Copropriété : le syndic peut-il communiquer par email ?

Il aura fallu 10 ans au monde de la copropriété pour basculer dans la dématérialisation.
Depuis le 9 avril 2024, la communication par voie électronique prime désormais sur la communication papier.
En 2014 pourtant, cela ne paraissait pas gagné. Mais la crise sanitaire de 2020 a donné un élan inattendu à la dématérialisation.

En 2024 une simple inversion de primauté a tout changé. Trois lignes dans un article de loi. Auparavant le papier primait et on avait le droit de demander la communication par voie électronique.
Désormais c’est l’inverse. Depuis 2024 donc, le syndic a le droit de communiquer avec vous par mail ou par sms sauf indication contraire de votre part.

Mais attention, il y a des règles malgré tout.  Lisez cet article pour en savoir plus…

Bienvenue dans la copropriété électronique !

Est-ce la fin du papier comme moyen de communication ?
Il semble bien que la copropriété suive enfin le mouvement déjà très généralisé dans tous les domaines de la vie courante.
Chaque année la poste distribue 5 et 7% de moins de courrier que l’année précédente.
En 2023, selon l’INSEE, les ménages français ont un taux d’accès à internet de 93,3%.
La voie électronique est désormais la voie royale de la communication.

La dématérialisation en copropriété touche deux domaines. Le stockage de documents et la communication. Pour le stockage de documents, merci de vous reporter à notre article sur l’extranet.

Concernant la communication, un syndic peut être amené à communiquer à plusieurs niveaux avec les copropriétaires. Il peut envoyer de simples informations. C’est l’équivalent d’une lettre simple. Il peut également être amené à “notifier” un ou des copropriétaires. C’est l’équivalent des lettres recommandées. Plusieurs textes importants sont parus à ce propos.

• Le décret du 21 octobre 2015 (paru le 23.10.15). Il établit qu’il est légal en copropriété d’envoyer notifications et mises en demeure par voie électronique.
• Le décret du 9 mai 2018 lui établit que les lettres recommandées électroniques ont la même valeur qu’un recommandé papier.
• Et pour finir la loi du 9 avril 2024 sur les copropriétés dégradées qui entérine la primauté de la communication électronique

Mais quelle adresse e-mail ?

Vous aviez donné il y a 10 ans à votre syndic une adresse email dont vous ne vous servez plus ? Vous n’avez même pas idée de l’adresse email que votre syndic peut bien avoir vous concernant ?
Il est grand temps de se poser la question !
Les copropriétaires étaient déjà responsables de s’assurer que le syndic ait la bonne adresse postale pour communiquer par courrier postal. Désormais il faut s’assurer que votre syndic a bien la bonne adresse email, voire le bon numéro de téléphone pour communiquer avec vous.

Attention le nouvel article 42-1 de la loi de 1965 n’oblige pas le syndic a communiquer par voie électronique. “Les communications sont valablement faites par voie électronique” signifie que c’est autorisé, et non pas obligatoire. Votre syndic peut continuer à communiquer “à l’ancienne” !
Mais s’il décide de dématérialiser, il n’a plus besoin de vous demander votre avis.
A l’inverse, si vous souhaitez rester au papier, vous devez l’en avertir.

Qu’est ce que le syndic peut vous envoyer par simple email ?

Toute information concernant la copropriété.
Mais plus spécifiquement, votre syndic a le droit désormais de vous envoyer vos appels de fonds par email.
Il peut également vous envoyer une lettre de relance simple en cas d’impayé de charges.

Par contre tout le courrier qui auparavant devait vous arriver en courrier recommandé reste une “notification”

Qu’est ce qu’une “notification” ?

Dans le code de la copropriété, le terme de notification est souvent utilisé. Cela veut dire que l’envoi doit être fait en recommandé avec accusé de réception.

Un copropriétaire est “notifié”, lorsqu’il doit être possible d’apporter la preuve de la réception de l’information.
Par cet intermédiaire, le syndic se donne les moyens de savoir si le copropriétaire a bien reçu l’information, mais également d’apporter la preuve qu’il a bien envoyé le courrier.
Toutes les informations qui font courir un délai doivent être notifiées. Cela permet d’attester de la date de début du délai.

Les principales notifications en copropriété sont :

• convocation
• procès-verbaux
• assignations
• mises en demeures

Vous trouverez la liste exhaustive des courriers concernés dans le lien suivant.

Vous allez donc pouvoir être convoqué à l‘assemblée générale de copropriété sans recevoir de lettre ou être mis en demeure de payer vos charges en recevant un courriel !

Mais attention, pas un courriel simple, mais un recommandé électronique.

Notifications et mises en demeures.

Le syndic peut désormais par e-mail :

• convoquer l’assemblée générale ordinaire ou une assemblée générale extraordinaire
• transmettre le procès-verbal de l’assemblée générale
• mettre en demeure les copropriétaires débiteurs

Le conseil syndical peut également par courrier électronique,

• mettre en demeure le syndic de convoquer une assemblée générale si le syndic ne le fait pas dans les délais
  (en vertu de l’article 8 et 50 du décret de 67)
• convoquer lui même une assemblée générale si le syndic ne le fait pas (mêmes articles)

Les copropriétaires peuvent enfin par courriel,

• demander la mise à l’ordre du jour de la prochaine AG d’un point particulier comme par exemple l’examen d’un contrat de syndic concurrent en cas de renouvellement du syndic.
• voter par correspondance depuis la mise en place du formulaire de vote par correspondance en juin 2020.

Est-ce qu’un simple e-mail suffit ?

Non évidemment, un simple email ne suffit pas. Même avec l’accusé de réception proposé par certains logiciels de messagerie.

Il faut que ce soit une lettre recommandée électronique (LRE). Ce service est déjà proposé par plusieurs prestataires privés et par La Poste opérateur historique de distribution de courrier. Ce service est déjà utilisé depuis de nombreuses années dans d’autres secteurs. L’ article du code civil depuis 2005 et un décret d’application paru en 2011 prévoit les applications de l’e-mail à la place du courrier.

De nombreux syndics ont un prestataire attitré dont le contrat a été négocié. Ce qui donne des tarifs d’expédition très variables d’un syndic à l’autre.

Qu’est ce qu’un recommandé électronique ?

Une lettre recommandée (papier ou électronique) permet d’attester que :

1. un destinataire identifié a bien reçu un courrier
2. de la part d’une expéditeur identifié
3. à une date donnée.

En déposant un courrier LRAR papier en bureau de poste, on valide ces trois paramètres.
Comment s’assurer que ces trois paramètres soient également validés dans le cadre du dépôt d’un courrier recommandé par voie électronique ?

Vérification de l’identité de l’expéditeur :

Dans le cas d’un courrier électronique, par définition la présence physique de l’expéditeur n’est pas vérifiable. Par conséquent il faut attester de son identification de manière électronique. Un “certificat de signature électronique qualifié” ou d’un “cachet électronique qualifié” est l’outil qui permet d’attester d’une identité électronique.
Pour cela, il faut passer par un “prestataire de lettre recommandée électronique“.
C’est une pratique qui est désormais courante. C’est par exemple un certificat de signature électronique qui vous permet de certifier votre  déclaration annuelle des revenus. Notre métier n’est pas de faire de la publicité pour des prestataires. Mais l’opérateur historique de distribution du courrier en France propose un service de courrier recommandé électronique parfaitement adapté et efficace.

Votre syndic aura forcément une identité numérique certifiée. Si ce n’est déjà le cas. Et a fortiori s’il décide de se faciliter la vie et de traiter tous ses recommandés par voie électronique.

Vérification de l’identité du destinataire :

Lors de la distribution d’un courrier recommandé, le facteur vérifie l’identité du destinataire. Dans le cadre d’un courrier électronique, il faut un moyen équivalent de vérification de l’identité du destinataire.
S’y ajoute selon l’article L 100 du code des postes et communications, le fait que le destinataire “doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques”.
Ce dispositif ne pourra donc être mis en œuvre que sur la base du consentement des copropriétaires.
Le service d’expédition des recommandées électronique doit donc forcément obtenir votre consentement pour recevoir le-dit courrier.

Votre syndic aura plusieurs possibilités :

• Le prestataire peut imprimer le courrier. Le courrier cesse alors d’être dématérialisé.  Le recommandé reprend le circuit normal de distribution. C’est alors le facteur qui valide l’identité du destinataire tout à fait classiquement.
• Si le courrier reste dématérialisé tout au long de son acheminement jusqu’au destinataire, alors le destinataire doit être identifié électroniquement. Les certificats d’identification électronique permettent aussi bien de valider l’identité d’un expéditeur que d’un destinataire.
• Enfin, il peut vous avertir par email simple qu’un document est disponible dans votre compte intranet de votre copropriété. Vous allez vous connecter à votre interface et ouvrir le document. Cela permet d’une part d’attester de votre identité et d’autre part d’indiquer à quelle heure et quel jour vous avez “reçu” le document.

Vérification de la date d’émission :

Toutes les opérations électroniques portent automatiquement une date. Extrêmement précise qui plus est !
C’est donc certainement un des aspects de la certification qui sera le moins difficile à mettre en œuvre.
La date d’émission, plus que la date de réception, est importante en copropriété. Avec ce système il n’y aura plus de délai, qui quelques fois porte à confusion, entre le moment de l’impression de la lettre et le moment où elle est déposée au bureau de poste.

Comment choisir le prestataire et qui paie ?

A priori rien dans les textes officiels n’oblige le syndic à soumettre au vote de l’assemblée générale le choix du prestataire de courrier dématérialisé sécurisé. Néanmoins il est possible que le syndic compare les offres et vous demande de choisir. La majorité de l’article 24 s’applique.

Dans la plupart des cas, le syndic ne demande pas l’avis des copropriétaires, négocie lui même le contrat et reporte le prix de l’affranchissement dans les charges.
Tous les syndics n’ont pas négocié les mêmes tarifs. On peut voir des recommandés à moins de 2€, tout comme des tarifs au delà de 5€. Bien souvent les marchés étant négociés au niveau national pour les gros syndics, votre directeur d’agence n’aura certainement pas la main pour adapter ce tarif.
Néanmoins en cas de tarif prohibitifs, n’hésitez pas à le faire remarquer et regardez si d’autres tarifs ne sont pas également sur-évalués.

Frais d’abonnement au service

C’est aux copropriétaires de payer les frais de communication liés aux notifications et mises en demeures. Il en a toujours été ainsi. Fondamentalement rien ne change.

Ainsi il est logique que les copropriétaires paient les frais d’abonnement au prestataire de courrier électronique recommandé. Le syndic règle la facture pour la copropriété. Il répartit ensuite ces frais en charges communes générales. La baisse des frais d’affranchissement et des forfaits administratifs devrait compenser ces frais supplémentaires.

Frais de mise sous pli

Les frais d’impression et de mise sous pli des courriers relatifs à la copropriété sont un coût forfaitaire. Ils sont inclus dans le forfait administratif ou forfait de gestion. Cette partie devrait diminuer en passant au tout électronique. Si une minorité de copropriétaires décide de rester dans le monde du papier, ces frais continueront d’être répartis en charges communes générales.

Frais d’affranchissement

Les frais d’affranchissement ont toujours été à la charge des copropriétaires et au réel. Le syndic les répartissent en charges communes générales. Ces charges  sont appliquées au réel. Si leur coût baisse. Ils vont faire baisser les charges.  Les frais de mise en demeure eux sont totalement individualisés. Lorsque la mise en demeure concernera un copropriétaire ayant validé le mode électronique de transmission des notifications, le coût de la mise en demeure baisse. Pour autant, une mise en demeure est conçue comme une première amende au non paiement des charges. Par conséquent le syndic peut ne pas répercuter la baisse du prix de revient sur le montant de la mise en demeure. Détail à vérifier dans votre prochain contrat de syndic.

A noter pour être tout à fait complet à propos des tarifs : si au moment de recevoir une lettre recommandée électronique, vous optez finalement pour recevoir ce courrier sous format papier, les frais d’impression et d’expédition seront inévitablement à votre charge.

Le syndic peut-il communiquer uniquement par courriel avec les copropriétaires ?

Oui, mais les copropriétaires peuvent refuser.

Les courriers simples

La loi ne mentionne à aucun moment les courriers simples. Ni le courrier postal, ni le courrier électronique classique ne permet valablement devant la loi de prouver ni de son envoi ni de sa réception. Les courriers qui sont envoyés de manière “simples” ne sont donc pas opposables.

Les copropriétaires sont responsables de la mise à jour de leurs coordonnées auprès du syndic. Il en va de même pour les coordonnées électroniques ! Si votre copropriété décide de communiquer par email avec le syndic, veillez à ce que votre syndic ait bien une adresse électronique à jour vous concernant.

Les appels de fonds

Les appels de fonds sont à mi-chemin ! Ce sont des courriers simples, mais ils sont prévus par la loi !
En effet l‘article 35-2 du décret de 67 prévoit expressément que les appels de fonds doivent être envoyés en courrier simple. Que ce soient des appels de fonds ordinaires ou des appels de fonds hors budget prévisionnel, vous devez les recevoir dans votre boite aux lettres. Cela peut être votre boite aux lettres électronique si le syndic le décide. Et si vous souhaitez continuer à les recevoir en papier, il faut l’avertir.

Attention, si votre syndic n’envoie pas les appels de fonds selon le moyen que vous lui avez indiqué ; cela ne justifie aucunement que vous ne payiez pas vos charges ! Les charges sont exigibles le premier jour du trimestre, ce n’est pas la réception de l’appel de fonds qui les rend exigibles.

Tous les copropriétaires sont ils concernés ?

Oui et Non.

Recevoir des informations du syndic par e-mail ? Oui cela concerne potentiellement tous les copropriétaires. Mais évidemment la loi ne peut pas obliger les copropriétaires à posséder un ordinateur, un accès à internet et une adresse électronique. Elle ne peut pas non plus obliger les copropriétaires à donner leur adresse email à leur syndic. La LRAR papier n’a donc pas dit son dernier mot !

Par contre attention, c’est à vous d’avertir votre syndic que vous ne souhaitez pas recevoir de courrier électronique.

Le syndic peut-il transmettre mes coordonnées électroniques aux autres copropriétaires ?

Et le corollaire à cette question : comment faire pour que le syndic me transmette les emails des autres copropriétaires ?
A priori seul le syndic possède la liste et les contacts de tous les copropriétaires. A ce propos vous pouvez lire notre article sur ce sujet spécifique.

Le syndic n’a pas à transmettre votre email aux autres copropriétaires sur simple demande. Ni même aux membres du CS. Les coordonnées des copropriétaires figurent sur la feuille de présence. Ainsi, lorsque les copropriétaires ont donné leur accord pour recevoir les notifications par voie électronique, alors la feuille de présence peut également faire mention de l’adresse électronique.

Attention “peut” ne signifie pas “doit”.

Cela va-t-il permettre de faire baisser les charges de copropriété ?

Théoriquement le courriel est moins cher que le courrier ! Néanmoins il est certainement un peu trop tôt pour dire avec certitude que cela va permettre de faire baisser vos charges.

Une chose est certaine, la dématérialisation permet d’économiser des tonnes de papier, des litres d’encre, des heures de mise sous plis et des centaines de pannes de photocopieuses !
Par contre, elle participe à la multiplication des données numériques qu’il faut gérer et stocker et qui n’est pas non plus totalement sans impact. La dématérialisation s’accompagne d’une croissance exponentielle des communications. Au final le bilan écologique n’est pas forcément positif.