Le syndic peut-il refuser de communiquer des documents ?

Votre syndic refuse de vous communiquer des documents relatifs à votre copropriété ? Quels sont vos droits ?

Selon que vous soyez membre du conseil syndical ou simple copropriétaire, vos droits sont différents.
Mais globalement, si vous êtes copropriétaire, vous devez pouvoir consulter les documents de votre copropriété.

Vous êtes membre du conseil syndical

C’est le cas le plus simple. Le conseil syndical doit avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété.
Si vous êtes simple copropriétaire rendez-vous plus bas dans l’article.

L’accès aux documents de la copropriété est un moyen donné au conseil syndical pour mener à bien sa mission.

Régulièrement, ce droit est affirmé et renforcé chaque fois qu’une loi importante impacte le code de la copropriété.
C’est dernièrement un jugement de la cour de cassation qui a enfoncé le clou fin 2024 en condamnant un syndic.

Pourtant la communication des documents au conseil syndical continue d’être un sujet de friction. Beaucoup de questions à CoproConseils sont relatives à ce sujet.

Droit d’avoir accès à tous les documents et d’en obtenir copie.

Deux textes fondamentaux du code de la copropriété régissent ce droit. Ils prévoient la transmission des documents relatifs à la copropriété aux membres du conseil syndical qui en font la demande. Aucune condition spécifique n’est requise. Il suffit que le conseil syndical le demande.

Article 21 de la loi de 65

Le conseil syndical « peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. Le conseil syndical reçoit,  sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat ».

Article 26 du décret de 67

« Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l’article 21, de la loi du 10 juillet 1965 ».

La loi ELAN et les pénalités de retard

Enfin la loi ELAN a apporté une pierre supplémentaire et essentielle à l’édifice. Elle instaure des pénalités de retard en cas de non transmission des pièces au conseil syndical.

Le décret 503 paru le 23 mai 2019 définit enfin les pénalités applicables au syndic en cas de retard. Ces pénalités ont été intégrées à l’article 21.
ENFIN un moyen de contraindre le syndic à fournir les documents demandés, comme par exemple la feuille de présence !
Il ne faut pas s’emballer : la contrainte est relativement légère !
La pénalité est de 15€ par jour de retard … exigible uniquement si le syndic dépasse le délai d’un mois !

La transmission des documents au conseil syndical respecte-t-elle le fameux RGPD ?

Oui, c’est la CNIL qui le dit.

Certains syndics souhaitent utiliser le RGPD pour soustraire un certain nombre de document de cette liste extensive. Voire se soustraire à leur obligation de transmettre les documents. Ce n’est pas valable.

Ce droit d’accès s’applique à tous les documents concernant le syndicat des copropriétaires détenus par le syndic : aucune possibilité que le syndic oppose à cette demande une quelconque « clause de confidentialité »… Y compris en ce qui concerne la liste à jour des copropriétaires avec leur adresse qui n’est aucunement à caractère confidentiel pour les autres copropriétaires. (réponse ministérielle n°18365 J.O.A.N. Q, 2 avril 1990, page 1544).

Concrètement

Le conseil syndical peut exiger du syndic qu’il lui donne accès à tous les documents relatifs à la copropriété et en exiger copie.

• Cela ne veut pas dire au pied levé. Votre syndic gère de nombreuses copropriétés, c’est normal de prendre rendez-vous et d’indiquer clairement ce que vous souhaitez consulter
• Vous avez le droit de consulter les documents, pas de partir avec. Le syndic est responsable des archives du syndicat, on ne peut pas les emporter pour les consulter tranquillement à la maison
• Il est possible d’en demander copie, cela ne veut pas dire qu’il soit possible d’exiger une copie papier de tous ces documents gratuitement. Cela peut être une transmission par voie électronique. La copie papier sera la plupart du temps facturée si elle est proposée.

Quels sont les documents concernés par l’article 21 ?

La réponse est simple ; tous !
Il n’y a aucun texte d’aucune sorte qui saurait limiter la communication des documents relatifs à la copropriété au conseil syndical qui en ferait la demande. Y compris ceux qui contiennent des données personnelles. Les éléments se rapportant au gardien concierge également. Même le contrat de travail.

Et la feuille de présence ?

C’est bien souvent sur la feuille de présence que la question se pose. En effet, elle permet au conseil syndical d’avoir les coordonnées des autres copropriétaires. Oui elle fait partie des documents relatifs à la copropriété qui doivent être remis au CS qui en fait la demande. C’est une annexe au procès verbal d’assemblée générale. Voir l’article à ce propos.

Bulletins de vote par correspondance

Depuis le 2 juillet 2020, le syndic a l’obligation de joindre à la convocation d’une assemblée générale un formulaire de vote par correspondance. Vous en trouverez un exemplaire en cliquant ici. Le syndic a le droit de le modifier et de l’adapter évidemment, mais il n’a pas le droit d’en soustraire des mentions.
De manière dérogatoire, de nombreuses assemblées se sont tenues 100% par correspondance au cours de l’année 2020. Les formulaires de vote sont des annexes au PV d’AG, au même titre que la feuille de présence ou les mandats. Le CS doit pouvoir y avoir accès pour les vérifier.

Vous êtes simple copropriétaire

Si vous n’êtes pas membre du conseil syndical deux types de limites s’opposent à la communication des documents relatifs à la copropriété ; le type de document et le moment de consultation. Tous les documents ne sont pas accessibles à un simple copropriétaire. Vous ne pouvez pas les consulter à n’importe quel moment.

Attention point de vocabulaire important : “consulter les documents” signifie que le syndic doit mettre les documents à disposition du copropriétaire et que celui-ci doit se déplacer au bureau du syndic. En aucun cas cela signifie que le syndic est contraint de transmettre les documents par email. Il peut le faire, mais c’est à son bon vouloir.

Accès à des dates et heures précises

Tout copropriétaire même non membre du CS, peut avoir accès à l’ensemble des documents relatifs à la copropriété mais seulement à un moment précis de l’année ; juste avant l’assemblée générale. Ce moment est précisément défini à l’AG précédente.

En AG de l’année N, le syndic propose (et l’assemblée générale se prononce) sur une date et des heures durant lesquelles les copropriétaires pourront vérifier les comptes. Ce moment doit être prévu entre la convocation à l’AG et la tenue de l’AG. Il doit également être spécifié dans la convocation à l’AG.

Exemple : “les copropriétaires pourront procéder à la vérification des comptes de la copropriété le vendredi avant la tenue de l’assemblée générale entre 14h et 17h.” Donc si votre AG est prévue le mardi 9 juin, le vendredi 5 après midi, vous avez le droit d’accéder aux documents de la copropriété. Si votre copropriété comporte beaucoup de lots, vous pouvez en AG demander au syndic d’accroitre la plage horaire ou de proposer plusieurs jours.

Le reste de l’année, les copropriétaires non membres du conseil syndical ne peuvent en aucun cas ni exiger ni demander au syndic la communication des pièces justificatives des charges. La cour de cassation a réaffirmé ce droit des syndics début 2022.

Quels documents ?

Tous les documents sont concernés. Néanmoins, étant donné que les syndics ont tendance à considérer que la vérification des comptes se limite à un pointage des factures, il ne mettra vraisemblablement à votre disposition que les factures. Si vous souhaitez avoir accès à d’autres documents, nous vous conseillons de prendre contact avec lui au préalable pour lui préciser la liste des documents auxquels vous voulez avoir accès.
C’est ce que font systématiquement les experts CoproConseils afin d’éviter d’avoir à fixer un nouveau rendez-vous.

Au minimum une journée ouvrée complète

Le décret oblige désormais à au moins une journée ouvrée complète de consultation possible des documents par les copropriétaires. Le même décret oblige également à ce que le nombres de jours possibles de consultation soit en rapport avec la taille de la copropriété. Effectivement auparavant rien n’empêchait les copropriétaires d’entériner en méconnaissance de cause une demi-journée de consultation des documents pour une copropriété de plusieurs centaines de logements. Ce n’est désormais plus possible.

Le syndic doit dorénavant informer les copropriétaires de ces modalités en intégrant cette information dans la convocation à l’assemblée générale. Le législateur compte ainsi multiplier les opportunités pour le copropriétaire d’être informé de ses droits … mais aussi de ses devoirs.

Accès à vos comptes

Les copropriétaires qui ne sont pas membres du conseil syndical peuvent avoir accès, à n’importe quel moment de l’année, à seulement deux types de documents :

• Les documents qui les concernent en propre (comptes) et
• ceux qui concernent l’ensemble des copropriétaires (exemple règlement de copropriété – PV d’AG  – factures – carnet d’entretien – diagnostic technique – plan pluriannuel de travaux etc..)

Pour permettre cette consultation à tout moment de l’année, le législateur a prévu que ces documents soient constamment disponibles via l’extranet.

Un simple copropriétaire peut-il exiger que le syndic lui transmette la feuille de présence ?

Théoriquement oui.
La feuille de présence est une annexe des procès-verbaux d’assemblées générales. Le syndic ne peut s’opposer à la communication aux copropriétaires des PV d’AG, y compris la feuille de présence. Même si celle-ci ne fait pas partie des documents obligatoirement présents dans l’intranet de la copropriété.

De nombreux syndics se drapent dans la protection des données personnelles et le RGPD pour refuser de communiquer la feuille de présence. C’est fallacieux. Une réponse du Ministère de la Justice l’a encore affirmé à la fin 2020.

Néanmoins cela ne veut pas dire à votre convenance et immédiatement. Il faut prendre contact avec votre gestionnaire et se mettre d’accord sur le jour et l’heure où vous pourrez avoir accès aux documents. Mais il ne peut pas vous le refuser.
Il est également possible de lui demander de transmettre ces documents par email. Il ne peut pas le facturer. Voir contrat de syndic.

Quels documents faut-il demander pour vérifier les comptes ?

Pour comprendre le fonctionnement de votre copropriété et s’assurer que tout est correctement géré, il ne suffit pas de pointer les factures. Vous avez besoin de consulter tous les documents.

Les factures certes, mais également les contrats, les abonnements etc qui font les charges de copropriété.
Vous devez avoir accès aux documents bruts qui permettent au syndic de faire la répartition des charges entre les différents copropriétaires.

C’est surtout l’analyse de ces documents qui permet de comprendre le fonctionnement de la copropriété.
Il faut vérifier qu’ils sont cohérents entre eux, mais également les mettre en relation avec ceux des années précédentes. Puis il faut comparer tout cela avec les tarifs habituellement pratiqués sur le marché. Enfin il faut vérifier leur ventilation dans la comptabilité de la copropriété.

C’est l’analyse toute cette analyse (entre autre), que vous retrouvez dans le rapport d’audit de votre copropriété si votre copropriété est adhérente à CoproConseils.

C’est important de profiter de cette opportunité offerte par la loi d’aller mettre votre nez dans ces documents parce que c’est en partie là que se nichent les économies que votre copropriété et donc vous même pouvez faire sur vos charges de copropriété !

Mise à jour octobre 2020 concernant la fiche synthétique

Le décret du 7 octobre 2020 élargit le principe des pénalités de retard à la fiche synthétique de la copropriété.

Tous les copropriétaires, qu’ils soient ou non membre du conseil syndical, peuvent demander au syndic la transmission de la fiche synthétique de la copropriété. Ce n’est pas nouveau.
Ce qui est nouveau c’est que le syndic peut être condamné à des pénalités en cas de retard dans la transmission de cette fiche au copropriétaire qui en fait la demande. Cette disposition est applicable à partir du 10 octobre. Les pénalités s’appliquent dans les mêmes conditions que celles décrites ci-dessus concernant le conseil syndical. Elles sont de 15€ par jour de retard. Ce n’est applicable qu’à partir d’un mois de retard.

Que veut dire avoir accès aux documents et en obtenir copie ?

« j’ai fait un mail au syndic pour lui demander le document, il ne m’a pas répondu »

C’est bien souvent la récrimination des copropriétaires.

« avoir accès aux documents et en obtenir copie » signifie signifie simplement qu’il ne peut pas vous en refuser l’accès ni la copie.
Autrement dit il faut se mettre d’accord avec le gestionnaire, sur un jour et une heure de rendez-vous durant laquelle il mettra les documents à votre disposition. Si vous en voulez une photocopie, il pourra vous la faire … et vous la facturer !

En aucun cas vous ne pouvez exiger d’emporter les documents.
Mais de nos jours avec les smartphones il n’est pas difficile d’en faire une copie.

Accès dématérialisé.

Notez que depuis la loi ELAN l’extranet est obligatoire en copropriété. A chaque nouveau texte la liste des documents qui doivent y figurer s’allonge.
Il faut garder bon espoir. Un jour tout sera consultable de manière dématérialisée et cet article sera sans objet !
Quels documents doivent figurer sur l’extranet de votre copropriété ? lisez notre article.

Que faire si le syndic refuse ?

Mettez le syndic en demeure (lettre recommandée précisant l’article de loi) de vous permettre d’accéder aux documents sous 30 jours. Précisez que sans quoi 15 € par jour de retard seront prélevés de ses honoraires. Normalement le syndic doit accepter de retirer de ses honoraires les 15€ par jour de retard dans la communication des pièces.
S’il ne le fait pas vous pouvez sereinement porter l’affaire devant les tribunaux.

Accessoirement, cherchez un autre syndic !

Remise des documents à un autre syndic.

Le syndic qui n’a pas été réélu, a un mois pour remettre l’ensemble des pièces au nouveau syndic. Voyez notre article à ce propos.