En copropriété, il est un rituel auquel le conseil syndical n’échappe pas ; celui de la vérification des comptes.
Celle-ci doit avoir lieu avant l’assemblée générale, autre grand rendez-vous de la copropriété.
Bien souvent cette étape de contrôle des comptes est largement mise de côté alors que c’est une étape cruciale dans la vie de votre copropriété.
Pourquoi ?
Parce que les copropriétaires pensent que c’est compliqué et rébarbatif. Et parce que les syndics ont intérêt à ce que les copropriétaires continuent de le penser !
Qu’est ce qu’une vérification des comptes en copropriété ?
- En quoi consiste exactement une « vérification des comptes » ?
- à quoi est-ce que cela sert ?
- Pourquoi confier cette mission à CoproConseils ?
- Comment faire cette vérification soit même ?
Telles sont les questions auxquelles CoproConseils tente de vous apporter des réponses claires dans cet article. Si votre copropriété est adhérente à CoproConseils et que vous avez souscrit l’option contrôle de gestion, ce que vous allez lire ci-dessous est une petite partie de ce que nous vérifions. Mais elle est accessible aux néophytes plein de bonne volonté ! Si votre copropriété a eu la bonne idée d’adhérer et de nous confier la mission de vérification des comptes, alors n’hésitez pas à vous joindre à nous lors de la réunion préparatoire. Vous verrez c’est très instructif !
Réunion préparatoire
Le contrat de syndic ALUR oblige le syndic a organiser une « réunion préparatoire ». Réunion servant à préparer l’assemblée générale à venir. C’est au cours de cette réunion préparatoire qu’a lieu la vérification des comptes.
Durant cette réunion,
- les comptes sont vérifiés
- le budget de l’année à venir est discuté
- l’ordre du jour de l’assemblée générale est établi
- et le contrat du syndic examiné
Qui est convié au contrôle des comptes ?
A cette réunion préparatoire, sont présents a minima le syndic et le conseil syndical. CoproConseils peut y être invité si votre copropriété est adhérente et a souscrit à l’option contrôle de gestion. Vous pouvez y être invité. Le conseil syndical peut inviter la ou les personnes de son choix. Par contre personne ne peut s’y inviter sans l’aval du conseil syndical.
Quand a lieu la vérification des comptes ?
L’assemblée générale doit se tenir dans les six mois de la date d’arrêté des comptes. La réunion préparatoire peut avoir lieu n’importe quand, entre la clôture de l’exercice comptable et la convocation à l’assemblée générale annuelle. Néanmoins, étant donné que le conseil syndical doit procéder à la vérification des comptes. Il faut donc attendre que les comptes soient « prêts » pour proposer au syndic d’aller les vérifier.
Ce n’est pas le cas si vous n’êtes pas invité à la réunion préparatoire.
Je ne suis pas au conseil syndical, puis-je aller vérifier les comptes ?
Les copropriétaires qui ne sont pas au conseil syndical ont également la possibilité de vérifier les comptes. Deux solutions :
Soit demander l’autorisation au conseil syndical d’assister à la réunion de préparation.
Soit se déplacer individuellement dans les bureaux du syndic. Attention, uniquement aux jours et heures préalablement définis en AG.
Ces jours et heures sont forcément entre la convocation et l’assemblée générale. Ils peuvent être modifiés lors de l’assemblée générale. C’est à dire qu’on décide à l’assemblée générale de l’année N, des jours et dates pour l’année N+1.
Si vous effectuez cette démarche à titre individuel, c’est certainement pour votre compte. Il ne sera peut être pas nécessaire de demander au syndic l’ensemble des documents. Sachez également que les délais de contestation des comptes individuels en copropriété sont différents et ils ont été modifiés avec la loi ELAN.
En quoi consiste exactement une vérification des comptes ?
Il existe une très grande différence entre ce que peut être une vérification des comptes de votre copropriété (notamment lorsque celle-ci est réalisée par un expert CoproConseils) et ce que votre syndic souhaite que vous fassiez.
Il est dans l’intérêt du syndic (même le plus compétent et le plus honnête d’entre eux) que la vérification des comptes dure le moins longtemps possible. Ce n’est pas rentable de passer ainsi du temps à éplucher les comptes de la copropriété et à les expliquer à des néophytes.
Le conseil syndical pointe les factures. Est-ce suffisant ?
La vérification des comptes se limite bien souvent au pointage des factures. C’est très dommage. Et largement insuffisant !
C’est juste la première étape. Il faut commencer par ça pour vérifier les comptes. Il faut s’assurer que chaque facture est bien enregistrée et que chaque enregistrement correspond à une facture. S’assurer également que les montants correspondent bien.
Cette étape est fastidieuse et demande un peu de rigueur, mais aucune compétence particulière en comptabilité. Elle doit se faire dans les bureaux du syndic, puisqu’il conserve les factures.
Une fois ce point réalisé, la majorité des syndics font mine de considérer que la vérification des comptes est terminée. On pourrait donc passer à l’étape suivante : le budget. C’est ignorer la partie immergée de l’iceberg !
Attention : l’État des dépenses n’est que la liste des factures enregistrées. Le fait qu’une facture figure à l’état des dépenses n’est pas la garantie qu’elle a été payée. Plus grave, elle peut très bien également avoir été payée deux fois !
Pour le vérifier, il faut absolument aller mettre son nez dans le grand livre !
Le pointage des factures n’est que le pré-requis à un travail correct sur les comptes de votre copropriété. Mais si on se limite à ça, ce n’est pas une vérification des comptes.
Je n’ai aucune compétence en comptabilité copropriété, comment faire ?
Ce n’est pas facile de s’y retrouver. Il faut repérer toutes les dépenses nécessitant explications de la part du syndic, voire correction.
Évidemment, l’expérience et l’expertise CoproConseils permettent à la fois de gagner du temps et de viser les points qui posent vraiment problème.
Mais dites vous que ce que vous allez faire est toujours mieux que rien du tout. Et dites aux copropriétaires mécontents ou insatisfaits de venir vous aider ou de voter pour confier la mission à CoproConseils !
Alors, avec du bon sens et un peu de rigueur, ne vous limitez pas au pointage des factures. Suivez nos propositions !
Nos conseils pour être un copropriétaire averti
La comptabilité de votre copropriété est visible dans plusieurs documents. Il faut que vous vous assuriez qu’ils seront bien à votre disposition le jour de la vérification des comptes. Veillez à demander à votre syndic de les préparer pour qu’ils soient consultables. Vous pouvez même pour certains lui demander de vous les envoyer par avance.
Liste des documents nécessaires à une vérification des comptes
Depuis la publication du décret du 23 mai 2019, certains documents sont disponibles sur l’extranet de la copropriété. Néanmoins ce n’est pas suffisant.
Conclusion : doit-on approuver les comptes ?
C’est effectivement à l’issue de tout ce travail de contrôle des comptes qu’on est en mesure de se poser la question de l’approbation des comptes.
Si vous avez relevé des erreurs, des points avec lesquels vous n’êtes pas d’accord avec le syndic, celui-ci doit les corriger avant l’AG. Vous devez le vérifier.
S’ils ne l’ont pas été, vous avez la possibilité de voter une approbation des comptes “sous-réserve”. C’est à dire en mentionnant toutes les réserves sur le procès-verbal d’assemblée générale.
Contrairement à ce que votre syndic pourrait vous faire croire, une copropriété dont les comptes ne sont pas approuvés, n’est pas dans l’impasse totale.
Bonjour
Nous contrôlons les comptes de notre syndic ou les frais de mutation ou daté (380€)
passent dans les comptes de la copropriété et nous venons de nous apercevoir
que le retour par l’intermédiaire des charges revient en partie par exemple 280€
+ 100€ (les 100 € correspondent au fond de roulement ou avance de trésorerie du
nouvel acheteur) donc pour la copropriété, il manque 100€ du remboursement du
daté
Je pense que le montage est bizarre !
Je pense avoir été assez précise
Qu’en pensez vous
Merci de votre réponse et vos conseils
Bonjour
Effectivement cela mériterait plus d’explications de la part de votre syndic.
Cordialement
Bonjour,
je suis copropriétaire d’un appartement et Membre du Conseil Syndical de COPRO.
Hier, j’ai reçu une copie de l’État des dépenses pour l’exercice financier … 01/04/2020 – 31/03/2021.
J’ai vu que le Syndic a inclus des dépenses relatives à août 2021 … et des travaux restant à réaliser au début octobre (autorisés lors de l’AG du 30/04/2021 … mais concernaient l’exercice 2019/2020)!. Est correct? J’ai plusieurs doutes. La loi l’autorise?.
J’attends votre réponse.
Merci d’avance pour votre coopération.
Tiziano
Bonjour
Il n’est pas possible de vous répondre dans l’absolu. Pour pouvoir vous répondre il faudrait échanger avec vous. Les commentaires du site internet n’ont pas vocation à réaliser des études personnalisées. Pour cela, merci de prendre rendez-vous avec un expert.
Cordialement
Bonjour,
Que se passe-t-il quand le syndic refuse qu’un des copropriétaires contrôle les comptes avant l’assemblée générale ?
Cordialement
Bonjour
IL y a des dates et heures prévues pour la vérification des comptes de l’année écoulée. Ce moment est spécifié dans la convocation. Le syndic n’a pas le droit de refuser à ce moment là, mais il n’a pas à tenir les comptes à disposition des copropriétaires à tout moment de l’année.
Cordialement
Bonjour
Un syndic a-t-il la possibilité de faire une AG sans présenter les comptes ? C’est la stratégie utilisée par notre syndic qui voit un conçurent proposé par un propriétaire et pour se protéger, il laissera ainsi à son confrère le soin de la comptabilité de l’exercice précèdent pour lequel, il a touché des honoraires ce pour le décourager !
Le fait de négocier repousse la date qui va être hors délai ( 6 mois après la clôture des comptes) et pendant cette période de report, il engrange des honoraires de gestion en jouant les prolongations !
Quelle stratégie est il possible de mettre en place ??
MERCI
Bonjour
Le syndic doit permettre la vérification des comptes avant l’AG qui doit permettre leur approbation. Cela doit être fait dans les 6 mois qui suivent la clôture.
Il est possible de convoquer des assemblées générales dont l’ordre du jour ne contient pas de résolutions en rapport avec les comptes, mais l’approbation des comptes doit être faite au moins une fois par an.
Cordialement
Bonjour,
Je suis copropriétaire d’un syndic de 12 copropriétaires. Nous avons reçu les documents pour l’AG avec un bilan (qui me semble douteux) non détaillés, le compte de résultat semble cohérent.
J’ai demandé aux syndic le détails des comptes du bilan par mail, et malgré mes appels et mes déplacements, le gérant de l’agence qui s’occupe du syndic fait le mort.
Est ce normal ? Est-ce que je suis dans mes droits ? Que puis-je faire ?
Mon AG est dans quelques jours ?
Bonjour
La vérification des comptes doit se faire soit dans les bureaux du syndic aux jours et heures définis par lors de l’AG précédente, soit si le syndic n’accepte pas de public pour raison sanitaires, par l’envoi des documents au copropriétaire qui en fait la demande. Il doit vous permettre de consulter l’ensemble des documents relatifs à la copropriété et entre autres les documents comptables, factures, relevés de banque, grand livre, annexes…
Cordialement
Bonjour Merci pour votre réponse,
Que se passerait-il, s’il refuse de reporter ce rendez-vous, pourrait-il convoquer l’ag sans que nous ayons vérifier les comptes avec lui ?
La vérification des comptes est un possibilité donnée aux copropriétaires et aux membres du conseil syndical. Il n’est pas obligatoire que les comptes aient été vérifiés pour que l’assemblée générale puisse être convoquée.
Bonjour,
je suis copropriétaire et membre du Conseil syndical d’une copro de 80 logements. Notre AG a eu lieu le 17/10/2019, nous avions voté le budget prév du 1er exercice et celui du 2ème exercice. L’exercice comptable du 1er exercice à pris fin le 30/06/2020.
A cause de la covid et de plusieurs erreurs dans les appels de fonds, le syndic nous a transmis l’état des dépenses et facture du 1er exercice le 26 mai 2021. Nous n’avons donc toujours pas eu d’AG suite à l’exercice 1. On nous a laissé entendre que celle ci se ferait pas correspondance. Le Syndic, a souhaité que nous le rencontrions sur le mois de juin pour vérifier les comptes ensemble, afin de convoquer l’ag en juillet. Ayant des contraintes professionnelles et surtout voulant prendre le temps pour verifier ces documents, car il y a bcp de choses incomphrehénsibles, et surtout nous n’avons plus aucune confiance en ce syndic, nous souhaiterions reporter la rencontre au mois de septembre, serons-nous dans nos droits ?
Merci pour votre réponse
Cdt.
Bonjour
Vous pouvez le demander à votre syndic, mais il n’est pas du tout obligé d’accepter.
Cordialement
Bonjour, j’ai bien noté que les erreurs révélées par la vérification des comptes devaient être corrigées avant l’AG. Toutefois, dans le cas de la tenue d’une AG par correspondance uniquement, comment le syndic doit-il procéder pour que le vote des résolutions relatives à l’approbation des comptes puisse se faire sur la base des comptes corrigés et non de ceux envoyés lors de la convocation initiale. Précision: l’AG est prévue le 3 juin et la vérification des comptes par tout copropriétaire le 7ème jour avant la tenue de l’AG. Les demandes de corrections lui ont toutefois été envoyées ce jour par mail, par un coporpriétaire non membre du conseil syndical, la simple lecture de la présentation des comptes ayant permis de révéler certaines erreurs.
Vous remerciant par avance de votre réponse.
Cordialement,
Bonjour
Il est possible d’émettre des réserves à l’approbation des comptes sur le formulaire de vote par correspondance.
Cordialement
Bonjour,
Je suis membre du conseil syndical au sein d’une résidence. Notre syndic a commis un certain nombre d’irrégularités et négligences depuis le début de son contrat. Désormais, cela fait 3 mois que nous attendons des réponses concernant le budget de 2020 et l’avons relancé une demi douzaine de fois depuis sans succès. Nous souhaitons le mettre en demeure de nous répondre, mais a-t-il l’obligation de nous répondre dans un délai prescrit ou sa seule obligation est-elle de procéder à l’approbation des comptes en AG avant le 30 juin de l’année N+1 ?
Je vous remercie par avance.
Bien cordialement
Bonjour
Le syndic doit permettre aux copropriétaires de vérifier les comptes. Il doit prévoir une réunion préparatoire à l’AG avec le CS. Enfin il doit soumettre les comptes à l’approbation du syndicat des copropriétaires au cours d’une assemblée générale dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Si, parce qu’il ne répond pas à vos questions, vous n’avez pas les moyens de savoir si les comptes sont justes, alors n’approuvez pas les comptes.
Cordialement
Bonjour, je suis membre d’un conseil syndical et le père d’une copropriétaire (handicapée mentale légère)nous menace et exige des documents sur les comptes de la copropriété suite à un litige avec le syndic. Il n’est pas copropriétaire lui même mais par tutelle ou curatelle a-t-il des droits sur la copropriété ? S’il avait ce genre de délégation son nom ne devrait il pas apparaître sur les documents officiels ?
Merci pour votre réponse car ce monsieur nous harcèle et nous n’en pouvons plus.
Bonjour
Le tuteur d’un copropriétaire a les mêmes droits que ce copropriétaire puisque la justice l’a désigné pour défendre les droits de ce copropriétaire. Il doit par contre pouvoir prouver cette tutelle. Mais du point de vue de la copropriété, le seul nom qui va apparaitre c’est celui du ou de la copropriétaire.
Cordialement