Covid-19, quelles sont les conséquences sur votre copropriété ?

En 2020 – 2021, la France connait une période de grande instabilité sanitaire avec des périodes inédites de confinement plus ou moins strict de la population. Cette période COVID a eu des conséquences importantes sur le monde de la copropriété et CoproConseils a fait de son mieux pour tenir les copropriétaires et internautes informés des dernières lois et règlements applicables.

Cet article est régulièrement mis à jour.
La dernière mise à jour est de fin 2022

Si vous cherchez les références des textes de loi, vous pourrez les trouver dans notre article à ce propos.

NB – En bas d’article nous apportons des réponses aux questions des internautes. Attention, certaines réponses peuvent être fausses aujourd’hui, mais elles étaient vraies au moment de la question. Certaines dispositions sont d’application temporaire. Le contenu de l’article a progressivement été très notablement modifié.

Les dispositifs dérogatoires Covid

Plusieurs lois ont donné lieu à des dispositions dérogatoires exceptionnelles aux lois et règlement en vigueur en copropriété.
Notamment quelques dispositions phare :

• Prolongation automatique des mandats de syndics
• Prolongation des mandats de CS
• Possibilité de tenir une AG 100% par correspondance ou en visio
• Mise en place du vote par correspondance

Toutes ces dispositions ont été strictement encadrées.

Fin 2022, plus aucune disposition dérogatoire n’est en vigueur en copropriété.
Le vote par correspondance est définitivement entré dans la loi le 2 juillet 2020.
Les autres dispositions dérogatoires ne sont plus applicables.

Prolongation automatique des mandats de syndics

Durant les périodes de confinement ou de très forte circulation du virus, de nombreuses AG ont été annulées.
Afin d’éviter que de trop nombreuses copropriété se retrouvent sans syndic faute d’avoir pu l’élire, le législateur a utilisé une mesure temporaire de prolongation automatique des mandats de syndics. Cette mesure a été utilisée sur plusieurs périodes différentes ; durant les deux confinements de 2020 et au début de l’année 2022.

La prolongation automatique des mandats de syndic n’est plus valable depuis le 15 avril 2022.
Désormais plus aucun syndic n’est en position de voir son mandat automatiquement renouvelé.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre article qui traite spécifiquement cette question.

Dans le même registre, si l’AG n’a pu se tenir dans les temps, les mandats des conseillers syndicaux arrivant à échéance durant cette période ont également été automatiquement prolongés.

Dispositions dérogatoires pour les assemblées générales.

Les dispositions spécifiques COVID janvier 22 s’appliquent jusqu’au 31 juillet 2022 au plus tard.
Les syndics doivent à nouveau proposer de tenir des assemblées générales en présentiel. Cela n’interdit pas d’y participer par visio conférence ou vote par correspondance.

Peut-on tenir une assemblée générale 100% par correspondance ?

Les différentes de vagues de COVID qui traversent désormais régulièrement la France, font que quelques fois, il pourrait être plus sage de ne pas se retrouver trop nombreux dans une petite salle pour faire une AG. Néanmoins, désormais un syndic ne peut plus convoquer une AG sans prévoir un lieu physique de tenue de l’AG. Les personnes fragiles qui ne souhaitent pas prendre de risque peuvent voter par correspondance ou en donnant leur mandat. Mais même à la demande du conseil syndical, le syndic ne peut pas convoquer une AG sans prévoir un lieu de réunion où ceux qui le souhaitent peuvent se rendre.

Contraintes sanitaires pour une AG en présentiel

Dans le cas où l’AG se tient en normalement sous la forme d’une réunion dans une salle, les dispositions sanitaires en vigueur au moment de la réunion doivent s’appliquer. Le syndic doit veiller au respect des gestes barrières, de la distanciation physique, des jauges de présence etc …

Pour connaître les règles sanitaires qui doivent s’appliquer vous pouvez non seulement consulter le site service-public.fr, mais également le site de votre préfecture, voire de votre commune, car les règles s’adaptent en fonction des territoires.

Est-il légal d’imposer le pass sanitaire pour assister à l’assemblée générale de copropriétaires ?

Les AG de copropriétés ne sont pas dans la liste des lieux où le pass sanitaire est obligatoire.

De plus, désormais et depuis le 14 mars 2022, le pass sanitaire a été suspendu. Il n’y a plus aucune raison d’exiger le pass sanitaire dans un établissement recevant du public susceptible d’accueillir une assemblée générale de copropriété.

Votre syndic n’a toujours pas convoqué d’AG ?

Un grand nombre de copropriétés ont connu une année 2020 sans aucune AG. Rappelons à toutes fins utiles, que la loi oblige le syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, à tenir au moins une assemblée générale par an. L’AG de l’année 2020 aurait du se tenir au plus tard fin janvier 2021.

Mais certaines copropriétés ont également connu une année 2021, vierge de toute AG.
Ainsi en 2022, certains comptes n’ont pas été approuvés depuis plusieurs années.

Cela n’est pas acceptable. Les dispositions dérogatoires ne sont plus applicables. Vous pouvez exiger de votre syndic qu’il convoque une AG.

Il y a des solutions. Lisez notre article à ce propos et le paragraphe qui y est spécifiquement consacré.

Durée du mandat du syndic suite au Covid-19 ?

Les dispositions dérogatoires COVID concernant la prolongation des mandats de syndic sont toutes terminées.
Plus aucun mandat n’est sous le coup d’une quelconque prolongation covid.

Trois périodes ont été concernées par les prolongations dérogatoires. Les mandats étaient éligibles à la prolongation automatique s’ils prenaient fin:

• entre le 12 mars et le 23 juillet 2020
• entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020,
• et enfin entre le 1er janvier et le 15 février 2022.

Certains syndics ont largement abusé. Malgré ce que vous pourrez lire éventuellement à droite à gauche, malgré ce que pourra dire votre syndic, cette dérogation a définitivement pris fin au 15 avril 2022.

Date de fin du mandat

Comment savoir si votre copropriété était concernée ? Il faut connaitre la date de fin de mandat du syndic. Cette date est à vérifier sur le contrat de syndic. La mention de la date de fin du mandat de votre syndic est obligatoirement présente sur le contrat de syndic type ALUR.

Tant que le mandat de votre syndic est valable. Il a le droit de convoquer. Le mandat de votre syndic doit être valable au moment de la convocation. C’est la seule obligation légale. Normalement il a donc le droit de convoquer une assemblée pour une date où son mandat sera expiré. Mais dans le cadre de la dérogation du début de l’année 2022, l’assemblée générale doit être tenue au 15 avril au plus tard. Elle doit donc être convoquée au 25 mars au plus tard.

Les honoraires de votre syndic sont inchangés

La prolongation automatique des mandats échus durant l’état d’urgence sanitaire, ne donnait pas le droit au syndic d’en modifier les conditions.
Entre autres, les tarifs. Ceux-ci étaient prolongés à l’identique. Seule une AG peut donner un nouveau mandat à un syndic à de nouvelles conditions tarifaires.

La convocation à une assemblée générale dématérialisée et tous les frais qui peuvent être liée à l’adaptation de la gestion de la copropriété aux dispositions dérogatoires suite aux conditions sanitaires spécifiques, ne peut en aucun cas donner lieu à facturation supplémentaire. Cela fait partie du forfait courant.

Fonctionnement du conseil syndical

Le fonctionnement du conseil syndical n’a pas été impacté par les dérogations COVID.

Si le mandat de certains conseillers syndicaux ou de l’ensemble du CS arrivait à échéance durant une période où l’AG ne pouvait pas se tenir, ces mandats sont automatiquement prolongés.

Comment connaitre la date de fin du mandat des membres du CS ?
Vous pouvez trouver la durée du mandat de chaque membre élu au conseil syndical dans le procès-verbal qui a vu son élection. Vous devriez pouvoir trouver toutes les informations dans un des 3 derniers PV d’AG. Ceux-ci sont obligatoirement à disposition dans l’extranet de votre copropriété.

Comment réaliser la vérification des comptes ?

Cette question touche directement la question des missions confiées à CoproConseils par votre copropriété.  Les audits menés par les experts CoproConseils ont été très notablement impactés par la crise sanitaire. En effet, beaucoup de cabinets de syndics ont fermé leurs portes au public dès le début de la crise. La dématérialisation a fait un bond inespéré. Malgré le retour à une vie sans restriction sanitaires, les cabinets de syndic qui ne sont pas revenus à un système de réception du public “avant crise” sont nombreux.

Organisation des bureaux des syndics pendant la crise sanitaire

Durant les confinements les syndics ont fermé leurs bureaux. Ensuite durant les périodes intermédiaires et depuis le dernier confinement, la majorité des  syndics ont mis en place le télétravail. Beaucoup de syndics ont du fait de cette crise sanitaire, cherché à limiter l’accueil du public dans leurs locaux.
Le syndic a le droit de refuser l’accès à ses locaux. Par contre il doit proposer des solutions alternatives pour assurer l’ensemble de ses services aux copropriétaires.

Notre mission s’est donc très notablement dématérialisée.

Adhésion simple

Si votre copropriété a choisi une adhésion simple. Rien ne change. Nous sommes à votre disposition aux heures et jours habituels pour répondre à vos questions par mail ou par téléphone. Les experts CoproConseils sont principalement en télétravail depuis le début de la crise sanitaire. Pour se protéger et  pour donner le plus de chance possible à chacun de ne pas participer à la diffusion du virus.

Audit de gestion et vérification des comptes

Vous nous avez confié une mission d’audit général des comptes de votre copropriété. Rien ne nous empêche actuellement de réaliser ces missions. Les syndics ont à nouveau ouvert leurs bureaux et la plupart ont fait d’énormes progrès de dématérialisation des documents.

Apparition du télétravail

L’obligation de télétravail qui a impacté les syndics tout comme toutes les autres entreprises françaises a également laissé des traces. Il est désormais assez courant pour certains comptables notamment, d’avoir une partie de leur temps de travail en télétravail. Mais cela n’a aucune raison d’impacter les copropriétés.

Le syndic doit-il assurer les visites prévues au contrat ?

En dehors des périodes de confinement strict, les syndics doivent assurer les visites prévues au contrat.

En cas d’annulation d’un certain nombre de ces visites durant les périodes de restrictions sanitaires, sachez que vous pourrez demander un avoir lors de la prochaine AG.

Le gardien ne peut pas télétravailler

Évidemment, confinement ou pas, le gardien continue de sortir les poubelles si cette tâche est dans ses attributions.
Le gardien doit continuer de veiller à maintenir l’immeuble dans un état de propreté correct.

Néanmoins il est important pour le gardien comme pour tous les français, de limiter respecter les gestes barrières.

Si l’épidémie de coronavirus et les mesures sanitaires en vigueur ont pour conséquence de réduire ses tâches et son temps de travail, le syndic a pu demander la prise en charge du chômage partiel dans le cadre prévu par le gouvernement. Mais ceci est du ressort du syndic, cela rentre dans le cadre de sa mission de gestion du personnel.

Peut-on réduire le salaire du gardien ?

Concernant la rémunération des gardiens en lien avec la réduction de leur activité conséquemment aux mesures sanitaires :

Le syndic ne peut pas imposer de congés payés au gardien ou à l’employé d’immeuble. En effet l’ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 sur les mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos, cela ne peut se faire que dans le cadre d’un accord de branche.

En revanche, il est possible de d’envisager le chômage partiel pour les employés d’immeuble  (catégorie A) qui travaillent sur la base d’un contrat horaire dans le cas ou ils se retrouveraient sans travail à réaliser.

Cela n’est pas possible pour les gardiens (catégorie B), leurs salaires étant calculés en fonction du nombre d’ UV  (temps de travail correspondant à un forfait d’heures) et non en nombre d’heure.

Lisez également les commentaires en bas d’article et les réponses apportées par CoproConseils.

Le pass sanitaire ou vaccinal est-il obligatoire pour les gardiens ?

Les gardiens d’immeuble ou d’employés d’immeuble n’ont jamais été soumis à l’obligation vaccinale. La copropriété, le CS ou le syndic ne peuvent donc pas l’obliger à se vacciner pour réaliser son travail.
L’employeur reste responsable de sa sécurité et doit lui fournir les protections nécessaires pour réaliser son travail conformément aux règles sanitaires en vigueur.

Quelle que soit la situation sanitaire

Votre syndic continue de gérer votre immeuble

Même confinés, la plupart des syndics télé-travaillent. Votre syndic va donc continuer à gérer votre immeuble. Peut-être y aura-t-il du retard, peut-être faudra-t-il y mettre du sien pour l’aider à réaliser ses missions. Votre syndic peut continuer à réaliser toutes les tâches administratives qui lui incombent.

Les charges sont toujours exigibles

Le confinement n’empêche nullement de payer ses charges. Il est désormais facile et courant de payer de manière dématérialisée.

Il est possible par contre que la poste achemine le courrier avec du retard. Cela ne peut être un motif suffisant pour ne pas payer ses charges. Les charges sont exigibles si elles ont été votées à la dernière AG. Vous devez les payer chaque trimestre. Même si vous ne recevez pas l’appel de fond, payez vos charges !

Le syndic continue d’envoyer les appels de fonds

Lors d’une prolongation automatique du contrat de syndic, les appels de fonds sont exigibles. Le syndic continue d’envoyer les appels de fonds.

Maintien du nettoyage de l’immeuble

Il est indispensable de maintenir le nettoyage de l’immeuble pour des raisons évidentes d’hygiène. Par contre il est tout à fait possible de l’adapter afin de se conformer aux consignes de restriction dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus. Les entreprises de nettoyage doivent continuer de travailler. L’employeur doit mettre des équipements adéquats à disposition des employés.  Il doit adapter les tâches effectuées par les employés de nettoyage de façon à mettre l’accent sur la désinfection des éléments communs qui peuvent favoriser la propagation du virus.

Si vous êtes au conseil syndical, prenez contact avec votre syndic. Étudiez avec lui comment adapter des tâches de nettoyage aux circonstances sanitaires.

Le syndic n’a pas respecté les “délais légaux”

Votre syndic n’a pas convoqué l’assemblée générale dans les “délais légaux” ?
Que sont ces “délais légaux” ?
Le décret de 67 stipule en effet que le budget doit être voté dans les 6 mois qui suivent l’arrêté des comptes. Dans certains cas, les syndics n’ont pas tenu le délai. Oubliez tout de suite l’idée des poursuites devant un tribunal. Le syndic n’est pas responsable.

Vous avez été très nombreux à poser des questions dans les commentaires de cet article. Preuve que nos publications sont utiles.
Faites très attention en lisant les questions et les réponses qui y sont apportées à vérifier les dates. La plupart sont désormais obsolètes !