En copropriété, il est un rituel auquel le conseil syndical n’échappe pas ; celui de la vérification des comptes.
Celle-ci doit avoir lieu avant l’assemblée générale, autre grand rendez-vous de la copropriété.
Bien souvent cette étape de contrôle des comptes est largement mise de côté alors que c’est une étape cruciale dans la vie de votre copropriété.
Pourquoi ?
Parce que les copropriétaires pensent que c’est compliqué et rébarbatif. Et parce que les syndics ont intérêt à ce que les copropriétaires continuent de le penser !
Qu’est ce qu’une vérification des comptes en copropriété ?
- En quoi consiste exactement une « vérification des comptes » ?
- à quoi est-ce que cela sert ?
- Pourquoi confier cette mission à CoproConseils ?
- Comment faire cette vérification soit même ?
Telles sont les questions auxquelles CoproConseils tente de vous apporter des réponses claires dans cet article. Si votre copropriété est adhérente à CoproConseils et que vous avez souscrit l’option contrôle de gestion, ce que vous allez lire ci-dessous est une petite partie de ce que nous vérifions. Mais elle est accessible aux néophytes plein de bonne volonté ! Si votre copropriété a eu la bonne idée d’adhérer et de nous confier la mission de vérification des comptes, alors n’hésitez pas à vous joindre à nous lors de la réunion préparatoire. Vous verrez c’est très instructif !
Réunion préparatoire
Le contrat de syndic ALUR oblige le syndic a organiser une « réunion préparatoire ». Réunion servant à préparer l’assemblée générale à venir. C’est au cours de cette réunion préparatoire qu’a lieu la vérification des comptes.
Durant cette réunion,
- les comptes sont vérifiés
- le budget de l’année à venir est discuté
- l’ordre du jour de l’assemblée générale est établi
- et le contrat du syndic examiné
Qui est convié au contrôle des comptes ?
A cette réunion préparatoire, sont présents a minima le syndic et le conseil syndical. CoproConseils peut y être invité si votre copropriété est adhérente et a souscrit à l’option contrôle de gestion. Vous pouvez y être invité. Le conseil syndical peut inviter la ou les personnes de son choix. Par contre personne ne peut s’y inviter sans l’aval du conseil syndical.
Quand a lieu la vérification des comptes ?
L’assemblée générale doit se tenir dans les six mois de la date d’arrêté des comptes. La réunion préparatoire peut avoir lieu n’importe quand, entre la clôture de l’exercice comptable et la convocation à l’assemblée générale annuelle. Néanmoins, étant donné que le conseil syndical doit procéder à la vérification des comptes. Il faut donc attendre que les comptes soient « prêts » pour proposer au syndic d’aller les vérifier.
Ce n’est pas le cas si vous n’êtes pas invité à la réunion préparatoire.
Je ne suis pas au conseil syndical, puis-je aller vérifier les comptes ?
Les copropriétaires qui ne sont pas au conseil syndical ont également la possibilité de vérifier les comptes. Deux solutions :
Soit demander l’autorisation au conseil syndical d’assister à la réunion de préparation.
Soit se déplacer individuellement dans les bureaux du syndic. Attention, uniquement aux jours et heures préalablement définis en AG.
Ces jours et heures sont forcément entre la convocation et l’assemblée générale. Ils peuvent être modifiés lors de l’assemblée générale. C’est à dire qu’on décide à l’assemblée générale de l’année N, des jours et dates pour l’année N+1.
Si vous effectuez cette démarche à titre individuel, c’est certainement pour votre compte. Il ne sera peut être pas nécessaire de demander au syndic l’ensemble des documents. Sachez également que les délais de contestation des comptes individuels en copropriété sont différents et ils ont été modifiés avec la loi ELAN.
En quoi consiste exactement une vérification des comptes ?
Il existe une très grande différence entre ce que peut être une vérification des comptes de votre copropriété (notamment lorsque celle-ci est réalisée par un expert CoproConseils) et ce que votre syndic souhaite que vous fassiez.
Il est dans l’intérêt du syndic (même le plus compétent et le plus honnête d’entre eux) que la vérification des comptes dure le moins longtemps possible. Ce n’est pas rentable de passer ainsi du temps à éplucher les comptes de la copropriété et à les expliquer à des néophytes.
Le conseil syndical pointe les factures. Est-ce suffisant ?
La vérification des comptes se limite bien souvent au pointage des factures. C’est très dommage. Et largement insuffisant !
C’est juste la première étape. Il faut commencer par ça pour vérifier les comptes. Il faut s’assurer que chaque facture est bien enregistrée et que chaque enregistrement correspond à une facture. S’assurer également que les montants correspondent bien.
Cette étape est fastidieuse et demande un peu de rigueur, mais aucune compétence particulière en comptabilité. Elle doit se faire dans les bureaux du syndic, puisqu’il conserve les factures.
Une fois ce point réalisé, la majorité des syndics font mine de considérer que la vérification des comptes est terminée. On pourrait donc passer à l’étape suivante : le budget. C’est ignorer la partie immergée de l’iceberg !
Attention : l’État des dépenses n’est que la liste des factures enregistrées. Le fait qu’une facture figure à l’état des dépenses n’est pas la garantie qu’elle a été payée. Plus grave, elle peut très bien également avoir été payée deux fois !
Pour le vérifier, il faut absolument aller mettre son nez dans le grand livre !
Le pointage des factures n’est que le pré-requis à un travail correct sur les comptes de votre copropriété. Mais si on se limite à ça, ce n’est pas une vérification des comptes.
Je n’ai aucune compétence en comptabilité copropriété, comment faire ?
Ce n’est pas facile de s’y retrouver. Il faut repérer toutes les dépenses nécessitant explications de la part du syndic, voire correction.
Évidemment, l’expérience et l’expertise CoproConseils permettent à la fois de gagner du temps et de viser les points qui posent vraiment problème.
Mais dites vous que ce que vous allez faire est toujours mieux que rien du tout. Et dites aux copropriétaires mécontents ou insatisfaits de venir vous aider ou de voter pour confier la mission à CoproConseils !
Alors, avec du bon sens et un peu de rigueur, ne vous limitez pas au pointage des factures. Suivez nos propositions !
Nos conseils pour être un copropriétaire averti
La comptabilité de votre copropriété est visible dans plusieurs documents. Il faut que vous vous assuriez qu’ils seront bien à votre disposition le jour de la vérification des comptes. Veillez à demander à votre syndic de les préparer pour qu’ils soient consultables. Vous pouvez même pour certains lui demander de vous les envoyer par avance.
Liste des documents nécessaires à une vérification des comptes
Depuis la publication du décret du 23 mai 2019, certains documents sont disponibles sur l’extranet de la copropriété. Néanmoins ce n’est pas suffisant.
Conclusion : doit-on approuver les comptes ?
C’est effectivement à l’issue de tout ce travail de contrôle des comptes qu’on est en mesure de se poser la question de l’approbation des comptes.
Si vous avez relevé des erreurs, des points avec lesquels vous n’êtes pas d’accord avec le syndic, celui-ci doit les corriger avant l’AG. Vous devez le vérifier.
S’ils ne l’ont pas été, vous avez la possibilité de voter une approbation des comptes “sous-réserve”. C’est à dire en mentionnant toutes les réserves sur le procès-verbal d’assemblée générale.
Contrairement à ce que votre syndic pourrait vous faire croire, une copropriété dont les comptes ne sont pas approuvés, n’est pas dans l’impasse totale.
Bonjour,
Je suis locataire, l’arrêté des compte annuel ne precise pas le détails des charges, il est fait mention de charges “générales”.
Comment savoir si le montant demandé correspond aux charges “recuperables”imputables au locataire?
Merci pour vos conseils
Cordialement
Bonjour
Le syndic n’a pas l’obligation de faire mention du détail de ces charges.
C’est la responsabilité du propriétaire. C’est à lui de vous donner le détail (loi hoguet)
Cordialement
Bonjour, lors de mon contrôle des comptes avant AG prévue en novembre , m’a été fourni le relève des dépenses d’une autre copropriété dans un ensemble de pièces non trie. L’AG sera annulée cause Covid. Le contenu de l’ordre du jour est litigieux avec notamment un devis unique d’isolation des combles dit a zéro euro sans précisions sur aide et tarifs par bâtiments sur leurs surfaces erronées, a l’avantage des bâtiments de 3 conseillers, et une résolution proposée pour ‘vote exclusif du bâtiment A pour les abris de jardin (ce, ensuite du décompte illégal des seules votants contre du bâtiment A pour rejeter la demande d’abri de jardin d’une copropriétaire , le nom des votants contre n’étant pas inscrits au PV AG 2019). Des réserves a la régularité des décisions sont émises. La seconde convocation a l’AG pour le 9 février 2021 au siège du syndic est ‘annulee’ par courriels des 25 et 29 janvier qui prévoit le vote exclusif par correspondance et exclut toute réunion. Cela est contraire aux termes de l’article 22 qui prévoit une information par tout moyen permettant de vérifier sa réception par les copropriétaires 15 jours avant AG. Le budget est litigieux . Que faire à ce niveau d’irrespect de la loi et des copropriétaires par le syndic? Quelle autorité hors TGi est compétente ? Merci
Bonjour
Malheureusement aucune. Vous pouvez lire notre article à ce propos sur notre site.
Le plus malheureux c’est que même si un syndic est condamné pour des préjudices qu’il a fait subir à une copropriété, cela n’implique pas qu’il doive cesser d’exercer ses fonctions.
Cordialement
Bonjour ,
EST-ce normal ? car sur les factures de la Ste des eaux nous avons eu une pénalité de 1000 Euros pour retard de paiement .Le syndic nous dit qu’il n’y avait plus assez d’argent sur notre compte . Qui est fautif ? n’aurait-il pas du nous avertir car c’est eux qui gèrent ? quels sont nos recours et que doit-on faire pour éviter ces problèmes à l’avenir ?
Sincères remerciements et très cordialement
Bonjour
Le syndic doit procéder au recouvrement des charges et les copropriétaires doivent payer leurs charges.
Nous ne connaissons pas la situation de la copropriété, impossible de vous dire où est le problème et qui est fautif.
Pour éviter ce genre de problème il faut que les copropriétaires paient leurs charges et que le syndic fasse son travail.
Cordialement
Bonjour,
Dans une copropriété de 5 logements, les comptes étaient tenus jusqu’à ce jour par un des copropriétaires. Le dernier qui tenait les comptes vient de vendre son bien et aucun des autres copropriétaires ne veut le remplacer. Un des locataires de cette copropriété a t’il le droit de tenir les comptes et d’organiser l’assemblée générale en accord avec le reste des membres. Merci pour une réponse. Cordialement.
Bonjour
Non, il faut être copropriétaire pour être syndic bénévole.
Tout ce que ferait ce syndic bénévole serait illégal et contestable devant un tribunal. Il peut de plus être attaqué personnellement pour exercice illégal de la profession de syndic puisqu’il n’aurait pas la carte professionnelle.
Cordialement
Bonjour,
Pourriez vous m’éclairer sur la notion de “Vote du quitus au syndic” ?
Quels recours s’offrent on en votant ou pas cette confiance si je comprends bien cette notion ?
Enfin, dans le cadre de la prévision d’un changement de syndic, est il conseillé de donner quitus au syndic que l’on s’apprete à remercier..?
Merci de votre retour.
Bien cordialement.
François
Bonjour
Voter le quitus au syndic signifie que la copropriété renonce à la possibilité de lui reprocher des erreurs de gestion.
Le quitus est automatiquement acquis au bout de 5 ans. CoproConseils conseille de ne jamais le voter. C’est se priver inutilement d’une possibilité d’action.
Pour nous il n’est jamais conseillé de le voter.
Cordialement
Bonjour
Je suis propriétaire depuis 14 ans dans la même résidence, j’ai toujours payé mes charges en temps et en heure.
A ce jour je reçois un décompte de charge pour l’année 01/01/2019 au 31/12/2019 et je m’aperçois d’un montant exorbitant concernant l’Eau froide qui m’est facturé un montant de 4022€ qui correspond 831 m3 . Effectivement le syndic me répond qu’il y a jamais eu de relevé de consommation sur mon compteur d’eau qui se trouve a l’intérieur de mon domicile car il a eu une anomalie lorsque la compagnie est venu relevé et cela depuis 2019. Mon syndic ma donc jusqu’à ce jour attribué un forfait, soit en dessous de ma consommation réelle mais est il endroit de me réclamé 10 ans de régularisation ?. En sachant que pendant toutes ses années aucune action du syndic pour résoudre le problème, ni même jamais j’ai été averti avant 2019 que un souci de relevé de compteur avait lieu et jamais j’ai été prévenu que cela durée depuis plusieurs année.
Bonjour
Quand un compteur est à l’intérieur, vous devez transmettre le relevé exact. A défaut la facture est estimative.
Si effectivement pendant tout ce temps vous avez payé sur une estimation, il est normal qu’il y ait une régularisation quand enfin votre compteur est relevé au réel.
Si vous avez besoin d’une aide plus personnalisée, n’hésitez pas à nous consulter.
Cordialement
Bonjour,
Pourriez-vous me dire si on peut revenir sur une erreur avérée du syndic sur les comptes approuvés de l’année précédente et exiger une rectification.
Merci d’avance
Cdl
Bonjour
Tout dépend de quoi il s’agit.
D’une manière générale, les comptes de la copropriété ayant été approuvés, il n’est pas possible de revenir dessus. Sauf dol, tromperie etc … quoi qu’il se passe c’est devant un tribunal.
Si c’est un problème de répartition, alors le copropriétaire lésé a 5 ans pour contester sa propre répartition.
Si vous avez besoin d’une aide plus personnalisée, n’hésitez pas à nous demander un devis
Cordialement
J’ai encore une question sur les dérives des coûts des travaux dans une grosse copropriété. Les copropriétaires ont ils un recours possible si le coût des travaux estimé sur une copropriété a augmenté de plus de 30% entre l’AG qui valide les travaux et une nouvelle estimation faite après 1 an? Un recours est-il possible si l’on décide de lancer une procédure contre le syndic?
Bonjour
En France il est toujours possible de lancer une procédure contre quelqu’un. Mais seul le juge en décide l’issue.
Vos chances sont plus réduites si les comptes ont été approuvés et que le quitus a été voté.
Cordialement
Bonjour, je suis copropriétaire d’une grosse Residence. Des travaux nous on été imposé par la mairie par injonction. Les travaux de mises en conformité (ravalement, isolation, réfection des fenêtres …) L’enveloppe de départ sur l’ensemble de la copropriété s’est élevée à plus de 8,5M d’euros. Après 1 an nous avons demandé le détail de ces 8,5M d’euros au syndic de copropriété qui gère les comptes et ils ne sont pas capable de nous fournir un détail, voire même sur certains postes nous avons un montant validé à l’AG pour 15.000€ et qui apparaît dans le décompte du syndic après 1 an pour un montant de 1,5M€. Avons nous un recours ou un moyen de contrôle sur les comptes du syndic sachant que je ne fait pas partie du conseil syndical?
Bonjour
Les membres du conseil syndical peuvent avoir accès à l’ensemble des documents relatifs à la copropriété. S’ils souhaitent vérifier les comptes il suffit qu’ils prennent rendez-vous avec le gestionnaire ou le comptable qui s’occupe de leur copropriété.
Par contre en tant que copropriétaire, vous n’avez accès aux comptes qu’une fois par an, juste avant l’AG. Cette date est précisée dans la convocation. Elle est validée en AG l’année précédente.
Cordialement
Bonjour,
Que se passe t il si le budget en cours n’est pas approuvé ? devons nous avoir une assemblée générale supplémentaire à nos frais ?
Cdlt
Bonjour
Le budget en cours a forcément été approuvé l’année dernière. C’est le budget du prochain exercice qui peut éventuellement poser problème lors d’une AG.
Soit vous vous mettez d’accord avec le syndic en AG sur un budget pour qu’il soit voté.
Soit il est obligé de reconvoquer une AG. Elle sera aux frais de la copropriété.
Si aucun budget n’est voté, la copro va en administration judiciaire dès que le syndic n’aura plus d’argent pour payer les factures.
à moins d’avoir une année de trésorerie qui dort sur votre compte !
Cordialement