En copropriété, il est un rituel auquel le conseil syndical n’échappe pas ; celui de la vérification des comptes.
Celle-ci doit avoir lieu avant l’assemblée générale, autre grand rendez-vous de la copropriété.
Bien souvent cette étape de contrôle des comptes est largement mise de côté alors que c’est une étape cruciale dans la vie de votre copropriété.
Pourquoi ?
Parce que les copropriétaires pensent que c’est compliqué et rébarbatif. Et parce que les syndics ont intérêt à ce que les copropriétaires continuent de le penser !
Qu’est ce qu’une vérification des comptes en copropriété ?
- En quoi consiste exactement une « vérification des comptes » ?
- à quoi est-ce que cela sert ?
- Pourquoi confier cette mission à CoproConseils ?
- Comment faire cette vérification soit même ?
Telles sont les questions auxquelles CoproConseils tente de vous apporter des réponses claires dans cet article. Si votre copropriété est adhérente à CoproConseils et que vous avez souscrit l’option contrôle de gestion, ce que vous allez lire ci-dessous est une petite partie de ce que nous vérifions. Mais elle est accessible aux néophytes plein de bonne volonté ! Si votre copropriété a eu la bonne idée d’adhérer et de nous confier la mission de vérification des comptes, alors n’hésitez pas à vous joindre à nous lors de la réunion préparatoire. Vous verrez c’est très instructif !
Réunion préparatoire
Le contrat de syndic ALUR oblige le syndic a organiser une « réunion préparatoire ». Réunion servant à préparer l’assemblée générale à venir. C’est au cours de cette réunion préparatoire qu’a lieu la vérification des comptes.
Durant cette réunion,
- les comptes sont vérifiés
- le budget de l’année à venir est discuté
- l’ordre du jour de l’assemblée générale est établi
- et le contrat du syndic examiné
Qui est convié au contrôle des comptes ?
A cette réunion préparatoire, sont présents a minima le syndic et le conseil syndical. CoproConseils peut y être invité si votre copropriété est adhérente et a souscrit à l’option contrôle de gestion. Vous pouvez y être invité. Le conseil syndical peut inviter la ou les personnes de son choix. Par contre personne ne peut s’y inviter sans l’aval du conseil syndical.
Quand a lieu la vérification des comptes ?
L’assemblée générale doit se tenir dans les six mois de la date d’arrêté des comptes. La réunion préparatoire peut avoir lieu n’importe quand, entre la clôture de l’exercice comptable et la convocation à l’assemblée générale annuelle. Néanmoins, étant donné que le conseil syndical doit procéder à la vérification des comptes. Il faut donc attendre que les comptes soient « prêts » pour proposer au syndic d’aller les vérifier.
Ce n’est pas le cas si vous n’êtes pas invité à la réunion préparatoire.
Je ne suis pas au conseil syndical, puis-je aller vérifier les comptes ?
Les copropriétaires qui ne sont pas au conseil syndical ont également la possibilité de vérifier les comptes. Deux solutions :
Soit demander l’autorisation au conseil syndical d’assister à la réunion de préparation.
Soit se déplacer individuellement dans les bureaux du syndic. Attention, uniquement aux jours et heures préalablement définis en AG.
Ces jours et heures sont forcément entre la convocation et l’assemblée générale. Ils peuvent être modifiés lors de l’assemblée générale. C’est à dire qu’on décide à l’assemblée générale de l’année N, des jours et dates pour l’année N+1.
Si vous effectuez cette démarche à titre individuel, c’est certainement pour votre compte. Il ne sera peut être pas nécessaire de demander au syndic l’ensemble des documents. Sachez également que les délais de contestation des comptes individuels en copropriété sont différents et ils ont été modifiés avec la loi ELAN.
En quoi consiste exactement une vérification des comptes ?
Il existe une très grande différence entre ce que peut être une vérification des comptes de votre copropriété (notamment lorsque celle-ci est réalisée par un expert CoproConseils) et ce que votre syndic souhaite que vous fassiez.
Il est dans l’intérêt du syndic (même le plus compétent et le plus honnête d’entre eux) que la vérification des comptes dure le moins longtemps possible. Ce n’est pas rentable de passer ainsi du temps à éplucher les comptes de la copropriété et à les expliquer à des néophytes.
Le conseil syndical pointe les factures. Est-ce suffisant ?
La vérification des comptes se limite bien souvent au pointage des factures. C’est très dommage. Et largement insuffisant !
C’est juste la première étape. Il faut commencer par ça pour vérifier les comptes. Il faut s’assurer que chaque facture est bien enregistrée et que chaque enregistrement correspond à une facture. S’assurer également que les montants correspondent bien.
Cette étape est fastidieuse et demande un peu de rigueur, mais aucune compétence particulière en comptabilité. Elle doit se faire dans les bureaux du syndic, puisqu’il conserve les factures.
Une fois ce point réalisé, la majorité des syndics font mine de considérer que la vérification des comptes est terminée. On pourrait donc passer à l’étape suivante : le budget. C’est ignorer la partie immergée de l’iceberg !
Attention : l’État des dépenses n’est que la liste des factures enregistrées. Le fait qu’une facture figure à l’état des dépenses n’est pas la garantie qu’elle a été payée. Plus grave, elle peut très bien également avoir été payée deux fois !
Pour le vérifier, il faut absolument aller mettre son nez dans le grand livre !
Le pointage des factures n’est que le pré-requis à un travail correct sur les comptes de votre copropriété. Mais si on se limite à ça, ce n’est pas une vérification des comptes.
Je n’ai aucune compétence en comptabilité copropriété, comment faire ?
Ce n’est pas facile de s’y retrouver. Il faut repérer toutes les dépenses nécessitant explications de la part du syndic, voire correction.
Évidemment, l’expérience et l’expertise CoproConseils permettent à la fois de gagner du temps et de viser les points qui posent vraiment problème.
Mais dites vous que ce que vous allez faire est toujours mieux que rien du tout. Et dites aux copropriétaires mécontents ou insatisfaits de venir vous aider ou de voter pour confier la mission à CoproConseils !
Alors, avec du bon sens et un peu de rigueur, ne vous limitez pas au pointage des factures. Suivez nos propositions !
Nos conseils pour être un copropriétaire averti
La comptabilité de votre copropriété est visible dans plusieurs documents. Il faut que vous vous assuriez qu’ils seront bien à votre disposition le jour de la vérification des comptes. Veillez à demander à votre syndic de les préparer pour qu’ils soient consultables. Vous pouvez même pour certains lui demander de vous les envoyer par avance.
Liste des documents nécessaires à une vérification des comptes
Depuis la publication du décret du 23 mai 2019, certains documents sont disponibles sur l’extranet de la copropriété. Néanmoins ce n’est pas suffisant.
Conclusion : doit-on approuver les comptes ?
C’est effectivement à l’issue de tout ce travail de contrôle des comptes qu’on est en mesure de se poser la question de l’approbation des comptes.
Si vous avez relevé des erreurs, des points avec lesquels vous n’êtes pas d’accord avec le syndic, celui-ci doit les corriger avant l’AG. Vous devez le vérifier.
S’ils ne l’ont pas été, vous avez la possibilité de voter une approbation des comptes “sous-réserve”. C’est à dire en mentionnant toutes les réserves sur le procès-verbal d’assemblée générale.
Contrairement à ce que votre syndic pourrait vous faire croire, une copropriété dont les comptes ne sont pas approuvés, n’est pas dans l’impasse totale.
1-bonsoir,l’AG de la copropriete a ete fixee au 7 juillet 2022 pour l’exercice 2021 arrete au 31 12 21.la convocation a l ag a ete envoyée.A quelle date reglementaire devons nous fixer la date de verification des comptes ?
2-Si l’AG a designé des verificateurs aux comptes le conseil syndical doit il y participer aussi?
merci de votre reponse salutations distinguees
Bonjour
Tous les copropriétaires peuvent aller vérifier les comptes dans les bureaux du syndic aux jours et heures définis par le syndic dans la convocation.
Par ailleurs le conseil syndical doit avoir fait une réunion de préparation de l’assemblée générale (avec vérification des comptes) avant l’envoi de la convocation.
Il n’est donc pas nécessaire que l’AG désigne forcément des “vérificateurs de comptes”. Si c’est le cas, cela n’interdit pas aux autres d’aller vérifier par eux mêmes.
Cordialement.
Bonjour,
Nous venons d’avoir une réunion CS pour l’AG à venir, lors de celle-ci aucun budget répertorié pour l’année à venir seulement le dépenses des factures (à mon goût il en manque). parmi celle-ci le syndic nous met une facture de 2022 sur le budget de 2021 es-ce légal ? pour moi non mais comme je suis la seule à être contre donc ok pour lui.
Merci pour votre réponse.
Cordialement.
Bonjour
Oui, ça s’appelle une facture payée d’avance.
Cordialement
Bonjour est il possible d aller vérifier les comptes dans le.cours de l année même si l.ag n est pas.fixee?
Bien cordialement
Bonjour
Pour “vérifier les comptes” à n’importe quel moment de l’année, il faut être membre du conseil syndical.
Sinon, c’est juste avant l’AG et par conséquent il faut que celle-ci ait été fixée.
Cordialement
Bonjour,
Nous avons eu notre 1ère AG début Février 2022 :
– Le syndic n’a toujours pas mis à disposition malgré nos nombreuses relances (il devait nous les envoyer par e-mail…),les documents pour le controle de comptes arrêtés au 31/12/21(la date qu’il nous donné à l’oral et non voté en AG); il y a t-il un délai pour la mise à disposition des éléments?
– il a été précisé et voté lors de cet AG ” L’Assemblée Générale décide que les comptes et pièces justificatives pourront être consultées le jour fixé par le syndic
et précisé lors de l’envoi des convocations, conformément à l’article 18.1 de la loi du 10 Juillet 1965. En dehors de ces dates, lorsqu’un copropriétaire voudra consulter les comptes, il devra prendre rendez-vous et à sa charge les frais et honoraires relatifs à cette consultation sur la base des vacations horaires prévues dans le contrat de syndic.” Cette clause est-elle conforme ?
Merci,
Bonjour
Concernant la transmission des documents relatifs à la copropriété et notamment aux comptes, les copropriétaires et le conseil syndical ont des droits différents.
Consultez notre article à ce propos.
Les comptes doivent a minima effectivement être consultables entre la convocation et l’AG.
Cordialement
Bonjour
Lors de la dernière AG, au moment de la validation des comptes, j’ai posé une question sur le poste d’entretien des espaces anormalement élevé par rapport aux années précédentes.
La gestionnaire m’a répondu que le prestataire ne facturait pas au passage (comme cela a toujours été le cas) mais au forfait.
Les comptes ont été validés.
Je viens de contacter le prestataire qui me dit qu’il n’a pas changé son mode de facturation, qu’il facture au passage et qu’il ne fait jamais autant de passage qu’indiqué dans son devis.
La comptabilité n’est donc pas bonne.
Le syndic a changé.
Que puis-je faire? Puis-je demander une copie des factures? ou autre?
Merci des précieux conseils que vous nous donnez
Cordialement
Bonjour
Il n’est possible de contester des comptes que dans le cadre de l’article 42, c’est à dire dans le deux mois de réception du PV d’AG, devant un tribunal avec un avocat, à condition d’avoir été noté opposant ou absent.
Cordialement
Bonjour
En vérifiant les fonds placés je me suis rendue compte que le compte 1032 a été vidé de la somme de 22000, 88€ entre 2017 et 2018 sans autorisation de l’AG et placée sur le compte 50 pour ensuite disparaître des comptes Que la somme de 4 000€ sur le compte 50 a aussi disparu. Est-il encore possible de demander des explications au syndic au regard des dates. Le CS peut-il vous mandater pour vérification.
Bonjour
Il est effectivement pas possible de toucher au 1032 sans décision d’assemblée générale. Dans cette configuration il est indispensable de mener l’enquête pour savoir où sont passés ces fonds. Il est toujours possible de demander des explications. L’argent de la copropriété doit être constamment traçable. Il n’est pas possible qu’il “disparaisse”.
Si vous souhaitez nous confier une mission d’audit, n’hésitez pas à nous demander un devis.
Cordialement
Bonjour
Je suis membre du conseil syndical.
En vérifiant l’état des depenses je me suis aperçu qu’il facturait à l’ensemble des copropriétaires les frais de gestion de contentieux des copropriétaires défaillants !
Le syndic me répond que c’est à la charge de tous et que les proprios défaillants ont des frais supplémentaires !
Je n’ai pas validé l’état des depenses mais les autres membres du conseil oui …
Et les convocations AG sont parties hier …
Que faire ??
D’autant plus que sur le contrat syndic copro il est écrit que ces frais sont à la charges des propriétaires défaillants..
Il y a un gros problème.
Sans compter les interventions de société diverses dont je n’étais pas au courant étant membre du conseil syndical …
Merci pour votre réponse.
Cordialement
Bonjour
Ce genre de vérification est effectivement le travail du conseil syndical.
Le syndic peut engager des dépenses d’entretien courant ou d’urgence sans en référer au CS ni à l’AG.
Concernant les frais de recouvrement, ils peuvent effectivement dans certaines circonstances être temporairement pris sur les charges communes générales.
Sachez que vous pouvez être épaulés par un expert CoproConseils dans votre mission de conseiller syndical, soit ponctuellement, soit tout au long de l’année, pour une somme relativement modique. N’hésitez pas à nous demander un devis.
Cordialement
Bonjour,
Le syndic argue de l’absence de vérification des comptes par le conseil syndical pour ne pas convoquer l’AG (au cas d’espèce aucune AG convoquée en 2021, donc les comptes 2020 n’ont toujours pas fait l’objet d’un vote en AG).
Est-ce légal de conditionner la tenue d’une AG annuelle à la vérification préalable des comptes soumis au vote ?
En vous remerciant,
Cordialement,
Bonjour
La vérification des comptes par le CS n’est pas obligatoire. Le syndic doit simplement pouvoir démontrer qu’il les a invités à venir le faire. Ensuite il peut convoquer l’AG. Il n’y a à ce jour aucune raison légale pour que les comptes 2020 n’ait pas été soumis à approbation lors d’une AG.
Cordialement
Bonjour,
Nous sommes une nouvelle copropriété depuis février 2021, nous allons avoir notre 1ère AG en Janvier 2022 (après plusieurs relances au syndic). Le conseil syndical sera voté (dont je serai probablement la présidente) a ce moment la et le contrôle des comptes sera effectué par la suite mais j’ai deux questions :
– Pourrons-nous demander une AG exceptionnelle pour valider les comptes dans les 6 mois ou devront nous attendre la prochaine AG annuelle en début 2023?
– Le syndic propose un nouveau budget identique pour N+1 : pouvons nous le refuser et voter lors de l’AG, un montant inférieur ou supérieur ? Nous avons demandé un état des dépenses pour l’AG.
ces deux questions ont aussi une incidence sur la régularisation des charges éventuelles que nous trouvons trop élevés.
Merci pour votre aide.
Bonjour
Les comptes doivent être soumis à approbation dans les 6 mois qui suivent l’arrêté des comptes. C’est l’AG qui décide de la date d’arrêté des comptes. Exceptionnellement la première année l’exercice peut avoir une durée de 18 mois.
De la même manière c’est l’AG qui décide du budget. Le syndic propose, l’assemblée dispose.
Une fois que vous serez élue au conseil syndical de votre copropriété, n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes là pour épauler les conseiller syndicaux dans leur mission de contrôle de la gestion du syndic et aussi pour vous aider à défendre vos droits et vos intérêts.
Cordialement
Bonjour,
Si un syndic bénévole est nommé, ce dernier peut-il missionner un cabinet d’expertise-comptable pour déléguer la mission de comptabilité générale (saisie comptable, établissement prévisionnel etc …) ?
Si oui, est-ce au syndic de le missionner l’expert et de prendre en charge la facture annuelle d’honoraires (contre rémunération équivalente dans le contrat de syndic) ?
Ou est-ce au syndicat des copropriétaires de missionner le cabinet d’expertise-comptable et de régler la facture annuelle via appels de fonds établis par le syndic ?
N’est pas donner à l’expert-comptable un rôle de syndic professionnel en définitive ?
Par avance, merci de vos réponse.
Bien cordialement.
Bonjour
L’article 18 de la loi de 65 est clair. “Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat”, “Seul responsable de sa gestion, il ne peut se faire substituer”
N’hésitez pas à consulter un expert CoproConseils pour tout cas particulier.
Cordialement