Comment contacter les autres copropriétaires ?

Vous souhaitez contacter les autres copropriétaires, mais vous ne connaissez pas leur adresse.
Comment faire ?

Mise à jour  :
2019 suite à parution du décret 503 du 23 mai 19
2021 pour précisions concernant le RGPD

En temps normal, il n’est pas nécessaire que les copropriétaires connaissent les coordonnées les uns des autres. Le syndic se charge de transmettre les informations aux copropriétaires.

Néanmoins les copropriétaires ont quelques fois besoin de se concerter et de communiquer sans passer par le syndic.
Le plus souvent cela arrive lorsque les copropriétaires ont déjà des relations tendues ou pas très bonnes avec le syndic en place.

• préparer un changement de syndic à la prochaine AG
• diffuser un droit de réponse en cas de différend avec le syndic
• etc…

Peut-on contacter les autres copropriétaires sans passer par le syndic ?

Bien évidemment il n’est pas interdit aux copropriétaires de se réunir sans en informer le syndic.
Les copropriétaires ont le droit de communiquer par courrier ou par courriel sans que le syndic en soit informé.

Cela est relativement aisé dans les petites copropriétés où la plupart des copropriétaires habitent sur place. Mais cela devient compliqué dans les grands ensembles où une bonne partie des habitants sont des locataires. Comment faire pour contacter les copropriétaires qui n’habitent pas sur place ? Seul le syndic connait toutes les adresses.

Le syndic peut-il communiquer les coordonnées des copropriétaires ?

Vous avez besoin du numéro de téléphone de votre voisin ? Ce n’est effectivement pas à votre syndic qu’il faut s’adresser !

Par contre si vous avez besoin de l’adresse postale de tous les copropriétaires de votre résidence. Votre syndic doit pouvoir vous communiquer cette liste ou la mettre à votre disposition. A fortiori depuis la publication du décret du 23 mai 2019.

Le syndic doit obtenir l’accord express de chaque copropriétaire pour communiquer mails et téléphone aux autres copropriétaires. Par contre il peut et il doit communiquer l’adresse postale. Le document par lequel le syndic communique la liste des copropriétaires et leurs coordonnées postales est la feuille de présence.

La seule solution pour un copropriétaire de ne pas voir figurer son nom et son adresse sur la liste des copropriétaires de l’immeuble, est de donner son bien en gérance. Dans ce cas c’est l’agence immobilière qui gère le bien qui apparaitra et fera suivre les courriers ou pas, suivant la convention.

Le syndic peut-il refuser à cause du RGPD ?

Autant être clair rapidement. NON !
Depuis 2018 le RGPD a bon dos !
Le règlement général sur la protection des données ne permet pas au syndic de se dérober à ses obligations. C’est une interprétation abusive du RGPD que de considérer qu’elle interdit au syndic de communiquer la feuille de présence parce qu’elle contient des données personnelles.

Le RGPD qu’est ce que c’est ?

Pour faire rapide, c’est l’obligation, pour l’entreprise qui dispose de données personnelles, de garantir une totale et inconditionnelle :

• transparence dans l’utilisation des données (qu’est ce qu’elle en fait ?, est-ce qu’elle les revend à des organismes tiers ?)
• protection de ces données (qu’est ce qu’elle met en place pour les protéger ? protection du système informatique etc ..)
• possibilité de correction, modification, suppression, aux intéressés et dans les meilleurs délais

Certes l’adresse postale est une donnée personnelle. Mais en aucun cas le RGPD ne prévoit l’interdiction complète de communication des données personnelles. Un syndic qui transmet des documents relatifs à la copropriété à des copropriétaires qui en font la demande, n’est absolument pas hors RGPD.

La feuille de présence.

Il existe un document sur lequel sont consignées les coordonnées de tous les copropriétaires.
C’est la feuille de présence. Ce document est une annexe du procès verbal d’assemblée générale. (article 17 du décret de 67)

La loi offre indirectement aux copropriétaires deux moyens d’y avoir accès.

Deux articles l’y obligent :

L’article 21 de la loi de 1965 prévoit que le conseil syndical peut demander copie au syndic de tout document relatif à la copropriété dont il pourrait avoir besoin. La feuille de présence de la dernière assemblée générale fait partie des documents relatifs à la copropriété.

L’article 33 du décret de 67 prévoit que le syndic délivre, en les certifiant, une copie des PV d’AG ainsi que des annexes au copropriétaire qui en fait la demande. La feuille de présence étant une annexe du au PV d’AG (article 14), elle est concernée par l’article 33. Attention cela se fait aux frais du copropriétaire.

Comment exiger du syndic qu’il communique la feuille de présence ?

Concrètement, dans la plupart des cas, le syndic rechigne à communiquer la feuille de présence aux copropriétaires. Cela ne signifie en général rien de bon pour lui lorsque les copropriétaires souhaitent entrer en contact les uns avec les autres en dehors de son contrôle.

• Il faut avertir le syndic que vous souhaitez la communication de ce document pour lui laisser le temps de le préparer.
• Si le syndic a l’obligation de présenter le document pour consultation et de fournir copie au membre du conseil syndical qui en fait la demande, il n’est nulle part noté que la copie doive être gratuite !
• Le syndic n’a aucune obligation de vous communiquer ces documents quels qu’ils soient par courrier. Il doit simplement les mettre dans ses bureaux, à la disposition du conseil syndical, aux heures et jours entendus avec le conseiller syndical demandeur.
• Cette demande est habituellement plus couramment couronnée de succès lorsqu’elle est faite dans le cadre de l’article 21 c’est à dire par un membre du conseil syndical. Or le conseil syndical doit avoir accès à tous les documents de la copropriété.

Je ne suis pas au conseil syndical, puis-je avoir accès à la feuille de présence ?

Théoriquement oui. Mais dans la pratique il est beaucoup plus courant de voir les copropriétaires se voir refuser l’accès à la feuille de présence.
Plusieurs cas de jurisprudence montrent malgré tout que c’est illégal. Il est même arrivé qu’une assemblée générale se voit annulée du fait de ce refus.

Néanmoins, comme souvent, les syndics comptent sur le fait que rares sont les copropriétaires qui vont aller devant les tribunaux pour une feuille de présence. Et tout le temps de la procédure sera du temps de gagné.

Y a-t-il d’autres moyens ?

Le décret d’application de la loi ALUR du 23 mai 2019 en donne un nouveau. Le législateur a décidé que la liste de tous les copropriétaires doit être disponible sur l’espace en ligne sécurisé de la copropriété accessibles aux seuls membres du conseil syndical à partir du 1er juillet 2020.
Même si le décret du 23 mai précise simplement “liste de tous les copropriétaires”, cela signifie liste avec les coordonnées. En effet l’article 3 fait clairement référence à l’article 32 du décret de 67 qui stipule que la liste doit contenir leur état civil ainsi que leur domicile.
Cet alinéa précise également qu’il est fait mention de l’adresse électronique si le copropriétaire donne son accord.
Nous conseillons donc aux conseillers syndicaux dès 2020 d’exiger du syndic qu’il demande l’accord des copropriétaires pour faire figurer leur adresse mail.

Simple liste

Que faire si la feuille de présence communiquée par le syndic ne contient pas les coordonnées, mais se résume à une liste de nom et de millièmes ?
Il faut rappeler au syndic ses obligations contenue à l’article 32 du décret de 67. Or cet article stipule que la feuille de présence doit comporter le nom et le domicile des copropriétaires.
Lorsque le syndic délivre une copie d’un document relatif à la copropriété , il doit délivrer une copie certifiée conforme à l’original.
Si le syndic se permet de modifier la feuille avant de vous la communiquer c’est contraire aux textes.
Si malgré tout le document est certifié conforme alors vous pouvez porter l’affaire devant les tribunaux.

La feuille de présence peut-elle contenir l’adresse mail en plus de l’adresse postale ?

Si le copropriétaire concerné a donné son aval pour recevoir des communications par voie électronique, alors théoriquement oui.

Un syndic pourrait adjoindre les adresses mails aux adresses postales sur la feuille de présence si les copropriétaires ont donné leur accord pour communiquer par mail.

En pratique ceci est extrêmement rare. Les syndics ont plutôt tendance à se simplifier la vie. Puisque la loi ne les oblige pas à autre chose que la mention des adresses postales, ils s’en contentent. D’autant qu’ils n’ont pas forcément intérêt à ce que les copropriétaires communiquent facilement entre eux.

Quels recours si le syndic refuse ?

La loi prévoit ENFIN, de contraindre les syndics a s’exécuter. En effet, le 23 mai 2019 est paru le décret 503 d’application de la loi ELAN qui fixe les pénalités de retard en cas de non transmissions de pièces relatives à la copropriété.

Les pénalités sont assez décevantes, mais elles ont le mérite d’exister.
15€ par jour de retard. Ces pénalités ne sont exigibles que si le syndic dépasse un mois de retard.