Copropriété – assemblée générale en visioconférence

La visioconférence a connu une croissance inattendue grâce à l’épidémie de COVID.
Les réunions en vidéoconférence se sont démocratisées. Le nombre de systèmes disponibles sur le marché est en constante expansion et les solutions sont de plus en plus faciles à mettre en œuvre et d’un coût abordable.

Le monde de la copropriété qui n’est habituellement pas précurseur en nouvelles technologies, est resté malgré tout relativement prudent en la matière.
Les syndics ont préféré utiliser l’autre outil mis à leur disposition par les mesures dérogatoires, la convocation d’une AG par correspondance.
Néanmoins la vidéoconférence est désormais un outil disponible pour gérer une copropriété.

Peut-on faire une assemblée générale de copropriété en visioconférence ?

Oui, votre prochaine assemblée générale de copropriété peut tout à fait se dérouler en visioconférence.
Mais il y a des règles. Et ce n’est pas aussi simple qu’une réunion de travail ou familiale.
Nous allons donc passer au crible toutes les conditions … et tous les pièges évidemment !

Faut-il le valider préalablement en AG ?

La règle générale

Depuis la loi ELAN, il est possible de faire des assemblées générales en visio.
Par contre, l’AG doit en valider le principe et le système préalablement.

Cela signifie qu’en année N, les copropriétaires votent pour choisir le système de vidéo-conférence souhaité.
Puis, à l’AG suivante, il est possible d’utiliser la vidéoconférence.

Telle est la règle générale. La visioconférence doit être préalablement validée par un vote en AG. C’est en vigueur depuis fin 2019.

L’exception

En 2020, les conditions sanitaires ont rendu impossible à plusieurs reprises, le fait de se réunir physiquement dans une salle pour tenir une assemblée.
La plupart des copropriétés n’avaient pas eu le temps de voter à propos de la visioconférence. Le monde de la copropriété n’imaginait pas avoir à utiliser ce genre d’outil avant longtemps.

Le législateur a donc de manière dérogatoire, rendu possible l’utilisation de la visioconférence, sans qu’elle soit préalablement validée en AG.

Durée de la dérogation

Dans un premier temps la dérogation s’étendait du 25 mars au 31 janvier 2020.
L’ordonnance du 18 novembre 2020 a d’abord étendu cette dérogation jusqu’au 1er avril 2021.
Puis l’ordonnance du 10 février 2021 a étendu cette dérogation jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire.

Donc jusqu’à nouvel ordre, il est possible de tenir une assemblée générale en visioconférence même si cela n’a pas été préalablement validé en AG, et le syndic peut le décider de manière unilatérale.

Quelles sont les conditions à la tenue d’une AG en visioconférence ?

Plusieurs conditions s’imposent :

  • validation préalable en AG (sauf durant la période de dérogation)
  • le système doit impérativement permettre l’identification certaine des participants
  • a minima transmission de la voix
  • retransmission simultanée (tout le monde doit être en même temps présent à la réunion)
  • retransmission continue (Il ne doit pas y avoir d’interruption. Et surtout aucune interruption de transmission ne doit empêcher quiconque de participer aux débats ou de voter)

Quelle est la majorité requise ?

Le système de vidéoconférence ou audioconférence se vote à la majorité de l’article 24.

Qui décide ?

Ce n’est pas au syndic de décider quel système utiliser.
Par contre, le syndic peut proposer un système (ou plusieurs). Évidemment les copropriétaires peuvent aussi proposer un autre système de vidéoconférence. Ils seront également examinés lors de l’AG.
Le syndic a absolument un devoir de conseils dans cette étape. Si vous lui proposez un système tout public qui ne permet pas de garantir les conditions légales il a l’obligation de vous informer que ce n’est pas possible. Mais il ne peut pas vous interdire de le choisir. Par contre il a la possibilité de refuser de l’utiliser.

Au final, ce sont les copropriétaires qui décident. Car l’assemblée générale est souveraine et seul le vote de l’AG compte. … sauf durant la période dérogatoire.

Attention exception !

Durant la période dérogatoire, le syndic a le droit de choisir unilatéralement le système de visioconférence.
Jusqu’à la prochaine AG, ou à défaut jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire, le syndic peut utiliser le système de son choix.
Dès que possible, les copropriétaires se déterminent lors d’une AG et le système choisi prend la place du système imposé par le syndic.

Qui paie le système de visioconférence ?

La loi est claire ; c’est à la charge des copropriétaires … à condition qu’ils aient eu la possibilité de se déterminer sur le système choisi.

Ainsi, dans le cadre de la dérogation, le syndic n’a absolument pas le droit de facturer quoi que ce soit. En effet, il décide seul du système de visioconférence. Les copropriétaires n’ont pas pu donner leur avis. Ce n’est pas facturable.

Hors période dérogatoire, les copropriétaires sont libres de faire jouer la concurrence. S’ils se déterminent pour un système, ils devront en assumer les coûts.

Attention, le tarif facturé doit correspondre à une facture de la part du prestataire. Certains syndics proposent une forfait par copropriétaire. D’autres une facturation à la minute. Quel que soit le système choisi, il doit y avoir une facture correspondante.

Combien coûte la visioconférence en copropriété ?

On trouve de tout en matière de tarifs. Du gratuit au plus onéreux.
Attention, la visioconférence est typiquement une dépense qui risque de générer de la surfacturation de la part des syndics. Il faut être très vigilant.

Ce n’est pas parce que l’offre propose des garanties de sécurité qu’elle est forcément payante. Certains grands groupes proposent d’ores et déjà un service gratuit à leurs copropriétaires.

Notez que dans la plupart des offres, un seul abonnement permet à un syndic de proposer un service de visioconférence à l’ensemble de ses copropriétés.
Il n’y a a priori aucune raison de payer un abonnement par copropriétaire. Peut être même aucune raison de payer un abonnement par copropriété.

Peut-on utiliser des systèmes de visioconférence grand public ?

De très nombreux systèmes existent. Ils ont fleuri ou se sont développé au printemps 2020 sous la pression de la nécessité. Ils ont étoffé leur offre et ont renforcé leur sécurité dès lors que le gouvernement a décrété que le télétravail devait devenir la norme à l’automne 2020.

Néanmoins les systèmes grand public, n’apportent pas les mêmes garanties d’identification, de sécurité et de continuité dans la retransmission. Il convient donc d’être prudents. En effet, l’interruption de la transmission ou l’identification douteuse des participants, peut rendre contestables les décisions prises lors de l’AG.

Quelle plateforme de vidéoconférence utiliser ?

L’offre sur ce marché est en constant enrichissement. Les offres comportent toutes sortes d’options. Il n’est pas possible pour nous de conseiller un système plutôt qu’un autre.
Par contre, nous ne pouvons que vous conseiller de bien comparer les offres.
Ne vous limitez pas à la plateforme proposée par le syndic.

Combien de temps dure le contrat ?

Un contrat de visioconférence est comme la plupart des contrats qui lient la copropriété à un fournisseur ; ce sont des contrats à tacite reconduction. Seul le contrat du syndic n’a pas le droit d’être à tacite reconduction.

Cela signifie que pour y mettre un terme, il faut donner un préavis. Le délai de préavis est contractuel, il dépend du prestataire. En général les abonnements sont annuels. Mais il est possible que certains soient mensuels et sans engagement. C’est à dire qu’on y met fin sans préavis. Il peut être intéressant d’examiner la possibilité de ne prendre un abonnement mensuel qu’une fois par an au moment de l’AG plutôt que de payer l’abonnement toute l’année.

Le syndic peut-il refuser ?

Oui, votre syndic peut parfaitement refuser d’utiliser la visioconférence pour tenir l’AG. Que la France soit en période de confinement ou pas. La visioconférence est une possibilité. Ce n’est pas une obligation.

De la même manière, et à l’inverse, la copropriété peut tout à fait décider de se passer de cette possibilité de tenir une AG. Même si votre syndic vous propose un système gratuit, il n’est pas obligatoire de se déterminer pour un système.

Le syndic peut-il imposer une AG en visioconférence ?

Oui et non.
Le syndic peut effectivement décider de tenir une AG en visioconférence. Mais il est obligé de joindre malgré tout le formulaires de vote par correspondance à la convocation. Ainsi, il ne peut pas obliger les copropriétaires à participer à l’AG en visio.

Point important : Si le syndic qui a déjà convoqué l’assemblée générale, décide de la passer en visioconférence, il doit le faire au moins 15 jours avant la date de l’AG.
Cela ne réduit pas le délai de 21j obligatoire pour une convocation d’assemblée générale. C’est un délai différent.

Comment faire si on a pas internet ?

L’ordonnance du 25 mars précise qu’il est possible d’opter pour un système de vidéoconférence pour réaliser une AG, mais qu’elle ne doit pas être le seul moyen de voter. Ainsi, le syndic a l’obligation de joindre à la convocation un formulaire de votre par correspondance. Si vous n’avez pas internet, vous aurez la possibilité de voter préalablement par correspondance. Votre vote sera pris en compte, vous ne serez pas noté “absent” même si vous n’êtes pas présent à la visioconférence.

Les conférences téléphoniques sont-elles également autorisées ?

Oui, la loi autorise nommément la visioconférence, mais également l’audioconférence.
Elle précise par ailleurs plus généralement que sont autorisés “tout autre moyen de communication électronique”.

Il faut simplement que le système choisi soit conforme aux exigences listées ci-dessus.

Textes de lois pour la visioconférence en copropriété

La loi définit les modalités de base de l’utilisation de la visioconférence pour tenir une assemblée générale de copropriété dans deux textes :

Ensuite, dans le cadre de l’urgence sanitaire de l’année 2020, plusieurs textes ajoutent des mesures d’exceptions. Ces mesures dérogatoires concernent entre autres la visioconférence.

 

24 responses to “Copropriété – assemblée générale en visioconférence

  1. Victor says:

    Bonjour,
    Le syndic de ma copro a mis à l’ordre du jour de la prochaine AG la mise en place d’un service de visio pour les AG suivantes facturé 1000€/AG. Vu le montant j’ai demandé si l’on pouvait avoir d’autre devis de prestataires et le syndic m’a répondu qu’il n’y avait pas de prestataire, que c’était leur tarif à eux et qu’on n’avait pas le choix, c’est soit leur visio soit pas de visio.
    Peuvent-ils nous imposer leur visio sans nous donner la possibilité de choisir un autre prestataire?
    Peuvent-ils facturer ce “service” comme ils veulent sans justifier de ce que cela leur coûte réellement ?
    Merci pour votre aide.
    Cordialement.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      C’est incroyablement cher ! Quand on sait que certains syndics proposent cette solution gratuitement et que le coût de revient peut, suivant les systèmes, avoisiner les 150€ par an pour des visio en illimité !
      Mais effectivement vous ne pouvez les obliger à proposer les AG en visio. La seule disposition à laquelle les syndics sont tenus ce sont les formulaires de vote par correspondance. Vous pouvez mettre en concurrence leur système, mais vous ne pouvez les obliger à en utiliser celui que vous aurez choisi.
      Du coup c’est effectivement à prendre ou à laisser. Une troisième voie est la mise en concurrence … du syndic
      Cordialement

  2. Marie-Josèphe says:

    Nous avons voté en AG 2020 pour réaliser les prochaines AG par visioconférence, via un contrat proposé par notre syndic ; le prestataire fait partie du même groupe que le syndic.
    Pour l’AG 2021, notre syndic prétend de pas disposer des moyens informatiques pour une AG en visioconférence et nous impose à nouveau une AG avec vote par correspondance exclusif et une simple visioconférence d’information 15jours avant la date retenue pour l’AG.
    Est ce conforme au vote de l’AG 2020? devons nous accepter ou contester cette décision unilatérale ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Légalement la seule obligation du syndic est l’AG par correspondance. La visio d’information n’est pas obligatoire.
      Ceci peut être décidé unilatéralement par le syndic par disposition dérogatoire.
      Néanmoins veillez à ne pas régler de facture pour ce service non rendu !
      Cordialement

  3. Christian B says:

    Bonjour,
    Notre AG annuelle doit se dérouler en visioconférence. On nous indique que la mise en place du vote par correspondance pour ceux qui ne pourront se connecter exclu la possibilité de remettre un pouvoir a un autre membre.
    Est normal ?
    Merci de votre réponse. Cdt

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Cela peut effectivement sembler logique. Lorsqu’on peut voter par correspondance, il n’est plus nécessaire de donner son pouvoir. Mais en réalité non ! Le syndic n’a pas le droit de refuser les pouvoirs. D’ailleurs dans le cadre des dispositions dérogatoires COVID le législateur a augmenté à 15% la part des tantièmes dont on peut être porteur en tant que mandataire.
      Vous pouvez lire notre article à ce propos.
      Cordialement

  4. Colette says:

    Bonjour,
    Pour l’assemblée générale prochaine de ma copropriété il y a le vote par correspondance+la visioconférence.
    1/ Si je vote uniquement par correspondance et n’ assiste pas à la visioconférence même si j’ai internet : mon vote par correspondance est-il bien pris en compte?
    2/ Si j’ai déjà voté par correspondance, assiste finalement à la visioconférence et change d’avis, le vote retenu est-il celui pris lors de la visioconférence ou lors du vote par correspondance ?
    3/ le vote lors de la visioconférence doit-il bien être obligatoirement proposé ?
    Merci.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Il est désormais obligatoire pour les syndics de proposer le vote par correspondance. Ceci est indépendant du contexte sanitaire. Les votes doivent arriver 3j francs avant la tenue de l’AG. Si ce délai est respecté, que le formulaire est correctement rempli, paraphé et signé, le syndic ne peut pas ne pas le prendre en compte.
      Si le jour de l’assemblée générale vous êtes finalement présent, le vote par correspondance est considéré comme nul.
      Le syndic n’est en aucun cas obligé d’organiser une visioconférence et encore moins un vote par visio conférence.
      Cordialement.

  5. Jourdana says:

    Notre conseil syndical a demandé au syndic de grouper les deux AG pour l’approbation des comptes de 2019 et des comptes 2020, du fait qu’il n’y a pas de résolution particulière, que les 2 années sont terminées, ceci afin de réduire les coûts d’envoi en RAR aux copropriétaires et de les déranger une deuxième fois.
    Le syndic refuse et veut qu’une deuxième AG ait lieu pour approuver les comptes 2020 trois semaines après la première pour les comptes 2019.
    Notre demande est-elle pertinente ? Le syndic a-t-il le droit de refuser ?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Oui c’est pertinent de demander
      Mais oui il peut refuser. Il est fort probable que les comptes 2020 ne soient pas terminés.
      Il ne veut pas attendre que 2020 soit clôt pour clore 2019. D’autant qu’on ne sait pas de quoi demain sera fait en matière sanitaire.
      Cordialement

    2. Capechat says:

      Bonjour
      Notre syndic a prévu une AG en mars 2021 en visioconférence audio et bulletin par correspondance et un pouvoir pour se faire représenter
      Est ce légal de joindre un pouvoir puisque l’on peut voter par correspondance ?
      Merci

    3. CoproConseils says:

      Bonjour
      Oui c’est légal, mais c’est vrai que ça n’a plus trop de sens.
      Cordialement

  6. Carole says:

    Bonsoir,

    Doit on respecter le délai de 21 jours pour une convocation d’AG au 16 février 2021 en visio conférence ? Notre syndic toi il nous envoyer le formulaire de vote par correspondance ?
    Merci d’avance pour votre retour

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Oui, le délai de 21 jours francs est toujours valable et doit être respecté.
      Même si l’AG se déroule en visio-conférence, le syndic est désormais dans l’obligation de joindre à la convocation un formulaire de vote par correspondance.
      Cela sera encore valable, même lorsque les conditions sanitaires seront revenues à la normale et que les AG se tiendront à nouveau en présentiel.
      Cordialement

  7. Moutama says:

    Bonjour, mon syndic bénévole avec qui je suis en conflit me propose en lieu que le viso ou téléconférence sans lien. Est-ce légal ? Comment faire ?merci bcp

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Le syndic a le droit jusqu’au 1er avril 2021 de décider unilatéralement de tenir les AG uniquement par correspondance ou uniquement par visioconférence.
      Il est même possible que cette disposition soit prorogée au delà du 1er avril suivant l’évolution de la pandémie.
      Cordialement

  8. Baron Claude says:

    Bonjour
    La loi de juin 2020 à modifie le montant du prix pour les frais de mutation à 380€
    Le montant de ces mutations était de 370€ sur le contrat du Syndic 2019/2020
    L’AG a eu lieu le 28 décembre 2020 avant l’ag le syndic a facture les frais de
    mutation à 380€ soit 10€ de plus pour chaque mutation
    Avait il le droit ?
    Merci de votre réponse
    Cordialement

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Non ! C’est le contrat qui s’applique.
      Simplement, à partir de la loi de juin, les contrats peuvent prévoir 380 maximum.
      Cordialement

  9. Fab says:

    Bonjour,
    mon syndic vient de nous envoyer une convocation d’AG uniquement par correspondance sans nous proposer de visio et sans explication. Est-il dans son droit ?
    Je m’interroge car de très très gros travaux ont été intégrés à cette convocation sans que l’on puisse de fait avoir un échange et des explications avant de voter.
    D’avance merci.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Oui malheureusement il a le droit de décider de faire l’AG uniquement par correspondance. Les disposition dérogatoires liées aux circonstances sanitaires, sont très favorables aux syndics.
      C’est au CS d’essayer de faire pression, mais le syndic n’est nullement obligé de respecter les demandes du CS en la matière.
      Cordialement

  10. Zize says:

    Bonjour
    De par mon travail j’ai un abonnement Zoom Premium, est ce qu’on peut proposer au syndic de l’utiliser pour faire l’AG ?
    Merci

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      Vous pouvez le proposer. Le syndic n’est pas obligé d’accepter. Mais rien dans les textes ne l’interdit formellement.
      Cdlt

  11. Patricia says:

    bonjour , je suis syndic bénévole d’une copropriété de 12 lots. La dernière AG pour 2019 s’est tenue avant le confinement le 14 février 2020. Tous les copropriétaires n’ont pas d’ordi ou ne connaissent pas la visio , ma question est la suivante , je peux attendre jusqu’à quand pour faire l’AG 2020 sachant qu’il m’est facile de mettre tous les documents dans les boîtes aux lettres, et de passer voir chacun d’entres eux puisque je suis sur place.

    1. CoproConseils says:

      Bonjour
      L’assemblée générale doit être tenue dans les 6 mois de la clôture des comptes.
      Vous pouvez utilement lire notre article sur l’assemblée générale de copropriété.
      Cordialement

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