Vérification des comptes en copropriété

En copropriété, il est un rituel auquel le conseil syndical n’échappe pas ; celui de la vérification des comptes.
Celle-ci doit avoir lieu avant l’assemblée générale, autre grand rendez-vous de la copropriété.

Bien souvent cette étape de contrôle des comptes est largement mise de côté alors que c’est une étape cruciale dans la vie de votre copropriété.
Pourquoi ?
Parce que les copropriétaires pensent que c’est compliqué et rébarbatif. Et parce que les syndics ont intérêt à ce que les copropriétaires continuent de le penser !

Qu’est ce qu’une vérification des comptes en copropriété ?

• En quoi consiste exactement une « vérification des comptes » ?
• à quoi est-ce que cela sert ?
• Pourquoi confier cette mission à CoproConseils ?
• Comment faire cette vérification soit même ?

Telles sont les questions auxquelles CoproConseils tente de vous apporter des réponses claires dans cet article. Si votre copropriété est adhérente à CoproConseils et que vous avez souscrit l’option contrôle de gestion, ce que vous allez lire ci-dessous est une petite partie de ce que nous vérifions. Mais elle est accessible aux néophytes plein de bonne volonté ! Si votre copropriété a eu la bonne idée d’adhérer et de nous confier la mission de vérification des comptes, alors n’hésitez pas à vous joindre à nous lors de la réunion préparatoire. Vous verrez c’est très instructif !

Réunion préparatoire

Le contrat de syndic ALUR oblige le syndic a organiser une « réunion préparatoire ». Réunion servant à préparer l’assemblée générale à venir. C’est au cours de cette réunion préparatoire qu’a lieu la vérification des comptes.
Durant cette réunion,

• les comptes sont vérifiés
• le budget de l’année à venir est discuté
• l’ordre du jour de l’assemblée générale est établi
• et le contrat du syndic examiné

Qui est convié au contrôle des comptes ?

A cette réunion préparatoire, sont présents a minima le syndic et le conseil syndical. CoproConseils peut y être invité si votre copropriété est adhérente et a souscrit à l’option contrôle de gestion. Vous pouvez y être invité. Le conseil syndical peut inviter la ou les personnes de son choix. Par contre personne ne peut s’y inviter sans l’aval du conseil syndical.

Quand a lieu la vérification des comptes ?

L’assemblée générale doit se tenir dans les six mois de la date d’arrêté des comptes. La réunion préparatoire peut avoir lieu n’importe quand, entre la clôture de l’exercice comptable et la convocation à l’assemblée générale annuelle. Néanmoins, étant donné que le conseil syndical doit procéder à la vérification des comptes. Il faut donc attendre que les comptes soient « prêts » pour proposer au syndic d’aller les vérifier.

Ce n’est pas le cas si vous n’êtes pas invité à la réunion préparatoire.

Je ne suis pas au conseil syndical, puis-je aller vérifier les comptes ?

Les copropriétaires qui ne sont pas au conseil syndical ont également la possibilité de vérifier les comptes. Deux solutions :
Soit demander l’autorisation au conseil syndical d’assister à la réunion de préparation.
Soit se déplacer individuellement dans les bureaux du syndic. Attention, uniquement aux jours et heures préalablement définis en AG.
Ces jours et heures sont forcément entre la convocation et l’assemblée générale. Ils peuvent être modifiés lors de l’assemblée générale. C’est à dire qu’on décide à l’assemblée générale de l’année N, des jours et dates pour l’année N+1.

Si vous effectuez cette démarche à titre individuel, c’est certainement pour votre compte. Il ne sera peut être pas nécessaire de demander au syndic l’ensemble des documents. Sachez également que les délais de contestation des comptes individuels en copropriété sont différents et ils ont été modifiés avec la loi ELAN.

En quoi consiste exactement une vérification des comptes ?

Il existe une très grande différence entre ce que peut être une vérification des comptes de votre copropriété (notamment lorsque celle-ci est réalisée par un expert CoproConseils) et ce que votre syndic souhaite que vous fassiez.

Il est dans l’intérêt du syndic (même le plus compétent et le plus honnête d’entre eux) que la vérification des comptes dure le moins longtemps possible. Ce n’est pas rentable de passer ainsi du temps à éplucher les comptes de la copropriété et à les expliquer à des néophytes.

Le conseil syndical pointe les factures. Est-ce suffisant ?

La vérification des comptes se limite bien souvent au pointage des factures. C’est très dommage. Et largement insuffisant !

C’est juste la première étape. Il faut commencer par ça pour vérifier les comptes. Il faut s’assurer que chaque facture est bien enregistrée et que chaque enregistrement correspond à une facture. S’assurer également que les montants correspondent bien.

Cette étape est fastidieuse et demande un peu de rigueur, mais aucune compétence particulière en comptabilité. Elle doit se faire dans les bureaux du syndic, puisqu’il conserve les factures.

Une fois ce point réalisé, la majorité des syndics font mine de considérer que la vérification des comptes est terminée. On pourrait donc passer à l’étape suivante : le budget. C’est ignorer la partie immergée de l’iceberg !

Attention : l’État des dépenses n’est que la liste des factures enregistrées. Le fait qu’une facture figure à l’état des dépenses n’est pas la garantie qu’elle a été payée. Plus grave, elle peut très bien également avoir été payée deux fois !

Pour le vérifier, il faut absolument aller mettre son nez dans le grand livre !

Le pointage des factures n’est que le pré-requis à un travail correct sur les comptes de votre copropriété. Mais si on se limite à ça, ce n’est pas une vérification des comptes.

Je n’ai aucune compétence en comptabilité copropriété, comment faire ?

Ce n’est pas facile de s’y retrouver. Il faut repérer toutes les dépenses nécessitant explications de la part du syndic, voire correction.

Évidemment, l’expérience et l’expertise CoproConseils permettent à la fois de gagner du temps et de viser les points qui posent vraiment problème.

Mais dites vous que ce que vous allez faire est toujours mieux que rien du tout. Et dites aux copropriétaires mécontents ou insatisfaits de venir vous aider ou de voter pour confier la mission à CoproConseils !

Alors, avec du bon sens et un peu de rigueur, ne vous limitez pas au pointage des factures. Suivez nos propositions !

Nos conseils pour être un copropriétaire averti

La comptabilité de votre copropriété est visible dans plusieurs documents. Il faut que vous vous assuriez qu’ils seront bien à votre disposition le jour de la vérification des comptes. Veillez à demander à votre syndic de les préparer pour qu’ils soient consultables. Vous pouvez même pour certains lui demander de vous les envoyer par avance.

Liste des documents nécessaires à une vérification des comptes

Depuis la publication du décret du 23 mai 2019, certains documents sont disponibles sur l’extranet de la copropriété. Néanmoins ce n’est pas suffisant.

Conclusion : doit-on approuver les comptes ?

C’est effectivement à l’issue de tout ce travail de contrôle des comptes qu’on est en mesure de se poser la question de l’approbation des comptes.
Si vous avez relevé des erreurs, des points avec lesquels vous n’êtes pas d’accord avec le syndic, celui-ci doit les corriger avant l’AG. Vous devez le vérifier.

S’ils ne l’ont pas été, vous avez la possibilité de voter une approbation des comptes “sous-réserve”. C’est à dire en mentionnant toutes les réserves sur le procès-verbal d’assemblée générale.
Contrairement à ce que votre syndic pourrait vous faire croire, une copropriété dont les comptes ne sont pas approuvés, n’est pas dans l’impasse totale.