Covid-19, quelles sont les conséquences du confinement sur votre copropriété ?

Depuis le 17 mars 2020, le gouvernement a mis en place en France des mesures de confinement de la population afin de ralentir la propagation du Coronavirus et limiter les risques sanitaires liés à l’épidémie. Tous les français qui le peuvent doivent rester chez eux. Les français dans leur ensemble doivent limiter les contacts au strict minimum.

Le confinement impacte directement ou indirectement toutes les activités et l’ensemble de la société.
Quelles sont les conséquences du confinement pour la gestion de votre copropriété ?

Article mis à jour régulièrement. Dernière mise à jour le 27 mars 20

Une des premières conséquences du confinement est l’interdiction des réunions. Or c’est un des rouages essentiels du fonctionnement des copropriétés. Deux réunions sont essentielles au fonctionnement de la votre copropriété ; l’AG et les réunions de CS. Nous allons immédiatement voir les conséquences de la plus importante d’entre elles :

Assemblée générale reportée

En ce début de printemps, le temps des convocations d’AG bat son plein. Mi-mars la grande majorité des copropriétés a déjà fixé la date de leurs assemblées générales. En général les copropriétés clôturent leurs comptes au 31 décembre. Les AG ont lieu avant le 30 juin. Ce sont les délais légaux.
La quasi totalité des assemblées générales doit avoir lieu dans les prochaines semaines, en plein confinement.
Il est tout à fait probable que votre assemblée générale ne puisse se tenir à la date prévue initialement.

Il est également possible que votre assemblée générale ne puisse pas se tenir dans les délais légaux.
Le décret de 67 stipule en effet que le budget doit être voté dans les 6 mois qui suivent l’arrêté des comptes. Ce délai ne pourra être tenu. Mais le syndic ne pouvant en être tenu pour responsable, cela ne pourra être retenu comme motif devant un tribunal.

Comment reporte-t-on une assemblée générale ?

Habituellement le report d’une assemblée générale est du à des raisons de quorum ou des problèmes matériels ; non disponibilité de salle etc…
Le syndic doit faire parvenir aux copropriétaires un procès verbal de carence. Il doit diffuser ce PV de carence en recommandé, dans le mois qui suit la date de l’AG, comme tous les procès-verbaux.

En général lorsqu’un syndic envoie un procès-verbal de carence, il envoie en même temps la convocation pour l’assemblée générale suivante. Pour des raisons évidentes d’économies et parce qu’il peut en général définir une nouvelle date d’AG dans la foulée.

Dans le cas spécifique de l’état d’urgence sanitaire il ne sera pas possible de définir avec certitude de nouvelle date d’assemblée générale.
Le procès-verbal de carence fera donc vraisemblablement l’objet d’un envoi en recommandé sans précision de la date de la prochaine AG.

A la sortie de l’état d’urgence sanitaire, les syndics auront 6 mois pour tenir les assemblées générales qui ont été reportées. Celles-ci feront l’objet d’une nouvelle convocation spécifique envoyée en recommandée.

Peut-on faire une assemblée générale en visio-conférence ?

La copropriété digitale qui a commencé à poindre ces dernières années n’est malheureusement pas suffisamment avancée pour pallier à cette impossibilité de tenir physiquement une AG. L’ordonnance qui permet de tenir une AG en visio-conférence est arrivée un peu trop tard pour être une solution au confinement.

Pour réaliser une assemblée générale en visio-conférence, il aurait fallu à l’AG précédente en déterminer les modalités et les voter. Il y a peu de chances pour que votre copropriété soit dans ce cas. Malgré tout, votre syndic peut vous proposer de vous réunir virtuellement via un système de visio-conférence. Mais les décisions prises par cette AG peuvent relativement facilement être invalidées devant un tribunal par un copropriétaire absent ou mécontent.

L’assemblée générale n’est pas possible à ce jour, car le décret devant en fixer les modalités n’est pas encore paru.

Peut-on faire voter les copropriétaires par correspondance ?

L‘ordonnance du 30 octobre prévoit la possibilité du vote par correspondance. Mais outre le fait que les arrêtés définissant les modalités de cette dispositions ne sont pas publiés, la solution n’est pas adaptée à la situation actuelle. En effet, le vote par correspondance est prévu pour limiter les conséquences de l’absence d’une petite partie des copropriétaires. Ce vote peut permettre d’atteindre le quorum de l’article 25 par exemple. Mais en aucun cas il n’est prévu pour organiser des assemblées générales sans aucun copropriétaire. Il faut par exemple a minima élire un bureau de séance ce qui n’est pas possible par correspondance !

Si l’AG ne peut se tenir alors il faut la reporter. C’est ce qui semble le plus logique. Beaucoup de syndic ont déjà pris les devants et averti les copropriétaires par mails du report de ces réunions. Ils doivent néanmoins également envoyer un procès-verbal de carence. En attendant de pouvoir convoquer à nouveau.
Se pose alors la question du mandat du syndic.

Expiration du mandat du syndic durant la période de confinement

Plusieurs cas de figure :

Le mandat de votre syndic est valable

C’est une date à vérifier sur le contrat de syndic. La mention de la date de fin du mandat de votre syndic est obligatoirement présente sur le contrat de syndic type ALUR. Si la date de fin du mandat de votre syndic est cet été ou cet automne, votre assemblée générale sera simplement reportée.

A la fin de l’état d’urgence sanitaire, votre syndic aura 6 mois pour tenir une nouvelle assemblée générale.

à noter : Le mandat de votre syndic doit être valable au moment de la convocation. C’est la seule obligation légale. Il a donc le droit de convoquer une assemblée pour une date où son mandat sera expiré. Il pourra tenir cette assemblée s’il le souhaite. S’il ne le souhaite pas, n’importe quel copropriétaire peut prendre le rôle de secrétaire de séance et tenir l’assemblée … pour, a minima, élire un nouveau syndic.

Le mandat de votre syndic se termine durant la période de confinement

Les professionnels de l’immobilier ont rapidement alerté le gouvernement sur le danger d’un grand nombre de copropriété en “carence de syndic”. C’est le terme consacré pour définir une copropriété qui n’a plus de syndic.
Aussi, dès le 25 mars, une ordonnance est publiée. Elle prolonge automatiquement les mandats de syndics. Retrouvez-en les détails en cliquant sur CE LIEN.

Le CS ne peut plus se réunir

Le conseil syndical est un organe essentiel en droit de la copropriété. Mais il n’a pas de nécessité absolue de se rencontrer physiquement pour fonctionner. La communication est essentielle. Mais elle peut se faire par d’autres moyens. Il reste possible de réaliser des réunions par voie électronique ou bien de communiquer par courriel. Il est même possible de prendre des décisions par échange de courriel.

Le confinement ne devrait donc pas trop impacter le fonctionnement du conseil syndical.

La vérification des comptes n’est pas possible dans les bureaux du syndic

Cette question touche directement la question des missions confiées à CoproConseils par votre copropriété.

Adhésion simple

Si votre copropriété a choisi une adhésion simple. Rien ne change. Nous sommes à votre disposition aux heures et jours habituels pour répondre à vos questions par mail ou par téléphone. Une seule chose change : les experts CoproConseils sont désormais en télétravail chez eux. Pour se protéger et  pour donner le plus de chance possible à chacun de ne pas participer à la diffusion du virus.

Audit de gestion et vérification des comptes

Vous nous avez confié une mission d’audit général des comptes. Mais personne ne pourra pointer les factures. De nombreux syndics appartenant à des grands groupes ont déjà mis en place le scan systématique de tous les documents relatifs aux copropriétés qu’ils gèrent. Dans ce cas, c’est une simple question de code d’accès. Mais la plupart des syndics ne scannent pas les factures.

Dans les syndics qui n’ont pas encore mis en place ces procédures, l’accès physique aux factures ne sera pas possible. Ni par CoproConseils, ni par le Conseil syndical.

Ce n’est pas si grave, car nous le répétons, ce pointage est une infime partie du travail d’audit réalisé par CoproConseils.  Si votre copropriété est nouvellement adhérente chez CoproConseils, il faudra faire avec et être vigilants l’année suivante. Par contre si un de nos experts a déjà audité votre copropriété, alors il sera plus facile pour l’expert en question d’avoir des points de repère. Si sur le relevé de banque une somme lui semble surprenante ou inhabituelle, il pourra se mettre en rapport avec le syndic pour lui demander de produire cette facture spécifiquement.

Délai de remise des rapports

Nous avons envoyé à tous les syndics des copropriétés adhérentes, un message leur demandant de bien vouloir mettre à notre disposition sous forme dématérialisée, les éléments indispensables à la réalisation de nos missions. Beaucoup ont déjà répondu. D’autres ne sont pas en mesure de le faire immédiatement. La mise en place du confinement et du télétravail a pu rallonger certains délais.

Mais il semblerait que nous puissions globalement correctement mener à bien les missions que vous nous avez confié. Pour tout cas particulier, nous sommes à votre disposition par mail et téléphone aux heures et jours habituels.

Priorité donnée au télétravail

L’activité de syndic n’est pas une activité essentielle comme peuvent l’être l’alimentaire ou les soins. Par conséquent :

Les bureaux des syndics sont fermés

Les syndics se sont très rapidement organisés comme toutes les entreprises françaises pour fermer leurs bureaux au public et pour mettre en place le télétravail. La plupart d’entre eux ont averti leurs clients par mail très rapidement, mais tous ce sont pas en capacité de passer facilement au télétravail. Il n’est plus possible de :

  • payer ses charges en se déplaçant aux bureaux du syndic. Par contre il est toujours possible de payer par chèque ou par virement
  • rencontrer le gestionnaire ou la comptable de votre copropriété. La plupart des syndics ont malgré tout prévu des numéros de téléphone où il est possible de joindre vos correspondants habituels. Les mails fonctionnent plus que jamais.

Le syndic n’assure plus les visites prévues au contrat

Certains syndics vont choisir d’assurer ces visites. Il faudra veiller à respecter les distances de sécurité et les gestes barrière.
La plupart des syndics vont annuler ou reporter ces visites.
En cas d’annulation d’un certain nombre de ces visites, sachez que vous pourrez demander un avoir lors de la prochaine AG.

Le gardien ne peut pas télétravailler

Le confinement s’applique également autant que possible à votre gardien concierge, si votre copropriété en dispose.
Évidemment il continue de sortir les poubelles si cette tâche est dans ses attributions.
Le gardien doit continuer de veiller à maintenir l’immeuble dans un état de propreté correct.

Néanmoins il est important pour le gardien comme pour tous les français, de limiter au maximum ses sorties et ses interactions avec les occupants de l’immeuble.

Si l’épidémie de coronavirus et les mesures sanitaires en vigueur ont pour conséquence de réduire ses tâches et son temps de travail, le syndic pourra demander la prise en charge du chômage partiel dans le cadre prévu par le gouvernement. Mais ceci est du ressort du syndic, cela rentre dans le cadre de sa mission de gestion du personnel.

Les missions non essentielles doivent être reportées

Il convient impérativement de reporter tout ce qui touche à l’embellissement et à l’amélioration de l’immeuble. Idem pour toutes les réparations qui ne sont pas absolument indispensables à la conservation du bâti.

Il est possible de repenser les visites périodiques type ascenseurs, portails, pompes à chaleur, pompes de relevage, extincteurs. Le professionnels reporteront certainement d’eux même certaines de ces visites. Si vous êtes membre du conseil syndical vous pouvez également réfléchir à participer à la limitation des exigences de la copropriété. Il ne faut maintenir que celles qui sont urgente et indispensables à la sécurité des personnes. Ces visites seront adaptées selon les circonstances.

D’une manière générale le syndic doit évaluer pour chaque copropriété les missions qui doivent être maintenues et celles qui peuvent être reportées. le critère principal doit être l’urgence et la sécurité des personnes. La responsabilité de chacun est de reporter tout ce qui n’est pas essentiel afin de limiter les déplacements et les mises en contact des personnes. Le syndic se charge de prendre contact avec toutes les entreprises pour reporter les missions et négocier au mieux les conditions matérielles et financières de ces reports. Il s’assure que les entreprises qui doivent intervenir dans les copropriété sont consciente des aménagements indispensables nécessaires pour limiter la propagation du virus.

Ce qui est maintenu malgré le confinement

Votre syndic continue de gérer votre immeuble

Même confinés, la plupart des syndics télé-travaillent. Votre syndic va donc continuer à gérer votre immeuble. Peut-être y aura-t-il du retard, peut-être faudra-t-il y mettre du sien pour l’aider à réaliser ses missions. Votre syndic peut continuer à réaliser toutes les tâches administratives qui lui incombent.

Les charges sont toujours exigibles

Le confinement n’empêche nullement de payer ses charges. Le paiement dématérialisé est désormais suffisamment répandu pour qu’il ne soit pas possible de prétexter du confinement pour ne pas payer ses charges.

Il est possible par contre que la poste achemine le courrier avec du retard. Cela ne peut être un motif suffisant pour ne pas payer ses charges. Les charges sont exigibles si elles ont été votées à la dernière AG. Elles sont dues par trimestre. Le prochain trimestre commence le 1er avril. Même si vous ne recevez pas l’appel de fond, payez vos charges !

Le syndic continue d’envoyer les appels de fonds

Même si l’assemblée générale 2020 n’a pas lieu à cause du confinement, le budget 2020 a été voté à l’assemblée générale précédente (2019). Donc les charges sont exigibles et le syndic est fondé à les réclamer. Les appels de fonds sont exigibles. Le syndic continue d’envoyer les appels de fonds.

Le nettoyage de l’immeuble est maintenu

Il est indispensable de maintenir le nettoyage de l’immeuble pour des raisons évidentes d’hygiène. Par contre il est tout à fait possible de l’adapter afin de se conformer aux consignes de restriction dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus. Les entreprises de nettoyage doivent continuer de travailler. Mais les employés doivent être correctement équipés. Il est possible d’adapter les tâches effectuées par les employés de nettoyage de façon à mettre l’accent sur la désinfection des éléments communs qui peuvent favoriser la propagation du virus.

Si vous êtes au conseil syndical, vous pouvez prendre contact avec le syndic pour voir avec lui si les tâches de nettoyage ont été adaptées aux circonstances.

Quelles obligations après le confinement ?

Nous n’en sommes qu’au début de confinement il est encore un peu tôt pour connaitre toutes ces obligations.

Convocation de l’AG qui n’a pas pu avoir lieu

Si l’AG a été reportée, le syndic doit en convoquer une nouvelle. Il a 6 mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire pour le faire selon l’ordonnance de prolongation des mandats de syndics prise le 25 mars 2020.

Cette nouvelle AG doit être convoquée dans les règles. Le syndic doit envoyer la convocation en recommandée 21 jours francs avant la tenue de cette réunion.

Cette nouvelle assemblée peut théoriquement avoir un ordre du jour différent de l’assemblée annulée pour cause de coronavirus. Vous avez théoriquement la possibilité de demander (en recommandé) à votre syndic de joindre de nouvelles questions à l’ordre du jour.

#restezchezvous

Nous n’avons peut-être pas pensé à tout. N’hésitez pas à nous poser vos questions dans les commentaires.
CoproConseils est entièrement passé au télétravail et le site internet continue d’être à votre disposition.

Et comme il convient, nous vous conseillons de respecter les consignes, de rester chez vous et de prendre toutes les précautions possibles pour limiter la propagation du virus.

4 responses to “Covid-19, quelles sont les conséquences du confinement sur votre copropriété ?

  1. JPM-COPRO says:

    Non ! L’employeur n ‘est pas le syndic mais le syndicat. Le syndic intervient en sa qualité de représentant légal d’une personne morale mais pas en nom propre.

    1. CoproConseils says:

      Oui ! Vous avez mille fois raison, c’était un raccourci ! C’est pour cela que la phrase était accompagnée d’un lien vers notre article intitulé “qui est l’employeur du gardien”. Mais nous allons corriger.
      Le syndic gère le personnel pour le compte du syndicat. Pour autant concernant le personnel, le syndicat des copropriétaires ne peut se déterminer que sur le nombre et la qualité des employés qu’il souhaite. Donc pour ce qui est du confinement, le syndic est seul juge de ce qu’il convient de faire.
      Dans l’idéal, il en discute avec le conseil syndical et en concertation ils prennent une décision permettant à la fois de veiller à la salubrité de l’immeuble et à la sécurité de l’employé.
      Merci pour votre relecture attentive et sans pitié 😉 au plaisir.

  2. Christiane says:

    Pendant le confinement, la gardienne employée à temps partiel en catégorie B sans permanence a arrété de travailler pour garder son fils de un an suite à la fermeture de la créche
    Nous n’avons aucune preuve que la gardienne mettait son fils à la créche pendant ses heures de travail qui représentent un temps de travail journalier inférieur à une heure.Avant le confinement,ses taches d’entretien: lavages journaliers de deux halls d’entrée,lavages des deux cages d’escaliers une fois par semaine étaient effectués tous les matins vers 6h45-7h;
    Le syndic a donné suite à son arrét sans se poser cette question
    Cet arrét est-il légal? L’employeur peut-il le rejeter’?

    1. CoproConseils says:

      Bonjour,
      Le syndic est seul décisionnaire en la matière. Il est légal. Le syndic qui est mandaté par le syndicat des copropriétaire pour gérer le personnel de la copropriété l’a d’ores et déjà accepté. Je vous invite à lire notre article à ce sujet.
      Par contre, il est indispensable que le nettoyage de l’immeuble continue pendant le confinement. C’est une demande que vous pouvez relayer auprès de votre conseil syndical qui s’en fera l’écho auprès du syndic.
      Cordialement
      PS mise à jour suite au commentaire de JPM

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