Courrier recommandé électronique en copropriété

A partir du 1er janvier 2019, le courrier recommandé électronique aura la même valeur qu’un courrier recommandé papier.

Cela vaut pour tous les courriers recommandés, y compris pour ceux qui sont envoyés dans le cadre de la gestion de votre copropriété :

Le décret du 9 mai 2018, fixe les modalités d’application des articles L100 et R53 à R53-4 du code des postes et télécommunications électroniques. Ce décret définit les conditions selon lesquelles un recommandé électronique est parfaitement équivalent à un recommandé papier.
Mais quelles sont les modalités concrètes de son application dans le domaine de la gestion de copropriété ?

Quelles sont les conditions de validité du recommandé électronique ?

Une lettre recommandée permet d’attester qu’un destinataire identifié a bien reçu un courrier de la part d’une expéditeur identifié à une date donnée. En déposant un courrier LRAR en bureau de poste, on valide ces trois paramètres. Comment s’assurer que ces trois paramètres soient également validés dans le cadre du dépôt d’un courrier recommandé par voie électronique ?

Vérification de l’identité de l’expéditeur :

Dans le cas d’un courrier électronique, par définition la présence physique de l’expéditeur n’est pas vérifiable. Par conséquent il faut attester de son identification de manière électronique. Un « certificat de signature électronique qualifié » ou d’un « cachet électronique qualifié » est l’outil qui permet d’attester d’une identité électronique.
Pour cela, il faut passer par un « prestataire de lettre recommandée électronique« .
C’est une pratique qui est désormais courante. C’est par exemple un certificat de signature électronique qui vous permet de certifier votre  déclaration annuelle des revenus. Notre métier n’est pas de faire de la publicité pour des prestataires. Mais l’opérateur historique de distribution du courrier en France propose un service de courrier recommandé électronique parfaitement adapté et efficace.

Votre syndic aura forcément une identité numérique certifiée. Si ce n’est déjà le cas. Et a fortiori s’il décide de se facilité la vie et de traiter tous ses recommandés par voie électronique.

Vérification de l’identité du destinataire :

Lors de la distribution d’un courrier recommandé, le facteur vérifie l’identité du destinataire. Dans le cadre d’un courrier électronique, il faut un moyen équivalent de vérification de l’identité du destinataire.
S’y ajoute selon l’article L 100 du code des postes et communications, le fait que le destinataire « doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques ».
Ce dispositif ne pourra donc être mis en œuvre que sur la base du consentement des copropriétaires.
Le syndic ne pourra en aucun cas vous obliger à recevoir désormais les notifications de manière électronique.

Votre syndic aura deux possibilités :

  • Le prestataire peut imprimer le courrier. Le courrier cesse alors d’être dématérialisé.  Le recommandé reprend le circuit normal de distribution. C’est alors le facteur qui valide l’identité du destinataire tout à fait classiquement.
  • Si le courrier reste dématérialisé tout au long de son acheminement jusqu’au destinataire, alors le destinataire doit être identifié électroniquement. Les certificats d’identification électronique permettent aussi bien de valider l’identité d’un expéditeur que d’un destinataire.

Un syndic ayant un compte certifié chez un prestataire courrier électronique aura parmi les services proposés, accès à un carnet d’adresse certifié … chez le même prestataire. Car pour l’instant, il n’existe pas encore d’instance de certification « universelle ».

Problème, plusieurs règlementations sont actuellement en cours de mise en œuvre et les solutions techniques ne sont pas totalement déployées.
En réalité à ce jour (mi 2018), ce n’est qu’une demi lettre recommandée électronique qui est possible. L’expéditeur n’a plus besoin d’aller à la poste, mais la poste vient tout de même au destinataire !

Vérification de la date d’émission :

Toutes les opérations électroniques portent automatiquement une date. Extrêmement précise qui plus est !
C’est donc certainement un des aspects de la certification qui sera le moins difficile à mettre en œuvre.
La date d’émission, plus que la date de réception, est importante en copropriété. Avec ce système il n’y aura plus de délai, qui quelques fois porte à confusion, entre le moment de l’impression de la lettre et le moment où elle est déposée au bureau de poste.

Quel serait le parcours d’une lettre recommandée électronique en copropriété ?

  • Imaginons un syndic qui doit envoyer les PV de la dernière assemblée générale. Et imaginons quel pourrait être le parcours d’une LERAR (lettre électronique recommandée avec accusé de réception).
  • Le syndic se connecte à son compte certifié chez le prestataire d’envoi de courrier électronique.
  • Il téléverse le PV d’AG.
  • Ensuite il choisit dans son carnet d’adresse les copropriétaires qui étaient présents pour leur envoyer le courrier en lettre simple. Le PV est automatiquement envoyé via un simple email aux copropriétaires concernés.
  • Puis il sélectionne les copropriétaires qui étaient absents ou opposants et leur expédie le même document mais en version LERAR.
  • Ces copropriétaires reçoivent un mail dans leur boite aux lettres électroniques les informant qu’un document est à leur disposition dans leur compte chez le prestataire de courrier électronique.
  • Ils se connectent avec leur compte certifié et accèdent au document.
  • Le fait d’ouvrir ce document émet automatiquement un accusé de réception qui est envoyé électroniquement sur le compte du syndic.

Ainsi présenté cela paraît très simple.
Reste que les solutions techniques nécessitent certainement encore un peu d’ajustement avant d’être une routine.
Ce ne sera peut être pas le cas début 2019, mais ça le sera forcément un jour !
Il y a des chances pour que vous commenciez d’abord à recevoir, par la poste, des notifications émises électroniquement. Avant de passer au tout électronique.
Nous ne manquerons pas de mettre cet article à jour à ce moment là !

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