016 un vote favorable à la création d’un ascenseur a été voté.
    Ce vote a fait l’objet d’une assignation qui a abouti a une annulation par jugement en fevrier 2020 de la résolution concernant cette création.
    Le syndic va convoquer l’Ag ordinaire par correspondance à 100% et va remettre la création de l’ascenseur à l’ordre du jour, et bien sur il ne pourra y avoir aucun débat.
    Comment faire pour avoir la possibilité d’un débat sachant que le syndic ne répond à aucun de nos mails concernant cet ascenseur.
    Bien cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Malheureusement la crise sanitaire et les dispositions législatives dérogatoires qui y sont liées, ne sont pas très favorables à l’expression des différents points de vue dans les copropriétés. Certains syndics en profitent. Il n’y a malheureusement pas de possibilité légale d’obliger à un débat. La seule chose que vous puissiez faire c’est de contacter les copropriétaires par vous même pour leur proposer d’en discuter et de voter massivement non à cette résolution afin de pouvoir la remettre à l’ordre du jour dans des circonstances plus favorables au débat.
      Cordialement

  23. JCKOI says:

    Bonjour, le président du conseil syndical peut-il être le président de séance et donc le signataire du process verbal d’une AG si il ne s’est pas inscrit comme “présent” parmi les représentés lors d’un vote par correspondance?
    D’avance merci
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      En présentiel non, mais 100% par correspondance oui c’est possible.
      Cordialement

  24. JCKOI says:

    Bonjour, j’ai renvoyé par mail le 30/11/2020 mon formulaire de vote par correspondance alors que l’AG s’est faite le 01/12/2020. La prise en compte de mon vote est-il valable compte tenu qu’il n’est pas arrivé 3 jours francs avant le 01/12/2020?
    Si “non” qu’en est-il du process verbal de l’AG déjà reçu?
    D’avance merci

    1. CoproConseils says:

      Non, votre vote ne doit pas être pris en compte étant par définition arrivé hors délai.

  25. summer says:

    Bonjour,

    Il n’y a pas de president de seance dans l’ordre du jour envoyee par le syndic pour un vote exclusivement par correspondance. Nous sommes en froid avec le syndic donc comment peut t on soit annuler lAG soit faire en sorte que quelqu un aille voir le decompte des votes?

    Merci

    Cordialement,

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le syndic doit forcément prévoir un copropriétaire pour venir signer le PV d’AG dans les 8 jours qui suivent la tenue de l’AG.
      La loi prévoit que cette personne est soit le président du CS, soit un membre, soit à défaut un copropriétaire.
      Cordialement

    2. Moulin says:

      Bonjour,
      Notre syndic a proposé qu’un seul devis en AG extraordinaire par correspondance pour un montant de 900000€. Les 3 autres devis ayant été écartés pour diverses raisons. Est-ce légale ?

    3. CoproConseils says:

      Bonjour
      L’obligation du syndic en matière de mise en concurrence est une obligation de moyens et non de résultats. Il doit demander des devis, il n’est pas obligés d’en présenter plusieurs.
      Ceci d’autant plus que tout copropriétaire peut de son côté chercher des devis plus intéressant et demander à les mettre à l’ordre du jour.
      Cordialement

  26. Bernard says:

    L’AG par correspondance “spécial covid” étant dérogatoire du droit commun, un syndic peut-il en organiser une alors que le délai légal ( six mois après la clôture de l’exercice) de convocation de l’AG n’est pas épuisé ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le délai légal est un délai maximum. L’AG doit se tenir dans les 6 mois de la clôture des comptes. Si le syndic peut la tenir dans les trois mois cela reste parfaitement légal.
      La dérogation est que cette année l’AG peut se tenir jusqu’au 31 janvier 2021. Donc pour certaines copropriétés 13 mois après la clôture des comptes. Mais là encore c’est un délai maximum. Tant mieux si votre syndic tient l’AG plus tôt.
      Cordialement

    2. Bernard GARRIGUES says:

      La dérogation covid 19 est aussi sur la possibilité d’organiser une AG uniquement par vote par correspondance. Ce n’est pas tant mieux, c’est un effet d’aubaine : sont soumises au vote des résolutions (19 sur 28) qui auraient été amendées par l’AG et qui vont empoisonner la gestion de la copropriété durant de nombreuses années. Sauf si la prochaine AG les annule. Le délai pour convoquer l’AG est le 31 mars 2021 : il n’y a pas le feu.

    3. CoproConseils says:

      Quoi qu’il se passe la dérogation Covid pour convoquer 100% par correspondance court jusqu’au 1er avril, donc votre AG aurait eu lieu par correspondance.

  27. NEBOUT says:

    Monsieur, bonjour,
    AG normalement convoquée avec votes par correspondance.
    1°) Nomination Conseil Syndical –> 1er vote art.25: pas de majorité
    –> 2ème vote art. 24 : élus
    Le bulletin de vote ne mentionnait pas cette hypothèse, ce qui, si j’ai bien lu votre document, est illégal ?
    2°) Sollicitation d’une installation climatisation: le PV nous mentionne comme votants “contre” alors que notre bulletin est correctement rempli. De plus, j’ai déjà 3 attestations de votes “pour” transformés en contre. Tout ceci ressemble à une volonté délibérée de refuser; qu’en est-il des autres votes exprimés? Avant de passer au stade éventuel de demande d’annulation de l’AG, à reprendre aux frais personnels du Syndic, quel avis portez-vous sur de telles pratiques?
    Merci de vos clarifications et compléments éventuels.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Notre avis est que telles que décrites dans votre commentaire, ces pratiques ne sont pas correctes.
      Néanmoins étant donné que vous êtes noté contre, cela a au moins l’avantage de vous laisser la possibilité de contester dans le cadre de l’article 42.
      Cordialement

  28. Martin says:

    Bonjour.

    Nous avons reçu la convocation pour un vote par correspondance. Mais toutes les résolutions avec un choix de devis ont été prechoisies (donc prévôtées) par le syndic, par exemple il y a une résolution 11 pour un changement de porte avec 4 devis: A, B, C, D. La proposition de vote dans le formulaire : après en avoir délibéré le syndic propose le devis B (un petit commentaire fantaisiste du genre “parce que le prestataire a une belle coupe, j’exagère mais à peine), à votre donc.

    Ainsi nous ne choisissons pas le devis (=prestataire) mais juste avons le droit de répondre par OUI/CONTRE/ABSTENTION sur le seul et unique choix du syndic. Précision : le vote n’est pas possible pour chaque devis dans cette résolution, mais seulement pour celui présélectionné par le syndic (il y a des intérêts derrière). Est-ce comme ça que ça se passe par correspondance ou nous devons pouvoir choisir nous même en votant pour le devis voulu parmi ceux proposés?

    Merci par avance

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le syndic n’a pas le droit de pré-sélectionner les devis de son choix et ne soumettre que ceux-ci au vote des copropriétaires.
      Cordialement

  29. Christine says:

    Bonjour,
    Une AG uniquement par correspondance est prévue le 21/12.
    Un grand nombre de copropriétaires ont fait savoir par Mail qu ils étaient opposes à la désignation du Président du Conseil Syndical comme Président de SÉANCE. (1ere résolution)
    Est ce possible ? L AG sera t elle valide ?
    Merci d’avance pour votre retour

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      S’il n’y avait pas d’autres candidatures, alors le syndic désignera quelqu’un d’autre parmi les membres du CS ou à défaut parmi les copropriétaires.
      Cordialement

  30. Vande says:

    Bonjour,
    Une AG devait avoir lieu le 12 novembre et nous avions reçu une convocation pour une AG présentielle avec possibilité de vote par correspondance. Quelques jours avant l’AG nous avons reçu un courrier nous informant que l’AG n’aurai lieu que par correspondance et nous demandant de renvoyer notre document dans un délai très court.
    Le quorum n’a pas été suffisant pour voté notre motion de rachat de partie commune (bien qu’acceptee par tout ceux qui ont voté) et le syndic nous demande d’assurer les frais d’une éventuelle AG supplémentaire que nous demandons pour valider cette demande de rachat. Nous estimons que les copropriétaires ont été informé trop peu de temps avant l’AG de l’obligation de vote par correspondance et que le quorum insuffisant est uniquement dû à ce manque de temps (les assemblées présentent toujours suffisamment de monde dans notre copropriété). Le syndic était il dans son droit de transformer l’AG en correspondance pure uniquement quelques jours avant la tenue de l’AG ? En vous remerciant pour votre aide

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le délai minimum est de 15 jours avant l’AG.
      Cordialement

  31. Luc says:

    Bonjour,
    Le syndic a décidé de convoquer l’AG uniquement par correspondance et à HUIS CLOS.
    Il nous dit avoir la capacité de désigner le Président de séance et ne parle pas de scrutateur.
    Aucun copropriétaire ou membre du conseil syndical n’est prévu pour assister à l’ouverture des enveloppes …
    Tous cela est réglementaire ?
    Merci de votre appui
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Normalement c’est le président du conseil syndical qui doit être président de séance, ou à défaut un membre du conseil syndical, ou à défaut un copropriétaire.
      Cordialement

  32. Emmanuel says:

    Bonjour,
    notre syndic nous a envoyé une convocation à une AG avec vote entièrement par correspondance, mais sans concertation préalable avec le conseil syndical, avec des comptes erronés, impossibilité pour de nouveaux candidats de se présenter au conseil syndical, et de nombreuses résolutions impossibles à voter en connaissance de cause par manque d’information en l’absence de débat en séance. Le conseil syndical demande l’annulation de cette convocation et le report de l’AG dans 6 semaines, le temps de remettre à plat l’ordre du jour et d’envoyer une nouvelle convocation en respectant le délai légal.
    Le syndic refuse. En a-t-il le droit ?
    Merci.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Oui malheureusement.
      Les dispositions législatives dérogatoires ont excessivement accru les pouvoirs du syndic et réduit les marges de manœuvre des copropriétaires.
      Cordialement

  33. Ana T. says:

    Bonjour,
    Notre syndic vient d’adresser une convocation à une AG de copropriété sans inclure de formulaire de vote par correspondance et en prévoyant une adresse qui ne permet pas de respecter la jauge de 8m2/personne, pour la fin décembre. Les membres du conseil syndical peuvent-ils s’opposer à la tenue de l’AG?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le formulaire de vote par correspondance est désormais une obligation. Il doit être joint à la convocation.
      Cordialement

  34. Bernard says:

    peut demander une copie des votes par correspondance si on a un doute sur le bon deroule ou sur le resultat du vote

    1. CoproConseils says:

      Oui, les formulaires de vote par correspondance sont une annexe au PV d’AG.
      Vous pouvez utilement lire notre article sur la mise à disposition des documents.

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