Que doit contenir l’extranet de votre copropriété ?

La loi ALUR a rendu obligatoire l’extranet en copropriété.
Le décret d’application ( publié en mai 2019, 5 ans après la loi !) définit son contenu avec précision.
On sait désormais exactement ce que l’extranet de votre copropriété doit obligatoirement contenir a minima.

Mise à jour : En octobre 2019, l’ordonnance “copropriété” parue conformément à ce qui était prévu par la loi ELAN, précise que dans les copropriétés où la notification électronique a été validée, le fait qu’un document soit présent dans l’extranet vaut recommandé pour les copropriétaires qui ont donné leur accord pour la notification électronique.
Mise à jour 2021 : au 1er janvier 2022, la fiche d’information prix-prestations est obligatoire. Mais le législateur n’a pas précisé si elle devait figurer ou non dans l’extranet. Sachant qu’elle est le pendant du contrat de syndic, cela nous semblerait logique.

Pour faire simple, si vous donnez l’autorisation au syndic de vous envoyer les courriers recommandés par voie électronique, alors vous ne pouvez pas dire que vous n’avez pas reçu ce qui est contenu dans l’intranet.

Enfin, le syndic a l’obligation de mettre à jour cet espace de stockage au moins une fois par an. Cela doit être fait a minima dans les trois mois qui précèdent l’AG.

Que doit-on dire en copropriété, extranet ou intranet ?

Un intranet est un réseau interne à une entreprise ou un organisme à l’intérieur duquel s’échangent des documents et des informations de manière sécurisée et étanche avec l’extérieur.
Un extranet est le fait de partager certains éléments d’un intranet avec l’extérieur, mais toujours de manière sécurisée.

Le fait que certains documents de la copropriété soient hébergés par le réseau du syndic et accessibles aux copropriétaires avec un système d’autorisations différenciées et de mots de passe pour sécuriser le tout est clairement un extranet.
Néanmoins tout le monde comprend également si on parle de l’intranet de la copropriété. Et cela fait sens pour les copropriétaires car c’est interne à la copropriété.
Il peut donc nous arriver d’utiliser intranet et ce sera par abus de langage, parfaitement synonyme à extranet.

L’extranet ne contient pas tous les documents relatifs à la copropriété.

La liste des documents obligatoires dans l’extranet des copropriétés est intéressante.
Néanmoins, la visite dans les bureaux du syndic restera indispensable pour réaliser la vérification des comptes.

En effet, ni les factures ni le grand livre ne sont obligatoires dans le contenu de l’extranet.
Cela ne permet donc pas d’effectuer un contrôle complet des comptes.

Tous les documents ne sont pas accessibles à tous les copropriétaires

Il doit être mis en place trois différents niveaux d’accès aux documents de la copropriété :

• Les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires
• ceux accessibles individuellement
• enfin ceux accessibles aux membres du conseil syndical

Évidement aucun document n’est public. Il faut forcément un code individualisé d’accès à l’extranet pour les consulter.

Les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires :

• le règlement de copropriété
• les trois derniers PV d’AG
• le contrat de syndic en cours
• l’état descriptif de division et ses modifications si elles ont été publiées
• la fiche synthétique à jour
• le carnet d’entretien et par cet intermédiaire le plan pluriannuel de travaux
• les diagnostics en cours de validité
• l’ensemble des contrats et marchés en cours avec la copropriété (assurance – entretien, maintenance … sauf le contrat de travail des employés)

Déjà dans cette catégorie, grâce à ce décret, le contenu de l’extranet s’étoffe.
En effet, depuis 2015, seuls les 2 premiers points étaient disponibles dans le meilleur des cas.

Le décret du 7 octobre 2020 a précisé les attendus concernant les 3 derniers PV d’AG. Il s’agit des procès-verbaux des trois dernières AG ayant été amenées à se déterminer sur les comptes de la copropriété. Autrement dit, pas les assemblées générales extraordinaires qui ne portent pas sur l’approbation des comptes.

Documents accessibles aux membres du conseil syndical

Le conseil syndical a eu rôle essentiel dans la copropriété. Il doit faire le lien entre copropriétaires et syndic. Il doit surtout contrôler la gestion de la copropriété réalisée par le syndic. Pour cela, le législateur a prévu qu’il devait pouvoir avoir accès à l’ensemble des documents de la copropriété. Extranet ou pas, le conseil syndical doit y avoir accès. Mais c’est évidemment bien plus simple avec un extranet. Le contenu de l’extranet est donc un outil essentiel pour le conseil syndical. Il doit lui permettre de réaliser son travail. C’est ici qu’il est bien dommage que le grand livre et les factures ne soient pas prévues dans l’extranet.

• la carte professionnelle du syndic
• l’assurance en responsabilité professionnelle du syndic
• l’attestation de garantie financière du syndic

Ces trois premiers éléments vont permettre déjà d’y voir bien plus clair sur la question : qui est mon syndic ? Notamment dans le cadre d’un rachat de cabinet.

• le relevé des charges et produits
• les balances générales des comptes de la copro
• les relevés périodiques des comptes ouverts au nom de la copropriété
• les procédures en cours concernant la copropriété

Ces documents sont évidemment essentiel au travail de contrôle que doit réaliser le conseil syndical. Malheureusement, ils ne sont pas suffisants.

• La liste de tous les copropriétaires de l’immeuble

Il ne sera donc théoriquement plus nécessaire de se battre pour l’obtenir !
Cette liste doit contenir non seulement les noms des copropriétaires, mais également leur adresse. Le décret précise qu’elle peut contenir leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire donne son accord.

Documents accessibles individuellement par les copropriétaires

C’est certainement la catégorie qui contient le moins de changement.
Les syndics ayant été assez prompts à insérer dans l’extranet des éléments de comptabilité individuelle.

• Le compte individuel après dernier arrêté des comptes
• le montant des charges qui ont été réglées sur les deux derniers exercices
• le montant de sa part du fonds travaux
• les appels de fonds qui ont été adressés à ce copropriétaires sur les trois dernières années

Attention ce dernier point est spécifique, il n’est obligatoire qu’à partir de juillet 2020 et il n’est pas rétroactif. Les copropriétaires n’auront donc accès aux « trois dernières années » qu’à partir de 2023.

Est-ce suffisant ?

Du point de vue de CoproConseils nous ne pouvons que déplorer l’absence du grand livre et des devis et factures dans la liste des documents présents dans l’intranet.
Néanmoins, ce décret est tout de même une belle avancée vers plus de transparence.

Notons bien que le décret stipule que cette liste est une liste a minima.

A minima signifie que les documents listés par le décret sont obligatoires. Donc rien n’interdit que d’autres documents soient mis en ligne. Certains syndics mettent d’ores et déjà en ligne les factures. C’est une bonne chose.
Les annexes au PV d’AG ne sont pas obligatoirement jointes aux PV dans l’extranet. C’est bien dommage car parmi ces annexes figurent la feuille de présence, mais également les mandats qui ont été utilisés durant l’AG en question et enfin les formulaires de vote par correspondance.

À partir de quand le contenu de l’extranet doit-il être conforme ?

Le contenu de l’extranet de votre copropriété devra être conforme au décret à partir du 1er juillet 2020.
Les syndics ont donc largement le temps de se mettre en conformité. De plus, de nos jours la plupart des documents demandés sont déjà sous forme dématérialisée.

Tout cela limite les risques de perte des documents relatifs à la copropriété. Il faut cependant songer à les sauvegarder en cas de changement de syndic.

Que faire si le syndic n’est pas en règle ?

Si votre syndic refuse de mettre ces documents en ligne, ou certains d’entre-eux. Ou bien si sous un prétexte technique quelconque ne vous permet pas d’accéder à ces documents par l’intermédiaire de l’extranet. Que faire ?

Il ne faut pas préjuger de ces difficultés, néanmoins notons dès à présent que le législateur n’a pas prévu de sanction pour manquement aux obligations établies par ce décret.

La seule solution qui reste à la disposition des copropriétaires est comme toujours celle de dernier recours, la mise en concurrence.
Il est bien dommage que le seul moyen de pression des copropriétés soit la mise en concurrence. Bien souvent malgré certains mécontentements, la confiance n’est pas totalement rompue. Un certain nombre de copropriétaires hésitent à changer de syndic. Et ils ont raison car cela n’est pas sans conséquence sur la copropriété.

Les syndics bénévoles ne sont pas concernés

Si votre copropriété est gérée par un syndic non professionnel, vous ne pouvez pas exiger de lui qu’il mette en place un extranet. Mais rien n’empêche un copropriétaire un peu à l’aise avec les outils informatiques, de proposer de mettre en place un système de partage de documents dans la copropriété.