Courriel, e-mail, cloud, extranet vont-ils enfin faire partie du vocabulaire de la copropriété ?

La loi ALUR récemment votée, permet désormais aux copropriétés qui le souhaitent de communiquer valablement via internet ainsi que de mettre à disposition des copropriétaires des documents relatifs à la gestion de l’immeuble.

L’avènement de la copropriété 2.0 ?

Le nouvel article 42-1 de la loi de 65 le valide avec une concision étonnante au regard de ce que cela a pu faire couler comme encre l’entrée du monde de la copropriété dans l’ère électronique : “Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique.

Ainsi donc, vous allez bientôt recevoir vos convocations d’assemblée générale par e-mail et consulter les documents qui s’y rapportent sur l’extranet de la copropriété.

Encore faut-il, une fois de plus, que les décrets d’application de cette nouvelle loi paraissent !

 

Que signifie concrètement cette phrase sibylline de l’article 42-1 ?

La nouvelle loi pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové engagée par Cécile Duflot et finalisée par la nouvelle Ministre du logement Sylvia Pinel, aborde la question de la communication électronique en copropriété à travers deux articles :

 

• Le premier concerne donc la validité de la voie électronique pour envoyer les notifications et mises en demeures prévues par l’article 64 du décret de 67. Cela signifie que toutes les communications, même les plus officielles, entre le syndic et les copropriétaires pourront être faites par e-mail. Toutes exceptée la prise d’hypothèque qui elle reste exclusivement réalisable par voie d’huissier.

 

Précision importante, cela n’est possible que “sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires”. Nous supposons qu’il s’agit d’un accord individuel et qui engage personnellement chaque copropriétaire concerné.

 

 

• Par ailleurs la loi ALUR modifie également l’article 18 de la loi de 65 et consacre l’extranet en copropriété. D’ici le début de l’année 2015, les syndics professionnels doivent proposer aux copropriétés qu’ils gèrent un service électronique de stockage et de consultation des documents relatifs à la gestion de la copropriété.

 

Pour l’instant le décret d’application n’est pas encore paru. Les conditions d’application de cet article ne sont pas encore connues, notamment concernant la facturation liée à ce service supplémentaire.

(Mise à jour de décembre 2015 : le décret d’application est paru le 21 octobre 2015 et est traité dans l’article suivant : Peut-on être convoqué par e-mail ?)

 

Ce service sera vraisemblablement payant, certainement sous la forme d’un abonnement par lot. Mais pas forcément. Certains syndics prévoient de le proposer gratuitement. C’est probablement pour cette raison que le législateur a d’ores et déjà prévu que les copropriétaires auront la possibilité de refuser ce service à condition de le voter en assemblée générale à la majorité de l’article 25 (majorité absolue).

 

Attention : Si votre assemblée générale doit se tenir dans les mois à venir avant parution du décret d’application, soyez attentif à ce service. Il peut tout à fait déjà être intégré au contrat du syndic (accompagné de sa facturation). Vous avez le droit de le refuser, mais aucune résolution le concernant ne sera à l’ordre du jour. C’est à vous, propriétaire, conseiller syndical, de soulever la question et de demander aux copropriétaires de voter sur leur volonté de se doter d’un extranet.

 

La dématérialisation et le stockage des documents relatifs à la gestion de la copropriété quelque part dans ce qu’il est convenu d’appeler aujourd’hui “le cloud” (le nuage) reste néanmoins une solution d’avenir pour la copropriété. A condition que ces solutions soient fiables. Non seulement cela facilite grandement l’accès aux documents, mais cela limiterait également les risques de perte de documents qui sont malheureusement assez courant, surtout au moment des changements de syndics. A terme, la dématérialisation des archives pourraient changer la donne de l’épineux problème de leur gestion.

 

Demain vous recevrez votre convocation d’assemblée générale par e-mail, vous pourrez ensuite consulter à tout moment le procès verbal de cette même assemblée générale sur l’extranet de la copropriété. Vous pourrez également vérifier vos comptes, ou consulter le règlement de copropriété, le contrat de syndic et peut être payer vos charges en ligne ? A l’heure où la plupart des communications se dématérialisent, le monde de la copropriété reste encore totalement dominé par le papier. Des milliers de photocopies et d’envois par courrier sont réalisés chaque année les syndic alors qu’une grande majorité de copropriétaires communiquent déjà dans leur vie quotidienne en grande partie via internet. Il était temps que les pouvoirs publics valident le passage à la copropriété 2.0.

 

Il reste maintenant à changer les pratiques.

4 responses to “Courriel, e-mail, cloud, extranet vont-ils enfin faire partie du vocabulaire de la copropriété ?

  1. Miceli says:

    J’ai besoin de savoir si un mail constitue une preuve comme une lettre recommandée AR. En effet j’ai constaté qu’il y a un trou juste devant la porte d’entrée de mon immeuble. Ce trou est dangereux pour la sécurité des habitants, quelqu’un pourrait tomber. Par chance, le gérant du syndic titulaire de la carte professionnelle passait justement dans la copropriété. Je lui ai signalé le trou, il a pris une photo et devait s’en occuper. Par précaution, j’ai envoyé un mail au secrétariat du syndic. Or à ce jour (une semaine plus tard) les travaux n’ont pas été faits et nous n’avons aucune nouvelle. Je veux donc être sûr que le mail constitue une preuve de ma demande, ou si seule une lettre recommandée AR peut servir de preuve.

    1. CoproConseils CoproConseils says:

      Bonjour,
      Non un mail n’est pas une preuve comme une LRAR.
      Mais vous savez qu’il est au courant puisqu’il a pris une photo.
      Une “preuve” est quelque chose qu’on utilise dans le cadre d’une procédure.
      Avez-vous l’intention de faire un procès à votre syndic ?
      Si vous souhaitez remettre en question sa carte professionnelle, il vous faudra un dossier plus conséquent que le délai écoulé entre un mail et son action !
      Peut être vaudrait-il mieux simplement le relancer et voir avec lui et avec le conseil syndical, les éléments qui ont retardé la mise en œuvre des travaux.
      Cordialement

  2. Rivière says:

    Mon syndic ne m’a pas envoyé mon appel de fond pour juillet et octobre, et étant tête en l’air par nature je n’ai rien remarqué. Par contre en décembre j’ai reçu une lettre recommandée AR avec mise en demeure pour charges non payées et un supplément pour frais de dossier. Dans ce courrier, le syndic m’indique m’avoir déjà envoyé un “courrier de rappel” (j’insiste sur ce terme), sans toutefois indiquer la date à laquelle ce courrier a été envoyé.
    Pour moi qui n’ai rien reçu, cela fait donc 3 courriers qui se sont perdus dans la nature. Alarmé par la situation, je contacte par téléphone le gestionnaire du syndic.
    A ma grande surprise, celui-ci m’informe que depuis juillet le syndic n’envoie plus les appels de fond par courrier mais par email. Le 1er rappel avait aussi été envoyé par voie électronique. En plus le gestionnaire m’indique qu’à la compta ils ont utilisé une mauvaise adresse email pour m’envoyer les appels de fonds. Pourtant je n’ai jamais indiqué d’adresse email au syndic !

    1. CoproConseils CoproConseils says:

      Effectivement depuis la loi ALUR le syndic a le droit d’envoyer tout courrier simple par courriel, toutes notifications et mise en demeure sous conditions par courriel également depuis la publication du décret d’application.
      Si le décret d’application est très précis concernant les conditions de mise en œuvre de l’envoi dématérialisé des notifications et mises en demeure, la loi ALUR elle reste peu précise sur les conditions de mise en œuvre de l’envoi des courriers simples.
      Il semble néanmoins de bon sens qu’a minima le fait de passer au courrier électronique pour les lettres simples nécessite au moins de s’assurer qu’on a les bonnes adresses électroniques et par la même occasion demander aux principaux intéressés leur autorisation de désormais procéder par courrier électronique.

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